Excels pivottabell är ett av de mest kraftfulla verktygen som kan hjälpa dig att sammanfatta och analysera stora datamängder på ett effektivt sätt.
En pivottabell är ett av de mest kraftfulla och användbara verktygen för datasammanfattning i Excel som låter dig snabbt sammanfatta, sortera, omorganisera, analysera, gruppera, räkna stora datamängder.
Pivottabellen låter dig rotera (eller pivotera) data som lagras i tabellen för att se den ur olika perspektiv och ha en tydlig förståelse av stora datamängder.
Denna handledning ger dig steg-för-steg-instruktioner om hur du skapar och använder pivottabeller i Excel.
Organisera dina data
För att skapa en pivottabell bör dina data ha en tabell- eller databasstruktur. Så du måste organisera dina data i rader och kolumner. För att konvertera ditt dataintervall till en tabell, välj all data, gå till fliken "Infoga" och klicka på "Tabell". Klicka på "OK" i dialogrutan Skapa tabell för att konvertera datamängden till en tabell.
Att använda en Excel-tabell som källdatauppsättning för att skapa en pivottabell gör din pivottabell dynamisk. När du lägger till eller tar bort poster i Excel-tabellen uppdateras data i pivot med den.
Låt oss anta att du har en stor datamängd som visas nedan, den består av över 500 poster och 7 fält. Datum, region, återförsäljartyp, företag, kvantitet, intäkter och vinst.
Infoga pivottabell
Välj först alla celler som innehåller data och gå till fliken "Infoga" och klicka på "PivotChart". Välj sedan alternativet "Pivotdiagram och pivottabell" från rullgardinsmenyn.
En dialogruta Skapa pivottabell öppnas. Excel skulle automatiskt identifiera och fylla i rätt intervall i "Tabell/intervallfältet", annars välj rätt tabell eller cellintervall. Ange sedan målplatsen för din Excel-pivottabell, det kan vara "Nytt arbetsblad" eller "Befintligt arbetsblad" och klicka på "OK".
Om du väljer "Nytt arbetsblad" skapas ett nytt ark med en tom pivottabell och ett pivotdiagram i ett separat kalkylblad.
Bygg din pivottabell
I det nya arket ser du en tom pivottabell till vänster i Excel-fönstret och en ruta med Pivottabellfält på högerkanten av Excel-fönstret, där du hittar alla alternativ för att konfigurera din pivottabell.
Pivottabellfältsrutan är uppdelad i två horisontella sektioner: Fältsektionen (överst i rutan) och Layoutsektionen (nedre i rutan)
- De Fältsektion listar alla fält (kolumner) som du har lagt till i din tabell. Dessa fältnamn är alla kolumnnamn från din källtabell.
- De Layoutsektion har 4 områden, dvs filter, kolumner, rader och värden, med vilka du kan ordna och omarrangera fälten.
Lägg till fält i pivottabellen
För att bygga en pivottabell, dra och släpp fält från fältsektionen till områden i layoutsektionen. Du kan också dra fälten mellan områdena.
Lägg till rader
Vi börjar med att lägga till fältet "Företag" i avsnittet Rader. Vanligtvis läggs icke-numeriska fält till i radområdet i layouten. Dra bara och släpp fältet "Företag" till området "Rad".
Alla företagsnamn från kolumnen "Företag" i källtabellen kommer att läggas till som rader i pivottabellen och de kommer att sorteras i stigande ordning, men du kan klicka på rullgardinsknappen i cellen Radetiketter för att ändra ordningen.
Lägg till värden
Du lade till en rad, låt oss nu lägga till ett värde till den tabellen för att göra den till en endimensionell tabell. Du kan skapa en endimensionell pivottabell genom att bara lägga till rad- eller kolumnetiketterna och deras respektive värden i områden. Värdeområdet är där beräkningar/värden lagras.
I exemplet ovan har vi en rad företag, men vi vill ta reda på de totala intäkterna för varje företag. För att få det, dra och släpp fältet "Intäkt" till rutan "Värde".
