Allt du behöver veta för att använda Breakout Rooms i Microsoft Teams
Breakout Rooms har täckt en hel resa som en del av den virtuella mötesupplevelsen, efter att ha gått från en sällsynthet till att bli en viktig funktion. Oavsett om du är ett avlägset team som vill brainstorma efter idéer i grupper eller en lärare som vill att eleverna ska arbeta med gruppuppgifter under lektionerna, finns grupperingar där för dig.
Microsoft Teams har också lagt till en officiell breakout-rumsfunktion till sin arsenal. Du behöver inte längre nöja dig med provisoriska grupprum längre. Kanaler som förklädd sig som grupprum var ett smart hack, men det är dags att omfamna den äkta varan nu. Breakout Rooms-funktionen i Microsoft Teams gör det häpnadsväckande enkelt att genomföra och hantera breakoutrumssessioner i ett möte.
Skapa Breakout Rooms
Endast mötesvärdarna/arrangörerna kan skapa och moderera grupprum i Microsoft Teams.
Notera: För närvarande är Breakout Room-funktionen endast tillgänglig på skrivbordsappen för Windows- och Mac-system.
Starta ett möte och gå till mötesverktygsfältet högst upp på skärmen. Klicka sedan på alternativet "Breakout Rooms".
Ett litet fönster för att skapa grupprum visas. Välj först antalet rum du vill ha från rullgardinsmenyn. Du kan ha maximalt 50 grupprum i Teams.
Välj sedan om du automatiskt vill tilldela deltagare till grupprum eller manuellt. Om du väljer automatiskt kommer Teams att dela upp deltagarna jämnt i grupperna slumpmässigt. För att illustrera, om det finns 6 andra deltagare än du och 3 grupprum, kommer det att tilldela 2 personer till varje rum.
Om du väljer manuellt måste du individuellt tilldela varje deltagare ett grupprum.
Notera: Detta är den enda gången du kan välja att automatiskt tilldela personer till grupprum. När du väl har valt manuellt är det enda sättet du kan göra om genom att återskapa rummen från grunden. Men om du väljer att tilldela personer automatiskt kan du fortfarande tilldela dem manuellt från ett rum till ett annat.
Klicka slutligen på "Skapa rum".
Tilldela personer manuellt
När du väljer att tilldela personer automatiskt finns det inget annat att göra än att börja använda rummen. Men när du väljer något annat, det vill säga manuellt, är uppgiften att tilldela personer till rum fortfarande kvar innan du kan använda rummen.
Grupprumspanelen visas på höger sida av skärmen. Klicka på alternativet "Tilldela deltagare".
Listan över deltagare som är tillgängliga att tilldela visas under alternativet. Välj alla deltagare som du vill tilldela samma rum och klicka på knappen "Tilldela".
Notera: Personer som går med i mötet med PTSN- eller Teams-enheter kan för närvarande inte tilldelas grupprum. Du kan använda huvudmötet som ett breakout-rum för dem.
Listan över rum visas. Välj rummet för personerna du har valt och de kommer att tilldelas det rummet. Upprepa stegen ovan tills alla deltagare har tilldelats sina respektive rum.
Använda Breakout Rooms
När du är redo att flytta deltagare till rummen klickar du på alternativet "Starta rum". Detta flyttar automatiskt alla deltagare till deras tilldelade rum.
Du kan också starta rum individuellt. Gå till rummet och håll muspekaren över det. Ikonen "Fler alternativ" (meny med tre punkter) visas; Klicka på det. Välj sedan "Öppet rum" från menyn.
Du kan öppna och stänga grupprummen så många gånger du vill under ett möte.
Gå med i ett Breakout Room
Mötesvärden är inte en del av något grupprum, men de kan gå med i vilket rum som helst när de vill. För att gå med i ett rum och interagera med deltagarna, klicka på ikonen "Fler alternativ" bredvid rummet och välj "Gå med i rummet" från menyn.
För att återgå till mötet, klicka på knappen "Lämna". Det kommer automatiskt att återföra dig till mötet.
Varje gång du återvänder till huvudmötet från ett grupprum är mötet pausat. Det gäller både arrangören och deltagarna. Klicka på knappen "Fortsätt" för att fortsätta mötet från din sida. Du kan hoppa mellan alla grupprum på samma sätt.
