Villkorlig formatering låter dig markera viktiga data och tillämpa specifik formatering på celler som uppfyller vissa kriterier.
Excels villkorliga formatering är en kraftfull funktion som låter dig ändra formatet på celler baserat på ett villkor (eller kriterier). Villkorlig formatering hjälper till att markera, framhäva eller särskilja data som lagras i ett Excel-kalkylblad.
Alla regler för villkorlig formatering baseras på enkel logik: Om villkoren är sanna kommer specifik formatering att tillämpas; om villkoren är falska kommer inte formatering att tillämpas.
Villkorlig formatering hjälper dig att markera viktiga data i en datauppsättning, betona avvikelser och visualisera data med hjälp av datafält, färger och ikonuppsättningar. I den här självstudien kommer vi att utforska hur man använder villkorlig formatering för att markera celler eller cellintervall baserat på ett villkor.
Hur man använder Excel villkorlig formatering
Du är till exempel ansvarig för att hantera en stor lagerlista med flera artiklar och deras respektive kvantitet i lager. Och om kvantiteten i lager för en viss vara går under, låt oss säga 50, är det viktigt att du behöver veta det så att du kan fylla på det.
Om den inventeringslistan har en datauppsättning med hundratals rader är det inte särskilt effektivt att söka rad för rad för att se om det finns några siffror i den kolumnen som är under '50'. Det är där funktionen för villkorlig formatering kommer till användning. Med några få klick med musen kan du markera alla värden i en kolumn som är mindre än '50'.
Villkorlig formatering med höjdpunktsregler
I vårt exempel har vi ett kalkylblad som innehåller försäljningsuppgifter för vissa produkter. vi vill lyfta fram det belopp som är mindre än 500 i försäljning.
För att göra det, välj först cellområdet du vill tillämpa en regel (villkor) på. I vårt exempel vill vi markera det belopp som är mindre än 500 i kolumnen "Belopp", så välj kolumn D. Du kan markera värden i ett cellintervall eller flera cellintervall, eller till och med ett helt ark.
Gå sedan till fliken "Hem" och klicka på "Villkorlig formatering". Välj "Markera cellersregler" från rullgardinsmenyn och eftersom vi vill hitta färre än 500 värden, klicka på alternativet "Mindre än". Excel erbjuder sju förinställda markeringsregler. Du kan använda vilken som helst av dem för att markera data.
Därefter visas en "Mindre än"-dialogruta. I det anger du "500" i rutan "Formatera celler som är MINDRE ÄN" och väljer formatering för markeringen i rullgardinsmenyn bredvid.
Nu kommer de celler som innehåller mindre än 500 i sina värden att markeras i den valda formateringen.
Låt oss se hur man markerar värden som innehåller en specifik textsträng. I följande exempel vill vi lyfta fram alla anställda från New South Wales (NSW).
För att göra det, gå till fliken Hem –> Villkorlig formatering –> Markera cellersregler –> Text som innehåller.
Du kan använda andra alternativ i den horisontella rullgardinsmenyn "Markera cellersregler" för att markera Duplicera värden, Datum, Större än, Lika med eller Mellan värden.
I dialogrutan Text That Contains anger du "NSW" i rutan och väljer formatering och klickar på "OK".
Resultatet:
Villkorlig formatering med topp/bottenregler
Topp-/bottenregler är en annan användbar inbyggd förinställd villkorlig formateringsregler som är tillgängliga i Excel. Dessa regler låter dig uppmärksamma det översta (n) antalet objekt, det översta (n) antalet procent, det nedre (n) antalet objekt, det nedre (n) antalet procent eller cellvärden som är ovanför medel eller under medel.
Låt oss säga att du har en elevs poängrekord i ett kalkylblad och du vill ta reda på de 10 bästa artisterna (topp 10 rankningar) från den listan. Med villkorlig formatering kan du markera topp 10 eller topp 15, eller valfritt (n) antal toppobjekt. För att markera de 10 bästa objekten i ett cellintervall, välj först intervallet (Totalt) i tabellen.
