Vad fruktar proffsen mest? De flesta av er skulle inte gissa det rätt, det tappar sina e-postmeddelanden. Människor tar i allmänhet emot och lagrar alla viktiga filer och data i sin e-post. Detta håller dem inte bara på ett ställe utan kan också nås när som helst från var som helst över hela världen.
När det kommer till e-post är det första namnet som vi tänker på "Gmail". De flesta användare runt om i världen föredrar Gmail framför alla andra e-posttjänster på webben. Detta kan tillskrivas det faktum att det utvecklades av Google, enkelt och okomplicerat gränssnitt och ett överflöd av användarvänliga funktioner.
Varför du bör säkerhetskopiera dina e-postmeddelanden
Detta är den första frågan som kommer att tänka på när du hör om säkerhetskopiering av e-post och är en helt giltig fråga eftersom en stor andel av användarna väljer emot det, på grund av bristande medvetenhet. Men du måste inse att i dagens värld är cyberattacker, konton som hackas, missbruk och förlust av data över internet vanliga. Om du har viktiga dokument eller filer på din e-post bör du skapa en säkerhetskopia, så att du enkelt kan hämta dem i fall ditt konto hackas, e-postmeddelandena raderas av misstag eller om du helt enkelt förlorar åtkomsten till kontot.
Vad mer kan jag göra? Att säkerhetskopiera dina e-postmeddelanden är en lösning men ditt fokus bör ligga på att förbättra säkerheten genom att behålla ett starkt lösenord. Ett starkt lösenord är mycket effektivt när det gäller att förhindra att andra hackar sig in på ditt konto och att dina data äventyras. Men att ha en säkerhetskopia skulle inte skada, det skulle fungera som en ytterligare åtgärd.
Ladda ner e-postmeddelanden individuellt från Gmail
Ett av de enklaste sätten att säkerhetskopiera din e-post är att ladda ner den till din dator. När du tar emot eller skickar ett e-postmeddelande till någon via Gmail har du möjlighet att ladda ner det.
Om du inte vill säkerhetskopiera alla dina e-postmeddelanden men några få, är alternativet att ladda ner e-postmeddelandena individuellt från Gmail ett bra och effektivt alternativ. Men om du funderar på att ladda ner e-postmeddelanden i bulk, föreslår vi att du kollar in de andra metoderna på den här sidan.
När du öppnar ett mail ser du tre prickar uppe till höger för att öppna menyn. I snabbmenyn kommer du att se alternativet att svara, vidarebefordra, rapportera e-postmeddelandet, blockera avsändare och ladda ner e-postmeddelandet bland många andra.
När du har klickat på alternativet "Ladda ner meddelande" kommer e-postmeddelandet att laddas ner till standardmappen "Nedladdningar" på ditt system. Det är tillrådligt att förvara alla dina nedladdade e-postmeddelanden i en mapp och kategorisera dem med hjälp av undermappar.
Säkerhetskopiera alla e-postmeddelanden i Gmail med Google Takeout
Google Takeout låter dig ladda ner all data på ditt Google-konto, antingen för att skapa en säkerhetskopia eller för att använda den med en annan tjänst. Det fungerar med nästan alla tjänster som erbjuds av Google. När du använder Google Takeout skapas en säkerhetskopia av alla e-postmeddelanden på ditt konto.
Skapa en säkerhetskopia med Google Takeout
Om du vill använda Google Takeout för att skapa en säkerhetskopia av e-postmeddelandena i ditt Gmail-konto öppnar du takeout.google.com i en webbläsare på din dator.
När du öppnar Google Takeout är alla Google-tjänster valda som standard. Eftersom vi är intresserade av att bara skapa en säkerhetskopia av Gmail, klicka på "Avmarkera alla" för att avmarkera alla tjänster först.
När du har avmarkerat alla, scrolla ned och markera kryssrutan bredvid "Mail".
Nu kommer du att se alternativet att välja de data som du vill skapa en säkerhetskopia av. Klicka på "All e-postdata inkluderad" för att välja/avmarkera de olika dataalternativen.
Om du vill skapa en säkerhetskopia av alla e-postmeddelanden, markera kryssrutan för 'Inkludera alla meddelanden i Mail'. Om du vill skapa en säkerhetskopia av valda saker, avmarkera den första kryssrutan och gör det nödvändiga valet från listan och klicka sedan på "OK" längst ned.
När du är klar med alla val, scrolla till botten och klicka på "Nästa steg".
Nästa steg är att välja frekvens, filtyp och storlek. Först måste du välja frekvens från de två, antingen en eller varannan månad under ett år. Markera kryssrutan bakom det alternativ du vill välja.
Nästa avsnitt är för filtyp och storlek. Du har två alternativ för filtypen, ZIP eller TGZ. Fördelen med ".zip"-filer är att de enkelt kan öppnas på de flesta datorer.
Slutligen väljer du en önskad filstorlek från listan. Om säkerhetskopian är större än den valda storleken delas filen i två. Klicka slutligen på "Skapa export" längst ner.
Processen att skapa en säkerhetskopia tar ett tag beroende på data i dina e-postmeddelanden och hur stor fil som skapas. Mindre filer skapas relativt snabbare än stora filer, vilket kan ta till och med dagar.
Laddar ner Gmail Backup Skapad av google Takeout
När du har begärt säkerhetskopiering kommer du att få ett e-postmeddelande från Google som bekräftar detsamma. Du kommer också att få nedladdningslänkarna för den skapade säkerhetskopian i ett annat e-postmeddelande, vilket kan ta ett par timmar beroende på filstorleken. Nedladdningslänken är giltig i en period av 7 dagar från den dag då begäran gjordes.
