Om du vill skriva ut adressetiketter från en adresslista som du har i ett Excel-kalkylblad, kan du använda Microsoft Words Mail Merge-funktion
Microsoft Excel är den idealiska platsen för att lagra kontakt- och adressinformation för kunder. Du kan enkelt organisera en e-postlista/adresslista i Excel. Men att skriva ut adressetiketter, kuvert, gratulationskort eller något annat kan vara hårt arbete.
Låt oss säga att du vill skicka ett massutskick till en e-postlista som du underhåller i ett Excel-kalkylblad, det bästa sättet du kan göra det är genom att använda funktionen för sammanslagning av e-post i Microsoft Word. Genom att skapa ett kopplingsdokument i Microsoft Word och länka detta till ett Excel-kalkylblad kan du dra data från Excel-listan till utskrivbara etiketter för utskick.
Hur man gör postetiketter i Word från ett Excel-ark
Med Microsoft Word Mail Merge-funktionen kan du skapa ett ark med adressetiketter från ett Excel-ark som du kan skriva ut. Om du inte vet hur du massutskriver dina etiketter från Excel, läs den här steg-för-steg-guiden.
Förbered din e-postlista i Excel
För att skapa och skriva ut adressetiketterna måste du först ställa in ditt kalkylblad korrekt. Skriv kolumnrubriken i den första cellen i varje kolumn och fyll i respektive information under dessa kolumnrubriker. Eftersom vi vill skapa adressetiketter, skapa en kolumn för varje element som du vill lägga till etiketterna (som förnamn, efternamn, adress, etc.).
Om du till exempel ska skapa adressetiketter från ett Excel-ark, skulle det förmodligen ha dessa grundläggande kontaktuppgifter (som kolumnrubriker):
- Förnamn
- Efternamn
- Gatuadress
- Stad
- stat
- Postnummer
Se skärmdumpen nedan:
När du anger data i Excel, dela upp informationen i enskilda kolumner. Till exempel, istället för att skapa en enda namnkolumn, dela upp namnet i separata kolumner som titel, förnamn, mellannamn, efternamn, vilket skulle göra det enkelt att slå samman data med Word-dokument.
När du anger data, se till att ditt kalkylblad inte innehåller några tomma rader eller kolumner. Spara kalkylbladet när du har angett klart data.
Namnge e-postlistan
När du har skapat datamängden, ge ett namn till data som presenteras i kalkylbladet. Att göra det,
Välj listan med adresser i Excel-arket, inklusive rubrikerna. Gå sedan till fliken "Formler" och klicka på "Definiera namn" från gruppen Definierade namn.
En ny dialogruta öppnas, ange namnet i rutan "Namn" och klicka på "OK". Om namnet har mer än ett ord, lägg till understreck (_) mellan dem (inget mellanslag eller bindestreck tillåtet).
Bekräfta filformat
Du måste ansluta Word-dokumentet till Excel-arbetsbladet som innehåller en e-postlista för att skriva ut dina etiketter. Om du ansluter Word till Excel för första gången måste du aktivera ett konverteringsformat som gör att du kan konvertera filer mellan de två Microsoft-programmen.
För att göra detta, Öppna först Microsoft Word-programmet. Klicka på fliken "Arkiv" och välj "Alternativ" längst ned i den vänstra rutan.
Ett nytt "Word Options"-fönster öppnas. I det, klicka på "Avancerat i den vänstra rutan och scrolla ner till avsnittet "Allmänt". Markera alternativet "Bekräfta filformatskonvertering vid öppning" och klicka på "OK". Detta gör att du enkelt kan importera data från Excel.
Konfigurera dokumentkopplingsdokumentet i Word
Därefter måste du ställa in huvudetikettdokumentet i MS Word för de adressetiketter du vill lägga till.
Öppna ett tomt Word-dokument. Gå till "Utskick" och klicka på ikonen "Starta sammanslagning". Sedan, alternativet "Etiketter" från rullgardinsmenyn.
Du kan också välja alternativet "Steg-för-steg-guide för e-postsammanfogning" som guidar dig genom processen.
Dialogfönstret "Etikettalternativ" visas, Här kan du välja din etikettleverantör och produktnummer. Vi väljer etiketttillverkaren 3M som vår leverantör eftersom det är det märke vi använder. Men om du använder en viss leverantör, t.ex. Avery, då kan du välja dem istället.
Klicka sedan på knappen "Detaljer" i det nedre vänstra hörnet av fönstret Etikettalternativ och en ny dialogruta öppnas. Här kan du ändra marginaler, höjd, bredd, tonhöjd och storlek på etiketten. Klicka på "OK" efter att du har gjort ändringarna.
Nu kommer Word-sidan att se ut så här:
Anslut arbetsbladet till Words etiketter
Nu har du ställt in tomma etiketter i Microsoft Word för att ta emot information från Excel. Därefter bör du koppla Word-dokumentet till arbetsbladet som innehåller din e-post-/adresslista för att överföra data till dina etiketter.