Byta namn på ett rum
Det finns några standardinställningar i Microsoft Rooms for Breakout Rooms som du kan ändra. En av dem är namnen på rummen. Som standard heter rummen Rum 1, Rum 2 och så vidare. För att byta namn på ett rum, gå till "Fler alternativ" och välj "Byt namn på rum" från menyn.
Ange sedan det nya namnet och klicka på "Byt namn på rum" för att spara ändringarna. Att byta namn på rummen till något mer igenkännligt gör det lättare att moderera dem.
Skickar ett meddelande till rummen
Som moderator kan du skicka meddelanden till grupprummen, till exempel ge tidsuppdateringar, dela diskussionsuppmaningar, idéer, användbara resurser etc.
Gå till "Fler alternativ" överst i "Breakout Rooms" och välj "Gör ett meddelande" från menyn.
Skriv sedan ditt meddelande och klicka på knappen "Skicka".
Deltagare i grupprummen kommer att kunna läsa meddelandet från chatten. Breakout Rooms-chatten är också tillgänglig efter mötet i din Teams-chattlista.
Stänger rummen
Du kan stänga alla rum samtidigt, eller stänga enskilda rum.
Klicka på "Stäng rum" för att stänga alla grupprum samtidigt.
För att stänga ett enkelrum, gå till rummet och klicka på "Fler alternativ". Välj sedan "Stäng rum" från menyn.
Efter att ha återvänt till huvudmötet måste alla återuppta mötet från väntan.
Notera: Om du vill avsluta huvudmötet är det viktigt att stänga grupprummen först. Om du inte gör det kommer mötet i grupprum att fortsätta.
Ytterligare inställningar
Stänga av automatisk inträde till rum: Som standard är grupprummen i Microsoft Teams så konfigurerade att så fort du startar ett rum flyttas deltagarna automatiskt till rummet. Men om du inte vill ha automatisk inmatning kan du stänga av den här inställningen. När inställningen är avstängd får deltagarna istället ett meddelande som ber dem att gå med i grupprummet när du öppnar det. De bestämmer sedan när de ska gå med i rummet genom att klicka på knappen "Gå med".
För att stänga av den här inställningen, gå till panelen Breakout Rooms och klicka på "Fler alternativ". Välj sedan "Ruminställningar" från menyn. Du kan bara komma åt rumsinställningar när rummen är stängda.
Stäng sedan av reglaget för "Flytta personer automatiskt till rum".
Tillåt deltagare att återvända till huvudmötet: Standardkonfigurationen i Microsoft Teams hindrar deltagarna från att återvända till huvudmötet på egen hand. De kan bara gå med i det större mötet när du, d.v.s. mötesvärden, stänger grupprummet. Aktivera den här inställningen för att ge dem möjlighet att lämna grupprummet.
Gå till ikonen "Fler alternativ" och välj "Ruminställningar". Slå sedan på reglaget för "Deltagare kan återgå till huvudmötet". Om du gör det läggs en "Lämna"-knapp till i grupprummet för deltagarna, precis som värden har.
Flytta runt människor: För att flytta någon från ett grupprum till ett annat, gå till rummet personen befinner sig i och klicka på det. Listan över alla deltagare i rummet visas.
Välj namnet/namnen på personer du vill flytta och klicka på knappen "Tilldela". Välj sedan antingen ett annat rum att flytta dem till eller välj "Ej tilldelat" för att flytta ut dem helt från grupprum.
Lägg till och ta bort rum: Du kan också lägga till fler rum eller ta bort aktuella rum vid ett tillfälle under mötet.
För att lägga till ett rum, gå till grupprumspanelen och klicka på alternativet "Lägg till rum". Ett nytt rum kommer att skapas direkt.
För att ta bort ett rum, gå till rummet och klicka på "Fler alternativ". Välj sedan "Radera rum" från menyn.
Återskapa rummen: När som helst om du vill skrota de befintliga grupprummen helt och hållet och börja om från början är det också möjligt. Gå till "Fler alternativ" högst upp i grupprumspanelen och välj sedan "Återskapa rum" från menyn. De befintliga rummen kommer att raderas och fönstret för att skapa rum kommer att visas igen.
Det kan vara svårt att ha öppna eller meningsfulla diskussioner i stora möten, särskilt när kreativitet behövs. Breakout Rooms hjälper människor att brainstorma effektivt i mindre grupper.