Bjud enkelt in deltagare till dina schemalagda Microsoft Teams-möten och spåra deras svar.
Virtuella möten kan vara ansträngande. Det vet alla. Så som mötesvärd är det ditt ansvar att smidiga processen så mycket du kan. En stor del av det handlar om att inte ha improviserade möten hela tiden.
Alla har många saker i sin kalender. Och att få en heads-up i förväg är inte bara hänsynsfullt utan också professionellt. Lyckligtvis är det extremt enkelt att bjuda in människor till ett Microsoft Teams-möte. När du schemalägger ett möte i Microsoft Teams kan du bjuda in personer till mötet direkt.
Notera: För Microsoft Teams gratis och personliga konton finns det inget alternativ att lägga till deltagare när du schemalägger ett möte. Du måste skicka möteslänken manuellt. Alternativet att skicka mötesinbjudningar är endast tillgängligt för Microsoft 365-konton.
Gå till fliken "Kalender" från navigeringspanelen till vänster.
Klicka på knappen "Nytt möte" i det övre högra hörnet av skärmen. Schemaläggningsfönstret öppnas.
Ge mötet en titel och välj tid och datum för händelsen. Gå sedan till "Lägg till obligatoriska deltagare" för att lägga till de personer du vill bjuda in till mötet. Du kan bjuda in användare både inom och utanför din organisation.
Om du vill bjuda in användare från din organisation skriver du deras namn. Teams kommer att ge förslag från medlemmarna inom din organisation. Klicka på deras namn för att lägga till dem.
För att bjuda in användare utanför din organisation måste du ange personens fullständiga e-postadress. Tryck på enter-tangenten efter att ha angett deras e-postadress eller klicka på förslaget "Bjud in" för att lägga till dem som deltagare i mötet.
För användare vars närvaro inte krävs, klicka på knappen "Valfritt" i slutet av textrutan.
Ett nytt fält kommer att utökas. Ange de valfria deltagarna här på samma sätt som du gjorde med obligatoriska deltagare. För organisationsmedlemmar anger du deras namn och väljer det sedan från Teams förslag. För medlemmar utanför din organisation, ange hela e-postadressen.
Teams har också en schemaläggningsassistent som låter dig jämföra din kalender med andra deltagares kalendrar (för vilka den är tillgänglig i alla fall) för att hitta en tid som passar alla. Gå till fliken "Schemaläggningsassistent" för att få hjälp från Teams att hitta en lämplig tidpunkt.
När du har angett alla detaljer i mötesschemaläggningsfönstret klickar du på knappen "Skicka".
En inbjudan kommer att skickas till alla mötesdeltagare (obligatoriskt såväl som valfritt) antingen till deras Outlook-postlåda (för personer inom organisationen) eller deras e-postadress (för utomstående). Användare kan svara på mötet och lägga till det i sin kalender med inbjudan du skickade.
Du kan se deras OSA i mötesdetaljerna. Dubbelklicka på mötet i kalendern för att se mötesinformationen. Panelen för "Spårning" är till höger som visar allas OSA-status.
Du kan också bjuda in fler personer till mötet efter att ha schemalagt mötet. Öppna mötesinformationen från kalendern genom att antingen dubbelklicka på den eller välja "Redigera" från överläggsmenyn.
Lägg sedan till deltagarnas namn eller e-postadresser i avsnittet "Obligatoriskt" eller "Valfritt" för deltagare och klicka på knappen "Skicka uppdatering". Användarna som redan lagts till kommer också att få en inbjudan igen.
Du kan också avbryta mötet så får alla ett mail med uppdateringen mötet är inställt.
Öppna mötesinformation och klicka på knappen "Avbryt möte" i det övre vänstra hörnet av mötesinformationsverktygsfältet.
En dialogruta visas. Du kan lägga till ett avbokningsmeddelande om du har ett meddelande att vidarebefordra till deltagarna. Annars klickar du bara på knappen "Avbryt möte".
Och där går du. Det är lätt att skicka ut inbjudningar till ett Microsoft Teams-möte. Allt du behöver göra är att lägga till de användare du vill bjuda in till mötesschemaläggaren. Microsoft gör det också extremt enkelt att spåra statusen för dina inbjudningar eller avbryta mötet helt.