Komplett guide för lärare och utbildare för att skapa virtuella breakout-sessioner och tilldela gruppuppgifter till deltagare i ett Zoom-möte
Många organisationer, oavsett om det är skolor, virtuell handledning och till och med företag, har gått över till Zoom-möten/samtal ända sedan pandemin drabbade oss. Effektiviteten hos denna online videokonferensplattform har varit ganska anmärkningsvärd. Programvaran underlättar till och med skapandet av virtuella breakout-sessioner för att hjälpa lärare och utbildare att tilldela gruppuppgifter till deltagare i ett Zoom-möte.
Breakout Rooms är särskilt användbara för lärare som håller onlinekurser för elever. Låt oss säga, till exempel, för en gruppuppgift eller ett projekt kan en lärare skapa grupprum i Zoom och tilldela elever i grupper till varje grupprum. Eleverna kommer att kunna samarbeta kring uppgiften i grupp i det uppehållsrum som de tilldelats och läraren kan övervaka eleverna i varje grupprum. Precis som ett riktigt klassrum.
Hur man aktiverar Breakout Rooms
Endast "Admin"-konton kan skapa och använda Breakout Rooms i zoom. Om du är lärare på en skola, be din skolas IT-administration att aktivera Breakout Rooms-funktionen som alla lärare kan använda.
Om du har administratörsåtkomst på ditt Zoom-konto, gå sedan till zoom.us/profile, klicka på alternativet "Inställningar" under "Personligt" avsnittet till vänster och klicka på "I möte (avancerat)" ' alternativ till höger för att fortsätta.
Det andra alternativet under Advanced Meeting-inställningen skulle vara det vi är ute efter. Aktivera alternativet "Breakout Room" genom att skjuta växlingslisten bredvid den till blå.
Nu skulle du kunna dela upp mötets deltagare i separata grupper så att de kan samarbeta om uppgifter i grupper.
När du har aktiverat Breakout Rooms på ditt konto, skapa ett Zoom-möte och bjud in alla deltagare till det.
Skapa breakout-rum i ett Zoom-möte
I Zoom-mötesfönstret ser du alternativet "Breakout Rooms" i värdkontrollfältet. Klicka på den för att konfigurera Breakout Rooms för mötet som pågår.
I popup-dialogen för grupprum kan du välja antalet rum du vill dela upp deltagarna i. Klicka på rutan bredvid alternativet "Tilldela deltagare till" och ange antalet grupprum du vill skapa.
Du kan själv dela upp deltagarna genom att välja alternativet "Manuellt". Eller så kan du behålla standardalternativet "Automatisk" aktiverat för att låta Zoom proportionellt dela upp deltagare i separata grupper baserat på antalet grupprum du valde att skapa. Den visar antalet deltagare som kommer att läggas till i varje rum längst ner i dialogrutan.
När du är klar med detaljerna klickar du på knappen "Skapa rum" längst ner i dialogrutan.
Zoom kommer att skapa grupprum och slumpmässigt lägga till lika många deltagare i varje rum (så länge det är jämnt antal deltagare i mötet) om du valde alternativet "Automatisk".
Som standard kommer Breakout Rooms att heta "Breakout Room 1", "Breakout Room 2" och så vidare. Du kan byta namn på grupprummen genom att föra muspekaren över rumsnamnet och välja alternativet "Byt namn".
Flytta eller byt deltagare mellan Breakout Rooms
Om det automatiska arrangemanget av Zoom inte ser bra ut för dig, kan du flytta eller byta deltagare mellan grupperna genom att föra muspekaren över deltagarnas namn och välja antingen "Flytta till" eller "Byt".
För att flytta en viss deltagare till ett annat rum, klicka på knappen "Flytta till" bredvid personens namn (efter att ha hållit muspekaren) och välj det rum du vill tilldela dem.
På samma sätt byter du en deltagare med någon från ett annat rum genom att välja alternativet "Exchange" bredvid deras namn.
Konfigurera alternativ för Breakout Rooms
För att ytterligare anpassa grupprum för ditt möte, klicka på knappen "Alternativ" längst ned i dialogen för grupperingar.
