Ta bort känslig information permanent så att den inte hamnar i fel händer.
Dokument innehåller ofta känslig och privat information som inte är avsedd för allas ögon. Innan du kan dela ett sådant dokument måste du redigera denna information. Om det var ett fysiskt dokument hade det varit ganska enkelt att permanent redigera all känslig information – allt du behöver är en tjock permanent markör.
Men redigering i digitala dokument är lite komplicerat. Du kan inte bara rita svarta rutor som imiterar en permanent markör över den känsliga informationen i Word eller andra sådana appar. Det löser inte problemet. Tro det eller ej, det är extremt lätt att ta bort dessa rutor för att avslöja texten under. Dessutom gör det ingenting om metadata.
Vad du behöver är en permanent fix, och Redact-funktionen i Adobe Acrobat är svaret på dina behov.
Hur man redigerar i Adobe Acrobat
Först och främst, för att använda redact-funktionen i Adobe Acrobat behöver du ett Pro-abonnemang. Funktionen är tillgänglig i Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020 och Adobe Acrobat DC, men med ett Pro-abonnemang.
Öppna dokumentet du vill redigera i Adobe Acrobat. Om du har mycket information som du vill redigera, gå till menyn "Verktyg".
Välj "Redagera" från alternativen i menyn Verktyg.
Du kan också gå till "Redigera" från menyraden och välja "Redagera text och bilder" från menyn.
Redakteringsverktygsuppsättningen kommer att visas på ditt dokument i det sekundära verktygsfältet.
Välj nu texten eller bilderna du vill redigera. De kommer att visas med röda rutor, vilket betyder att de är markerade för redigering. Du kan markera all text som du vill redigera innan du tillämpar ändringarna.
Om det finns redigeringar i dokumentet som visas på samma plats på alla eller många sidor, som en vattenstämpel, sidhuvud/sidfot, etc., behöver du inte markera dem separat. Efter att ha markerat en sådan text, högerklicka på den och välj "Upprepa markering över sidor" från menyn.
Den permanenta borttagningen av texten kommer inte att slutföras förrän du tillämpar redigeringen. Om du har markerat text av misstag kan du radera den medan den fortfarande är markerad. Men när du väl har tillämpat ändringarna och redigerat texten kan du inte ta bort den.
För att ta bort en markering, högerklicka på den och välj "Ta bort" från menyn.
När du har markerat all text som du vill redigera klickar du på knappen "Använd" i det sekundära verktygsfältet.
En dialogruta visas med en varning om att du är på väg att redigera texten permanent, och när du väl har sparat dokumentet kan du inte ångra det. Klicka på "OK" för att fortsätta.
En dialogruta för att spara dokumentet öppnas. Om du vill att dokumentet ska skriva över originaldokumentet, spara det med samma namn på samma plats. Annars ändrar du antingen namn, plats eller båda.
Om du bara vill redigera en liten mängd text, säg en enda rad, kan du också markera texten och sedan antingen klicka på "Redagera" från den flytande sammanhangsmenyn.
Eller välj texten och högerklicka på den. Och välj sedan "Redagera" från högerklicksmenyn som visas.
Klicka nu på "Apply" och spara dokumentet.
Ställa in utseendet på redaktionsmärken
Som standard kommer redigeringsmärken att visas som svarta rutor utan någon överlagringstext. Men du kan ändra utseendet på redigeringsmärkena. Gå till redigera verktygsuppsättningen på det sekundära verktygsfältet och klicka på rullgardinsmenyn bredvid knappen "Redagera text och bilder".
Rullgardinsmenyn kommer att expandera. Klicka på "Egenskaper".
Dialogrutan "Egenskaper" öppnas. Håll dig på fliken Utseende. För att ändra färgen på redaktionsmärket klickar du på färgrutan bredvid alternativet "Fyllfärg för redigerat område" och väljer den färg du vill använda.
Om du också vill ha överläggstext på redigeringsmärket, markera rutan för detsamma. Inställningarna för överläggstext som tidigare var grå kommer att bli konfigurerbara. Skriv in texten och välj andra attribut som färg, typsnitt, etc.
Klicka slutligen på "OK" för att tillämpa ändringarna.
Eventuella ändringar du gör i utseendet på redigeringsmärkena kommer endast att gälla för nya redigeringar. Det vill säga, om dokumentet består av redigeringar som du redan har markerat eller tillämpat, kommer de inte att påverkas. Så ändringar kommer att gälla för text som du kommer att markera eller redigera i framtiden.
Sök och ta bort text
Du kan också hitta texten från en eller flera PDF-filer på en gång och redigera den med hjälp av verktyget "Hitta text". Klicka på rullgardinspilen bredvid Redact Text and Images från Redact-verktygsuppsättningen och välj "Hitta text & Redact" från menyn.
Dialogrutan Sök öppnas. Här kan du ange om du bara vill söka i det aktuella dokumentet eller alla PDF-filer på en viss plats.
När du har angett PDF-filen väljer du om du vill söka efter ett enda ord eller en fras eller flera fraser. För att söka efter ett enda ord/fras, välj alternativet och skriv in frasen i textrutan.
För att söka efter flera ord, välj motsvarande alternativ och klicka sedan på alternativet "Välj ord".
Skriv in ett ord eller en fras i textrutan och klicka på knappen "Lägg till". Du kan också importera en textfil med en lista över ord att söka efter.
Senast, välj alternativet "Mönster" för att hitta information som kreditkortsnummer, telefonnummer, e-postadresser, datum, personnummer, etc. Välj ett av de tillgängliga mönstren från rullgardinsmenyn. Du kan också ändra språket för mönster till ett av de tillgängliga länderna.
Sanering av ett dokument
Varje gång du går för att tillämpa eventuella redigeringar, kommer du att hitta ett växlingsalternativ "Sanera och ta bort dold information" automatiskt valt. Vad betyder det exakt?
Ett dokument innehåller mycket dold information som metadata, dold text eller lager, överlappande text, bilagor, bokmärken, kommentarer etc. som du inte vill att andra ska kunna se när du publicerar eller delar dokumentet.
Ovanstående alternativ för att sanera dokumentet raderar permanent all dold information som är kopplad till dokumentet.
Du kan också ange och välja vilken dold information du vill ta bort och vad som ska behållas. För att göra detta, först och främst, medan du tillämpar redigeringar, stäng av växeln för "Sanera och ta bort dold information".
Gå nu till alternativet "Sanera dokument" på verktygsfältet.
En dialogruta visas. Klicka på alternativet "Klicka här" bredvid påståendet "För att selektivt ta bort dold information."
Panelen "Ta bort dold information" öppnas och den kommer att lista all dold information som finns i dokumentet efter att ha granskat det noggrant. Som standard kommer all dold information att väljas. Klicka på kryssrutorna bredvid dem för att avmarkera dem. Klicka sedan på knappen "Ta bort" för att ta bort de objekt som fortfarande är markerade.
Att dela känslig information med människor som inte ska se den kan få dig i stora problem. Nu, innan du publicerar eller delar några dokument, kan du redigera känslig information ordentligt och rensa dokumentet för att undvika missöden med Adobe Acrobat.