Skickat ett mail som du inte borde ha? Det finns ingen anledning att oroa sig; Microsoft Outlook sparar din gömma.
Har du någonsin skickat fel mejl till någon och känt att världen skulle gå under? Eller inte ens en felaktig, bara en ofullständig och nu tror du att du kommer att se ut som en fullständig imbecil inför dina kollegor? Microsoft Outlook-användare behöver inte oroa sig för dessa sken.
Microsoft Outlook har en funktion för att återkalla eller ersätta din e-post och den andra personen skulle aldrig behöva ta reda på något missöde från din sida. Naturligtvis är det några strängar kopplade.
När kan du återkalla ett e-postmeddelande
Återkalla eller ersätta funktionen fungerar bara när den andra personen inte har öppnat och läst din e-post. Att se e-postmeddelandet i läsrutan räknas inte. Och du kan bara använda det om både du och mottagaren har ett Microsoft 365- eller Microsoft Exchange-e-postkonto i samma organisation. Återkalla/ersätta är en Microsoft Exchange-funktion, och den är inte tillgänglig för MAPI- eller POP-konton.
Notera: Återkallningsfunktionen är inte tillgänglig om din organisation inte har aktiverat den.
Hur man återkallar ett e-postmeddelande
Öppna Outlook-appen på skrivbordet (det fungerar inte med Outlook online) och logga in på ditt Microsoft 365-konto. Innan du går på jakt efter återkallningsknappen kan du ta reda på om ditt konto är kvalificerat för att använda det här alternativet om du är osäker.
Gå till menyalternativet "Arkiv" och klicka på det.
Kontoinformation kommer att öppnas. Se att kontotypen är "Microsoft Exchange" och inte MAPI eller POP.
Om det är ett Microsoft Exchange-konto och mottagaren också är på samma e-postsystem är du bra att gå. Klicka på bakåtknappen för att återgå till huvudfönstret och gå till mappen "Skickade objekt".
Öppna e-postmeddelandet som du vill återkalla. Dubbelklicka på den för att öppna den. Ett enda klick på e-postmeddelandet, som vi vanligtvis gör, öppnar det i läsrutan. Du kan inte återkalla e-postmeddelandet från läsrutan. Mailet öppnas i ett separat fönster. Från fliken "Meddelande", välj "Åtgärder" och välj sedan "Återkalla detta meddelande" från rullgardinsmenyn.
Om du inte kan hitta alternativet "Åtgärder" på fliken "Meddelande", antingen maximera ditt fönster till helskärm eftersom vissa alternativ försvinner i ett partiellt fönster eller byta till fliken "Arkiv" istället.
Från fliken Arkiv väljer du "Info" från navigeringsmenyn till vänster.
Klicka sedan på alternativet "Skicka om eller återkalla" och välj "Återkalla detta meddelande" från rullgardinsmenyn.
När du klickar på alternativet Återkalla (från någon av flikarna) öppnas en dialogruta och du kan välja om du vill återkalla e-postmeddelandet helt eller ersätta det. Om du återkallar e-postmeddelandet raderas det från mottagarens inkorg, medan alternativet ersätt tar bort det tidigare e-postmeddelandet och ersätter det med det nya.
Låt oss undersöka skillnaden mellan båda alternativen. För att helt enkelt återkalla e-postmeddelandet, välj alternativet "Ta bort olästa kopior av detta meddelande".
Markera alternativet för "Berätta om återställningen lyckas eller misslyckas för varje mottagare" innan du återkallar e-postmeddelandet. På så sätt får du ett meddelande som låter dig veta om återkallelsen lyckades. Markera det här alternativet oavsett om du planerar att återkalla eller ersätta e-postmeddelandet för att få reda på statusen för återkallelsen.
Klicka nu på OK. Det är allt du behöver göra och meddelandet kommer att återkallas om mottagaren inte har läst det.
För att ersätta e-postmeddelandet, välj alternativet "Ta bort olästa kopior och ersätt med ett nytt meddelande" och klicka på OK.
Outlook öppnar din ursprungliga e-post i skrivrutan. Du kan redigera den för att återspegla vad du vill skicka nu och klicka på knappen "Skicka". Det nya e-postmeddelandet kommer att ersätta det tidigare e-postmeddelandet i mottagarens inkorg.
Du får ett meddelande om meddelandet återkallas.
Vad händer på mottagarens sida?
När återkallelsen är framgångsrik: Om mottagaren inte har läst det ursprungliga meddelandet när du återkallar/ersätter meddelandet, raderas det ursprungliga meddelandet och ersätts med ersättningsmeddelandet (om det finns ett). Dessutom informeras mottagaren om att du har återkallat ett meddelande.
När återkallelsen misslyckas: Både original- och återkallningsmeddelandet är tillgängliga i mottagarens mapp. Om mottagaren öppnar det ursprungliga meddelandet precis när återkallningsförfrågan bearbetas, kommer mottagaren att informeras om att du försökte återkalla meddelandet. Men det ursprungliga meddelandet finns fortfarande tillgängligt i deras mapp.
Oavsett om du har skickat ett e-postmeddelande med felaktiga fakta eller inte tillräckligt med dem, kommer Microsoft Outlook att vara din räddare. Återkalla meddelandet med ett par klick, och ingen kommer att bli klokare av din sammanblandning. Men kom ihåg att du måste agera snabbt, eftersom när mottagaren väl läser din e-post kommer det inte att vara någon mening.