Om du vill ta bort några fält från avsnittet Områden, avmarkera helt enkelt rutan bredvid fältet i avsnittet Fält.
Nu har vi en endimensionell tabell över företag (radetiketter) tillsammans med summan av intäkter.
Lägg till kolumn
Tvådimensionellt bord
Raderna och kolumnerna skapar tillsammans en tvådimensionell tabell och fyller cellerna med den tredje dimensionen av värden. Anta att du vill skapa en pivottabell genom att lista företagsnamn som rader och använda kolumner för att visa datum och fylla i cellerna med den totala intäkten.
När du lägger till fältet 'Datum' i området 'Kolumn' lägger Excel automatiskt till 'Kvartalsvis' och 'År' i kolumnfälten för att beräkna och bättre sammanfatta data.
Nu har vi en tvådimensionell tabell med tre dimensioner av värden.
Lägg till filter
Om du vill filtrera bort data efter "Region" kan du dra och släppa fältet "Region" till Filterområdet.
Detta lägger till en rullgardinsmeny ovanför din pivottabell med det valda "Filterfältet". Med det kan du filtrera bort företagens intäkter för varje år per region.
Som standard är alla regioner markerade, avmarkera dem och välj bara den region som du vill filtrera data efter. Om du vill filtrera tabellen efter flera poster, markera kryssrutan bredvid "Välj flera objekt" längst ned i rullgardinsmenyn. Och välj flera regioner.
Resultatet:
Sortering
Om du vill sortera ut tabellvärdet i stigande eller fallande ordning, högerklicka på valfri cell i kolumnen Summa av intäkter, expandera sedan "Sortera" och välj ordningen.
Resultatet:
Gruppering
Låt oss säga att du har data listade efter månader i din pivottabell men du vill inte se den månadsvis, istället vill du ordna om data till finansiella kvartal. Du kan göra det i din pivottabell.
Välj först kolumnerna och högerklicka på den. Välj sedan alternativet "Grupp" från rullgardinsmenyn.
I grupperingsfönstret väljer du "Kvartals" och "År", eftersom vi vill att de ska organiseras i ekonomikvartal varje år. Klicka sedan på "OK".
Nu är dina data organiserade i finansiella kvartal varje år.
Inställningar för värdefält
Som standard sammanfattar pivottabellen de numeriska värdena med Sum-funktionen. Men du kan ändra typen av beräkning som används i området Värden.
För att ändra sammanfattningsfunktionen, högerklicka på valfri data i tabellen, klicka på "Sammanfatta värden efter" och välj ditt alternativ.
Alternativt kan du klicka på nedåtpilen bredvid 'Summa av ..' i värdeområdet i fältsektionen och välja 'Värdefältsinställningar'.
I 'Värdefältsinställningar' väljer du din funktion för att sammanfatta data. Klicka sedan på "OK". För vårt exempel väljer vi "Räkna" för att räkna antalet vinster.
Resultatet:
Excels pivottabeller låter dig också visa värden på olika sätt, till exempel visa totalsummor som procent eller kolumner totalt som procent eller radtotal som procent eller ordervärden från minsta till största och vice versa, många fler.
För att visa värden i procent, högerklicka var som helst i tabellen, klicka sedan på "Visa värden som" och välj ditt alternativ.
När vi väljer '% av kolumntotal' blir resultatet så här,
Uppdatera pivottabellen
Även om en pivottabellsrapport är dynamisk, uppdateras inte data i pivottabellen automatiskt när du gör ändringar i källtabellen. Den måste "uppdateras" manuellt för att uppdatera data.
Klicka var som helst i pivottabellen och gå till fliken "Analysera", klicka på knappen "Uppdatera" i Datagruppen. För att uppdatera den aktuella pivottabellen i kalkylbladet, klicka på alternativet "Uppdatera". Om du vill uppdatera alla pivottabeller i arbetsboken, klicka på "Uppdatera alla".
Alternativt kan du högerklicka på tabellen och välja alternativet "Uppdatera".
Det är allt. Vi hoppas att den här artikeln ger dig en detaljerad översikt över Excels pivottabeller och hjälper dig att skapa en.