Allt du behöver veta om att hålla evenemang på den senaste plattformen från Zoom
Pandemin har helt förändrat sättet vi gör saker på. Vi har inte bara möten eller klasser för skolan online längre. Det är allt nu – att gå på konserter, serier, yogaklasser, matlagningskurser, träningspass – du förstår kärnan. Allt du behöver göra kan du göra det online. Och Zoom har varit en av föregångarna i denna kategori.
Men den nuvarande Zoom-mötesplattformen var designad för att hålla möten, inte onlineevenemang. Och även om vi har klarat oss så är det inte samma sak. Allt det kommer att förändras nu.
Zoom tillkännagav OnZoom på Zoomtopia i år, den årliga Zoom User Conference som också hölls online i år. OnZoom är en förlängning av Zooms enhetliga kommunikationsplattform. Med OnZoom kommer licensierade användare att kunna skapa, vara värd för och till och med tjäna pengar på onlineevenemang med samma plattform som Zoom Meetings. Deltagare kan delta i evenemang med vilken typ av konto som helst.
Vad är OnZoom?
OnZoom är en plattform för engagemang för evenemang enbart i syfte att vara värd för onlineevenemang. Betaversionen för OnZoom är nu tillgänglig för användning i USA för alla licensierade Zoom-användare utan extra kostnad. Oavsett om du är företagsägare, musiker, dans- eller keramiklärare kan du använda OnZoom-plattformen för att hålla evenemang/klasser.
Användare kan vara värd för evenemang för från 100 till upp till 1000 deltagare (beroende på deras Zoom-konto) och till och med tjäna pengar på dem. Inträdet till evenemanget kan vara gratis, med en betald biljett eller en hybrid av båda. Och betalningssystemet är helt säkert och förenklat. Deltagarna kan betala för biljetter med PayPal och vanliga kredit- och betalkort.
Värdar kan endast acceptera pengar för biljetter med ett PayPal Business-konto. Om du inte har en, skapa den från PayPals webbplats. Det tar vanligtvis ett par dagar för ditt PayPal Business-konto att komma igång.
Om du behöver inkludera fler deltagare i evenemanget än den tilldelade gränsen kan du även göra om det till en livestreaming-session.
Deltagarna kan gå till on.zoom.us och upptäcka och spåra händelser eller klasser som intresserar dem. Den fullständiga katalogen över kommande offentliga evenemang kommer att finnas tillgänglig för att upptäcka och bläddra till hands.
Få OnZoom Host Access
Endast ägare eller administratörer av ett betalt Zoom-konto kan använda OnZoom. Men innan du kan börja använda OnZoom beta måste du ansöka om att bli värd. Klicka här för att gå till applikationen för OnZoom beta.
Att fylla i ansökan garanterar inte värdåtkomst. OnZooms team kommer att granska din ansökan och besluta om de ska ge dig åtkomst till värd. OnZoom beta är bara tillgänglig i USA just nu, så endast användare med ett USA-baserat Pro-, Business-, Enterprise- eller Education Zoom-konto kan vara värd för evenemang för närvarande.
Fyll i frågeformuläret för ansökningsformuläret som innehåller grundläggande information om ditt konto som ditt namn, e-postadress, Zoom-kontonummer, om din organisation är skattebefriad, etc.
Sedan kommer frågan om varför du vill använda OnZoom. Gör delen om varför du vill använda OnZoom så tydlig som möjligt, eftersom godkännandet av din ansökan kommer att bero på det. Skicka in din ansökan efter att den är klar.
Zooms team kommer att svara med ett e-postmeddelande för att meddela dig om din ansökan godkändes eller lagts till på en väntelista för framtida omvärdering.
Du kan också bli ombedd att skicka in din ansökan på nytt utan att den avvisas, väntas eller godkänns. Håll ett öga på dina e-postmeddelanden och skicka in din ansökan igen om det händer. Annars skulle din ansökningsstatus inte gå framåt.
Om din ansökan accepteras måste du först delta i ett obligatoriskt träningspass med OnZoom-teamet. Du kommer att få ett e-postmeddelande med några kommande sessioner du kan delta i. Klicka på länken för den som passar dig och registrera dig för den. Dessa länkar fungerar bara för dig och du kan inte dela dem med någon annan. Utbildningssessionen kommer också att innehålla en FAQ där du eller andra närvarande deltagare kan ställa frågor om OnZoom-värdupplevelsen.
När du har deltagit i det obligatoriska träningspasset får du tillgång till värd. Det kan ta några dagar efter träningspasset för dig att få ett godkännandemail, men det kommer att hända.
Skapa och hålla evenemang på OnZoom
När du har tillgång till värd kan du börja vara värd för evenemang på OnZoom. Gå till on.zoom.us och logga in med ditt värdkonto.
Innan värden får åtkomst kommer din OnZoom-hemsida bara att vara en plats där du kan upptäcka publicerade händelser och registrera dig för dem. Men efter att du har åtkomst kommer några alternativ att visas i det övre högra hörnet av skärmen, bredvid din profilikon.