När du får e-postmeddelandet, öppna det och klicka på "Ladda ner"-knapparna. Kontrollera också hur många filer som har skapats och storleken på varje för framtida referens.
När du har klickat på "Ladda ner"-knapparna kommer du att bli ombedd att verifiera din identitet genom att ange ditt Google-lösenord. När du är klar laddar du ner filerna till din dator. Filerna är i ".zip"-format eftersom det är standardinställningen och vi har inte ändrat det tidigare.
Ladda heller aldrig ner filerna på offentliga datorer eller system som du delar med andra, eftersom data kan missbrukas.
Vidarebefordra e-postmeddelanden som du vill säkerhetskopiera i Gmail
Detta är ett annat enkelt sätt att skapa en säkerhetskopia där du aktiverar vidarebefordran av e-post till en annan adress. En av de stora nackdelarna är att du bara kan aktivera vidarebefordran för inkommande e-post och inte de du skickar. Dessutom kan du bara skapa en säkerhetskopia för de e-postmeddelanden du får efter att du har ställt in vidarebefordranfunktionen. Du bör aldrig lägga till någon annans e-postadress som vidarebefordran adress eftersom data kan äventyras.
Lägga till ett e-post-ID för att vidarebefordra e-postmeddelanden
För att aktivera vidarebefordran av e-post, öppna Gmail och klicka på "Inställningar" i det övre högra hörnet.
När du klickar på "Inställningar" öppnas en ruta "Snabbinställningar" som har de grundläggande inställningarna för att anpassa vyn och andra parametrar. För att öppna alla Gmail-inställningar, klicka på "Se alla inställningar".
Du kommer nu att se olika flikar högst upp, gå till 'Vidarebefordran och POP/IMAP'.
I 'Vidarebefordran och POP/IMOP' kommer du att hitta många alternativ för att konfigurera vidarebefordringsinställningarna. För att aktivera vidarebefordran, klicka på "Lägg till en vidarebefordranadress", det första alternativet högst upp, bredvid avsnittet "Vidarebefordran".
Du har nu en ruta att ange en e-postadress dit du vill vidarebefordra alla mail till och klicka sedan på 'Nästa' längst ner i den.
Ett nytt fönster öppnas nu där du måste bekräfta e-post-ID:t genom att klicka på "Fortsätt".
Klicka sedan på "OK" i bekräftelserutan som dyker upp för att bekräfta ändringen.
Bekräfta vidarebefordran
När du lägger till ett e-post-ID att vidarebefordra e-postmeddelanden till skickas en bekräftelse till vidarebefordranadressen. För att bekräfta finns det två alternativ, antingen genom att använda bekräftelsekoden eller genom att klicka på länken i mailet.
Efter att ha klickat på bekräftelselänken öppnas en ny sida. Klicka på "Bekräfta" för att tillåta att du tar emot e-postmeddelanden från ditt primära ID.
Ändra inställningar för vidarebefordran av e-post
Öppna Gmail-kontot som du ville säkerhetskopiera och gå till "Vidarebefordran och POP/IMAP" som vi gjorde tidigare. Markera nu kryssrutan bakom "Vidarebefordra en kopia ..." och välj alternativet "Behåll Gmails kopia i inkorgen" som visas i bilden nedan. Detta kommer att se till att dina e-postmeddelanden vidarebefordras och förvaras som de är i inkorgen på ditt primära konto.
När du har gjort ändringarna, scrolla ner till botten och klicka på "Spara ändringar" för att tillämpa dem.
Säkerhetskopiera e-postmeddelanden i Gmail med appar från tredje part
Vi har redan sett några exemplariska metoder för att säkerhetskopiera e-postmeddelanden i Gmail, men vi har ännu inte diskuterat tredjepartsappar som kommer till hjälp. Med e-post som blir det primära läget för professionell kommunikation och fildelning är behovet av säkerhetskopiering nu mer än någonsin.
För att utnyttja det här segmentet har många appar lanserats specifikt för att skapa e-post och andra säkerhetskopior för användare. Det finns några riktigt bra applikationer på webben med fascinerande funktioner som inte bara skapar en säkerhetskopia utan också kräver mycket mindre uppmärksamhet och engagemang från din sida.
Viktig notering: Att använda tjänster från tredje part innebär att du tillåter någon annan att få tillgång till dina e-postmeddelanden eftersom de hjälper till att säkerhetskopiera dina data. Vi avråder starkt från att använda någon tredjepartstjänst (oavsett hur säker det är) såvida du inte absolut behöver det och till fullo förstår omfattningen av riskerna det kan innebära.
UpSafe
UpSafe hjälper användare att säkerhetskopiera sina Google-data och e-postmeddelanden. Det är en av de mest populära apparna i segmentet, men den saknar funktionen att ställa in en frekvens, vilket innebär att du måste komma ihåg att säkerhetskopiera varje gång.
SysTools Gmail Backup
Det här är en annan bra app som erbjuder mycket fler anpassningar när det kommer till backupfiltyp och låter dig lägga till flera Gmail-konton också för säkerhetskopiering.
Gmvault
Det är förmodligen en av de mest pålitliga applikationerna, inte bara på grund av de många anpassningar och funktioner, utan också på grund av dess ringa storlek och enkla gränssnitt. Du kan också ställa in en frekvens för automatisk säkerhetskopiering och luta dig tillbaka och koppla av.
Nu när vi har diskuterat de flesta av metoderna för säkerhetskopiering av e-post, skulle du känna dig bekant och orienterad med konceptet. Dessutom, som diskuterats tidigare, bör skapa en säkerhetskopia vara din enda metod. Ett starkt lösenord räcker långt för att minimera risken för hackning.