Gå sedan till "Villkorlig formatering", expandera "Topp/bottenregler" och välj alternativet "Top 10 objekt...".
I dialogrutan "Top 10 objekt" ändrar du antalet rankningar med små pilar i det vänstra fältet. Om du vill markera de 20 bästa rankningarna (totalt betyg) i din poänglista, ställ sedan in siffran till 20. Standard är redan 10, så vi behåller det. Välj cellformatering i det högra fältet och klicka på "OK"
De 10 bästa markeringarna i kolumnen "Totalt" är markerade som visas nedan.
Låt oss säga att du vill hitta betyg under genomsnittet i kolumnen "Exam 1" i samma poängblad. För att göra det, gå till fliken Hem –> Villkorlig formatering –> Regler för topp/botten –> Under medel.
Du kan ställa in din egen villkorliga formatering istället för att välja ett av de fördefinierade villkoren. För att skapa din egen formatering, välj alternativet "Anpassat format" i fönstret "Under medel".
Ett nytt Format Cells-fönster öppnas, här kan du anpassa dina formateringsceller. Vi väljer en orange färg för att markera markeringarna under genomsnittet. En gång klickar du på "OK" två gånger för att se resultatet.
Resultatet:
Applicera datafält
Datafält är helt enkelt horisontella staplar i dina celler. Stapelns storlek är i förhållande till cellens värde respektive värdet på andra celler i det valda området. Det betyder att värdet på den korta stapeln är låg jämfört med andra cellvärden och en lång stapel betyder att värdet är högt jämfört med andra cellvärden.
Välj först det cellintervall som du vill visualisera med datafälten.
Gå sedan till "Villkorlig formatering" på fliken "Hem", expandera sedan "Datafält" i rullgardinsmenyn och välj ditt val av datafältet.
Skillnaden mellan datafältsformatet och andra format är att det visas på alla celler istället för att uppfylla ett specifikt villkor.
Applicera färgskalor
Färgskalor påminner mycket om datafält eftersom de båda korrelerar värdet för den enskilda cellen med värdet för andra celler i det valda området. Datastaplar visualiserar dock cellvärdet med längden på en stapel, medan färgskalor gör det med färggradienter.
Varje färgskalalternativ använder två- eller trefärgsgradientmönster. En färg tilldelas de högsta värdena, en annan färg tilldelas de lägsta värdena och alla andra värden däremellan får en blandning av dessa två färger.
För detta kommer vi att använda samma exempel som vi använde för datafält. Välj cellintervall, gå till Hem –> Villkorlig formatering –> Färgskalor. Välj sedan ett färgområde från den horisontella rullgardinsmenyn Färgskalor.
När vi valde det första färgintervallet tilldelas röd färg till det lägsta värdet, grön färg tilldelas det högsta värdet och alla värden däremellan är tilldelade färger som är en blandning av röda och gröna färger (som visas nedan). Eftersom gult görs genom att kombinera rött och grönt med samma intensitet, tilldelas cellerna med medelvärden det.
Använd ikonuppsättningar
Ikonuppsättningar är en annan metod för att visualisera data inuti varje cell och korrelera celler till varandra.
Markera cellerna och klicka på Hem –> Villkorlig formatering –> Ikonuppsättningar. Du kan välja någon av dessa ikonuppsättningar som är mer lämpade för ditt behov. För vårt exempel väljer vi det första alternativet under Riktning.
Röda, gula och gröna pilar som anger lågt, mellan eller högt pris.
Ta bort villkorlig formatering
För att ta bort villkorlig formatering, gå tillbaka till alternativet "Villkorlig formatering" på fliken "Hem" och klicka på "Rensa regler". Välj sedan vilka regler du vill rensa.
Vi väljer "Rensa regler från hela arket" för att ta bort all villkorlig formatering från kalkylbladet.
Nu har du lärt dig hur du använder villkorlig formatering för att formatera celler med Excels förinställda villkor.