På skärmen Alternativ kan du aktivera alternativet "Flytta alla deltagare till grupprum automatiskt" för att automatiskt tillåta och ansluta deltagarna till de tilldelade grupperna. Om du inte använder det här alternativet måste deltagarna manuellt gå med i grupprummen efter att du har öppnat rummen för åtkomst.
I alternativen kan du också konfigurera breakout-rummen så att de stängs automatiskt efter en angiven tid genom att ange det antal minuter du vill att breakout-sessionerna ska pågå i, och du kan även aktivera en "Countdown Timer" för dina deltagare att veta när ett grupprum håller på att stängas.
Starta Breakout-sessionen
Slutligen, starta Breakout-sessionen genom att öppna alla breakout-rum för deltagarna att gå med och börja arbeta med gruppuppgiften. Klicka på knappen "Öppna alla rum" längst ner.
Om du inte aktiverade alternativet att automatiskt ansluta deltagarna till grupprummen, skulle deltagarna se följande dialogruta på sina Zoom-mötesskärmar för att gå med i grupprummet som skapats för dem.
Sänd ett meddelande till alla Breakout Rooms
När dina grupprum är öppna, och alla deltagare har anslutit sig till sina respektive rum, kan du skicka ett sändningsmeddelande till dem alla genom att klicka på knappen "Sänd ett meddelande till alla" i fönstret Breakout Rooms.
Gå med i ett Breakout Room själv
Vid det här laget kan du som värd också välja att gå med i ett grupprum för att övervaka eller hjälpa deltagarna med något. I konfigurationsfönstret för Breakout Rooms, klicka på knappen "Gå med" bredvid rummet du vill gå med i.
Stänger alla Breakout Rooms
När breakoutsessionen är klar och du vill att alla deltagare ska gå med i huvudmötet igen, klicka på knappen "Stäng alla rum" i rött längst ner i dialogrutan Breakout Room.
Detta tar alla deltagare tillbaka till det huvudsakliga Zoom-mötet.
Bonustips: Förtilldela grupprum i schemalagda möten
Eftersom Breakout Rooms mestadels är användbart för lärare som tar onlinekurser, är chansen stor att du ofta schemalägger dina möten med deltagare så att alla kan rensa sina kalendrar och är tillgängliga för att gå med i mötet vid den schemalagda tiden.
Tack och lov kan du även konfigurera Breakout Rooms för schemalagda möten för att i förväg tilldela deltagare till Breakout Rooms så att du kan spara tid på att konfigurera breakoutsessioner medan mötet pågår.
För att kunna i förväg tilldela grupprum i schemalagda möten måste du aktivera alternativet för detsamma på zoom.us/account/setting-sidan.
Klicka på alternativet under "Breakout Room"-raden, som säger "Tillåt värden att tilldela deltagare till grupprum under schemaläggning".
När det är gjort, scrolla hela vägen upp och välj alternativet "Möten" under avsnittet "Personligt". Välj sedan alla möten som du vill lägga till Breakout Rooms under listan "Kommande möten".
Välj nu alternativet "Redigera detta möte" längst ned på det valda mötets sida.
Notera: Om du inte redan har något schemalagt möte klickar du på knappen "Schemalägg ett nytt möte" för att skapa ett nytt möte och konfigurera det enligt följande.
Streama längre ner på sidan för att redigera/skapa mötet för att hitta avsnittet som heter "Mötesalternativ". Kryssa i rutan bredvid alternativet som säger "Breakout Room Pre-assign".
Klicka sedan på länken "Skapa rum" för att skapa och i förväg tilldela grupprum till mötesdeltagare.
Klicka på "+"-knappen bredvid "Rum" i popup-dialogrutan för att lägga till ett Breakout Room till det schemalagda mötet.
När ett rum har skapats klickar du på fältet "Lägg till deltagare" för att skriva deltagarnamn och förtilldela dem till grupprummet.
Upprepa samma steg för alla grupprum du vill skapa. När du är klar klickar du på knappen "Spara" längst ner till höger i dialogrutan.
Äntligen sparar du mötesalternativen för det schemalagda mötet genom att klicka på knappen "Spara".
Att skapa grupprum kan vara en komplicerad process, men det är verkligen en effektiv sådan. Genom detta kan du bättre hantera dina teamsamtal, virtuella klassrum eller vilken typ av träningspass som helst.