Gå till fliken "Utskick" i Word-dokumentet och välj alternativet "Välj mottagare". Klicka på alternativet "Använd en befintlig lista" i rullgardinsmenyn.
Navigera till Excel-kalkylarket med e-postlistan i fönstret Välj datakälla, välj filen och klicka på "Öppna".
Om du ser dialogrutan Bekräfta datakälla, välj "OLE DB Database Files" och klicka på knappen "OK".
Ett annat popup-fönster med namnet Välj tabell visas. Om du har namngett din adresslista (Customer_Mailing_List), välj den och klicka på "OK". Om inte, välj kalkylbladet som innehåller din lista och klicka på "OK".
Som du kan se är worddokumentet nu fyllt med adressetiketter som säger "Nästa post".
Redigera mottagarlista för Mail Merge
Klicka på alternativet "Redigera mottagarlista" på fliken "Utskick".
Fönstret "Kolla samman mottagare" visas med alla mottagare från din adresslista. Alla kommer att väljas som standard. Här kan du sortera, filtrera, lägga till eller ta bort mottagare från din lista.
Avmarkera kryssrutan bredvid namnen på de mottagare som du inte vill ha i dina etiketter.
Lägg till fält för sammanfogning av brev
Nu måste du lägga till kopplingsfält i dokumentet innan du kan slutföra kopplingen. När du lägger till kopplingsfält till dina etiketter blir dessa fält platshållare för kolumnrubriken i ditt kalkylblad. När sammanslagningen är klar kommer platshållarna att ersättas med data från din Excel-e-postlista.
För att lägga till sammanslagningsfält, klicka på "Adressblock" från gruppen Skriv & infoga fält på fliken Utskick.
Här kan du ange lämpligt format för att mottagarens namn ska visas på etiketten. Du ser en förhandsgranskning av det valda adressmönstret under avsnittet "Förhandsgranska". Klicka på "OK" för att lägga till fälten.
Om delarna av ditt adressblock saknas eller inte överensstämmer med det valda adressformatet, betyder det att kolumnrubrikerna i din adresslista i Excel skiljer sig från standardfälten för koppling av brev i Word. Klicka på knappen "Matcha fält" för att matcha de högra fälten med de fält som krävs för adressblocket.
I fönstret Matcha fält kontrollerar du om de obligatoriska fälten för adressblocket matchar kolumnen i din arbetsbok. Om inte, klicka på rullgardinsmenyn bredvid det obligatoriska fältet och matcha det med en kolumnrubrik i din Excel-fil. När du är klar klickar du på "OK".
Nu kommer "AddressBlock" att visas i den första etiketten i ditt dokument.
Därefter måste du kopiera etikettformatet och layouten för den första etiketten (<>) till resten av etiketterna i Word-dokumentet. För att göra det, klicka på "Uppdatera etiketter" i rutan Skriv och infoga under fliken Utskick.
Utför Mail Merge
Innan vi slår samman Word-dokumentet och Excel-filen, låt oss ta en titt på hur de färdiga etiketterna kommer att se ut.
För att granska dina resultat, välj alternativet "Förhandsgranska resultat" i fältet överst.
Nu kan du utföra den faktiska sammanslagningen.
Du kan formatera den förhandsgranskade etiketten på fliken Hem. Du kan till och med ändra etiketternas teckensnittstyp, teckenstorlek, teckensnittsfärg etc. efter eget tycke. När du har formaterat den förhandsgranskade etiketten klickar du på "Uppdatera etiketter" under fliken Utskick för att tillämpa formateringen på alla etiketter.
För att utföra sammanslagning, gå till fliken "Utskick", klicka på alternativet "Slutför & sammanfoga" i gruppen Slutför. Välj alternativet "Redigera enskilda dokument" i rullgardinsmenyn.
Ett litet popup-fönster som heter "Sammanfoga till nytt dokument" kommer att visas. I det väljer du "Alla" under Sammanfoga poster och klickar på "OK" för att avsluta.
Nu kommer informationen från din adresslista att överföras till dina etiketter och ett nytt dokument kommer upp med adressetiketterna från din Excel-adresslista. Du kan nu redigera, formatera, skriva ut och spara detta etikettdokument precis som alla andra Word-dokument.
Bonustips: Lägg till gränser till etiketterna
Det är svårt att klippa etiketterna utan kanter. För att lägga till ramar, klicka på plus-ikonen (+) på den övre vänstra sidan av texterna.
Nu är alla etiketter i dokumentet valda, klicka på ikonen "Border" på den flytande menyn och klicka på "Alla gränser" från alternativen.
Du kommer genast att se gränser mellan de olika etiketterna.
Allt som återstår att göra nu är att skriva ut dina etiketter, klippa upp dem, klistra in dem på mail och skicka ut dina mail.