Ändra din status så att alla vet varför du inte återkommer till dem
Människor använder Microsoft Teams för kommunikation och samarbete med sina lagkamrater. I själva verket så mycket att många användare helt har gått från e-post till Microsoft Teams i kommunikationssyfte.
Så det är naturligt att du letar efter något sätt i Microsoft Teams för att låta dina lagkamrater veta när du inte kan få deras meddelanden och inte kommer att kunna svara, så det finns ingen omfattning av felkommunikation. Oavsett om du är borta från ditt skrivbord en timme, en dag eller en vecka, vare sig du klev ut för en kundlunch, seminarium eller om du är borta på semester, är det alltid en bra praxis att låta din status spegla det och det där är precis vad du kan göra med en "Out of Office"-status i Microsoft Teams.
Om du inte vet vilken status som är i Microsoft Teams är det den gröna/gula/röda pricken som visas bredvid din profilbild i Microsoft Teams och indikerar för dina teammedlemmar om du är tillgänglig för en anslutning eller inte.
Om du är lite förvirrad med det här nya statusalternativet är det inte ditt fel. Som du kanske har märkt är alternativet Out of Office inte ett av standardalternativen som är tillgängliga i "Status"-funktionen i Teams. Att ställa in en "Out of Office"-status i Microsoft Teams är inte heller så enkelt som att ändra din status från "Tillgänglig" till "Upptagen" eller "Stör ej" - något du kan göra på ett nafs.
Var ställer man in statusen "Frånvaro" i Teams från?
"Var ställer jag in denna frånvarostatus i Teams om inte från alternativet Status?" Tja, saken är att du inte kan ställa in en frånvarostatus från Microsoft Teams alls. Du behöver Outlook för att göra det.
Microsoft Teams synkroniserar med ditt Outlook-konto och hämtar frånvarostatusen från Outlook och reflekterar det automatiskt på ditt Teams-konto. Så det är inte konstigt att du inte hittade alternativet att ställa in status direkt. Microsoft gör det verkligen inte lätt.
Hur ställer jag in från kontoret i Outlook?
För att ställa in en frånvarostatus i Teams måste du ställa in "Automatiska svar" i ditt Outlook-konto. Vad är automatiska svar? Funktionen skickar ett meddelande automatiskt till alla e-postmeddelanden du får medan den är på. Microsoft Teams ser när du har automatiska svar på i Outlook och ändrar din status för att återspegla var du befinner dig.
Du kan ställa in automatiska svar i Outlook från både skrivbordsappen eller Outlook-webben.
För att ställa in automatiska svar från Outlook-skrivbordsappen, öppna appen och klicka på alternativet "Arkiv" i menyraden.
Klicka nu på alternativet "Automatiska svar" på skärmen Kontoinformation.
Dialogrutan för att ställa in automatiska svar öppnas. För närvarande kommer det att visa "Skicka inte". Välj alternativknappen för "Skicka automatiska svar".
Du kan också ange ett tidsintervall under vilket meddelandet frånvaro ska skickas. Markera rutan för "Skicka endast under detta tidsintervall" och välj datum och tid.
Du kan ställa in ett anpassat meddelande för vad du ska svara med på mottagna meddelanden. Nu, om du använder ett organisationskonto, kommer det att finnas två alternativ för meddelandet. Du kan ställa in olika meddelanden för personer internt och externt i din organisation. För ett personligt konto kommer det inte att göras någon skillnad. Klicka slutligen på "OK" för att spara ändringarna.
När du har aktiverat frånvarosvar, gå till Microsoft Teams. Din status kommer att ändras till Frånvaro, och meddelandet du ställer in i de automatiska svaren kommer också att visas med din status när någon svävar över din profilbild.
För att ställa in automatiska svar från Outlook för webben, gå till outlook.live.com och logga in med ditt konto. Klicka sedan på alternativet "Inställningar" (kugghjulsikonen) i det övre högra hörnet av skärmen.
I söktextrutan skriver du "Out of office" eller "Automatiska svar" och klickar sedan på sökresultatet för inställningen Automatiska svar.
Dialogrutan för automatiska svar öppnas. Slå på reglaget för "Automatiska svar på".
Om du vill skicka automatiska svar för en viss period, markera rutan för "Skicka svar endast under en tidsperiod" och ange datum och tid och ställ in ditt anpassade meddelande.
Att ställa in automatiska svar är det bästa sättet att ställa in frånvarostatus i Microsoft Teams. Du kan ställa in status för en viss tidsperiod och även ha ett förklarande anpassat meddelande tillsammans med det. Men det är definitivt inte det enda sättet.
Du kan också ställa in en frånvarostatus genom att skapa ett möte i din kalender och ställer in den på "Out of Office". Öppna Outlook-skrivbordsappen och växla till kalendern istället för e-post.
Klicka på alternativet "Nytt möte" i hemmenyn.
Dialogrutan för att skapa ett möte öppnas. Boka en tid för när du är borta från kontoret. Klicka nu på "Alternativ".
Från rullgardinsmenyn bredvid "Visa som", välj "Out of Office" och spara mötet.
Microsoft Teams kommer att ändra din status till Frånvaro under tiden du ställer in ditt möte i Outlook.
Nu kan du gå bort från ditt skrivbord utan några bekymmer. Alla kommer att kunna se din frånvarostatus. I personliga chattar kommer en varning vid avsändarens sida att påminna dem om att du är borta från kontoret och kanske inte kan komma tillbaka till dem just då.