Konfigurera ditt värdkonto
Klicka på knappen "Skapa" för att skapa en händelse.
Första gången du går för att skapa ett evenemang kommer du till sidan med riktlinjer för communityn. Bläddra igenom sidan och läs dem, markera sedan rutan för "Jag har läst och accepterar Community Standards" och klicka på "Acceptera"-knappen för att gå vidare.
Sedan, innan du kan skapa ett evenemang, måste du slutföra den första konfigurationen för ditt konto. Det första steget inkluderar din värdprofil. Din värdprofil är informationen om dig som du vill offentliggöra för potentiella deltagare. Det är synligt med varje evenemang och spelar en roll för att låta deltagarna bestämma om de vill delta i ditt evenemang. Det inkluderar att sätta upp en profilbild och en kort beskrivning av dig själv. Du kan redigera dessa senare.
På nästa sida länkar du ditt PayPal Business-konto. Det här steget är valfritt och du kan hoppa över det om du bara vill vara värd för gratisevenemang. Men för att vara värd för betalevenemang måste du slutföra det här steget. För närvarande är ett PayPal Business-konto det enda sättet du kan ta betalt för biljetter.
Om du vill att deltagare ska kunna betala för biljetter med kredit- och betalkort, aktivera alternativet för "Acceptera dina kreditkortsbetalningar med PayPal". Om du hoppar över detta nu och vill aktivera det senare måste du ta bort länken och sedan länka ditt PayPal-konto igen för att ändra denna alternativinställning.
Ange sedan din faktureringsadress på nästa sida. Detta är återigen valfritt, och du kan hoppa över det om du bara vill vara värd för gratisevenemang. Men för att vara värd för betalda evenemang är detta en nödvändighet. Du kan också lämna in din skattebefrielseinformation här om din organisation är kvalificerad för skattebefrielse.
Klicka slutligen på "Spara". Den första installationen för ditt värdkonto är klar nu.
Skapa ditt första event
När du har konfigurerat ditt konto kommer du till sidan där du kan skapa evenemanget. Skapandet av evenemang består av tre steg: evenemangskort, evenemangsprofil och biljetter.
Det första steget är Event Card. Du måste ange ett namn och en kort beskrivning av händelsen på mindre än 140 tecken.
Välj sedan kategorin för händelsen och du kan också lägga till taggar för att ge ytterligare information för att spåra dem. Du kan lägga till upp till 8 taggar.
Nästa del är att ställa in datum och tid för evenemanget. Händelsen kan vara engångsföreteelse, eller det kan vara en serie. För en engångshändelse måste du ange starttid och varaktighet.
Klicka på alternativet "Serie" för att byta till en händelse av serietyp. För en händelse av serietyp, tillsammans med starttid och varaktighet, måste du också nämna frekvensen av upprepning, och antalet händelser efter vilka du vill att serien ska sluta, eller datumet då den ska sluta. Tiden och varaktigheten för alla händelser i serien kommer att förbli densamma.
Tillsammans med gratis eller betalda evenemang kommer OnZoom också att lägga till funktionalitet för att göra evenemanget till en insamling. Funktionen har börjat rullas ut, och när den når ditt konto kan du slå på växeln för "Fundraiser" och lägga till en ideell organisation som du vill samla in pengar till.
Sedan finns det "Händelsealternativ". Du kan konfigurera anslutningsinställningar, händelsesäkerhet och alternativ för molninspelningar och livestreaming. Klicka på dem för att utöka ytterligare alternativ.
Under "Gå med i inställningar" kan du bestämma om du vill gå in i evenemanget med videon på, om det ska finnas ett väntrum för evenemanget och om deltagare kan gå med 5 minuter i förväg.
Ett av de intressanta alternativen här är om du vill lista ditt evenemang i Zoom-katalogen. Som standard är växeln för detta alternativ på. När det är inne kommer ditt evenemang att vara offentligt synligt på OnZoom. Det är viktigt att du har denna växel på för att maximera tillgängligheten för ditt evenemang. Men om du vill ha ett privat evenemang som du bara kan dela med en länk, stäng av det.
Det andra anpassningsbara alternativet är för händelsesäkerhet. När du klickar på den kommer följande alternativ att expandera: "Deltagare kan skicka 1:1 chattmeddelanden", "Deltagare kan ändra skärmnamn" och "Deltagare kan dela sina skärmar". Som standard är alla dessa alternativ avstängda för att maximera säkerheten. Du kan slå på dem, men OnZoom föreslår att du fortsätter med försiktighet och bara slår på dem när du kan lita på deltagarna och vet att de inte kommer att störa evenemanget.
Det sista alternativet är för livestreaming och molninspelning. Som standard är inspelning för händelser avstängd.
Om du aktiverar Cloud Recording får du en ansvarsfriskrivning som säger att "att aktivera den här funktionen [molninspelning] kräver att deltagarna samtycker till att spelas in och kan påverka biljettförsäljningen". Du måste bekräfta att du vill aktivera det genom att klicka på knappen "Aktivera". Om du aktiverar molninspelning kommer din evenemangsinformationssida och köpflödet för biljetter att bestå av ett ytterligare meddelande till potentiella deltagare att "evenemanget kan komma att spelas in".
När du har konfigurerat alla inställningar, klicka på knappen "Spara och fortsätt" för att gå vidare till nästa steg.
Nästa steg är händelseprofilen. Det inkluderar att ställa in bilder för evenemanget, lägga till en YouTube-länk och ytterligare information om evenemangsdeltagarna behöver veta. Ditt evenemang måste ha minst ett omslagsfoto, men du kan lägga till upp till tre evenemangsfoton.
Du kan också lägga till en YouTube-länk som innehåller information om evenemanget. YouTube-videon visas som en extra miniatyrbild bredvid händelsebilderna.
Det sista alternativet på denna sida är kontaktinformationen. Du kan inte ändra kontaktens e-postadress, eftersom endast kontot med värdåtkomst kan kontaktas av deltagare. Men du kan ändra kontaktens namn.
Klicka på "Spara och fortsätt" för att gå vidare till det sista steget.
Det sista steget i att skapa ditt evenemang är "Biljetter". Förmodligen också den viktigaste delen av evenemanget du skapar. Du kan ha gratis eller betalda biljetter till ditt evenemang eller en hybrid av båda. Men om du inte har konfigurerat betalningsmetoden kan du bara ha gratisbiljetter.
Det första du ser på biljettsidan när du skapar ditt evenemang är evenemangets kapacitet. Antalet deltagare beror på din kontotyp, och du kan enkelt uppgradera ditt konto från den här sidan om du vill.
Välj sedan din biljetttyp genom att välja antingen "Gratis" eller "Betalad" från alternativen.
Du kan få olika typer av biljetter för en enskild händelse. Så om du till exempel vill ha billigare biljetter för early birds, och dyrare biljetter för allmän entré, eller gratisbiljetter för personer från en viss domän, kan du skapa olika biljetttyper för dessa.
För att skapa en biljett anger du antalet för den typ av biljett du vill sälja. Det totala antalet biljetter till ditt evenemang beror på ditt konto. Så om du har ett konto som stöder upp till 1000 deltagare kan du ha totalt 999 biljetter.
Ange sedan namnet på biljetten. T.ex. Tidig fågel.
Om det är ett gratis event blir biljetten gratis. För ett betalevenemang kan biljetten vara allt från $1 till vad du vill. Det finns ett övre tak för biljettpriset, men OnZoom säger att det är ganska högt, och det är ganska osannolikt att du kommer att försöka prissätta din biljett till det värdet. Så du behöver inte oroa dig för det högsta priset du kan bestämma för biljetten.
Ange sedan datum och tidsintervall under vilka biljetten kommer att finnas till försäljning. Om du vill att deltagare ska kunna köpa biljetter även under evenemanget kan du tajma biljettförsäljningen därefter.
Om du vill göra biljetten tillgänglig för endast vissa personer, till exempel de som registrerar sig med en viss domän, slå på reglaget för "Kontrollera vem som kan registrera sig för denna biljett". Snart kommer du också att kunna göra den tillgänglig för endast personer som är inbjudna via e-post. Markera sedan kryssrutan för "Användare från angivna domäner" och ange domännamnet.
Klicka slutligen på "Spara".
För att lägga till en annan biljetttyp, klicka på "Lägg till biljett" och upprepa processen och lägg till flera biljetter till evenemanget.
För ett serieevenemang är endast två typer av biljetter tillåtna för närvarande. Den ena är för hela evenemangsserien och den andra en drop-in-biljett som kan köpas till ett enda evenemang i serien.
Sedan, innan du klickar på "Publicera"-knappen, rekommenderar OnZoom att du går igenom dina händelsedetaljer en gång till. När du är säker klickar du på knappen "Publicera" så skapas ditt evenemang. Om du inte vill publicera det direkt klickar du på knappen "Spara", så kan du när som helst gå tillbaka till utkastet.
Endast personer med biljett kan delta i evenemanget. Även om de delar länken de får med andra kan de inte delta i evenemanget om de inte registrerar sig för det och köper en biljett. Om en deltagare skapar problem kan du också ta bort dem från händelsen.
Avbokningsreglerna för dina evenemang bestäms av dig. Om du bestämmer dig för att ha en avbokningsregler, måste du drabbas av en liten förlust eftersom PayPals transaktionsavgift inte återbetalas. Men OnZoom föreslår att du har en avbokningsregler eftersom det kan påverka ditt värdebetyg. Och ett bra betyg är viktigt på OnZoom.
OnZoom är ett bra ställe att ha evenemang för ditt företag, men innan du är värd för ett evenemang är det viktigt att bekanta dig med plattformen och dess bästa praxis. Det är en del av anledningen till att OnZoom är värd för obligatoriska utbildningssessioner innan värdåtkomst beviljas. Eftersom det inte är ett möte med människor du känner är det ytterst viktigt att upprätthålla säkerheten. För det måste du känna till hur plattformen fungerar intrikat. Men när du känner till plattformen lite bättre kan du vara värd för alla evenemang du vill.