Hur man stavningskontroll i Excel

Du kan kontrollera om det finns stavfel i en enskild cell, flera celler, hela kalkylbladet, flera kalkylblad eller hela arbetsboken i Excel.

De flesta känner till Microsoft Word och Powerpoints funktioner för stavningskontroll och autokorrigering, men vet du att MS Excel också underlättar stavningskontrollfunktionen. Det är inte lika kraftfullt och avancerat som Word, men det erbjuder grundläggande stavningskontrollfunktioner. Det låter dig kontrollera stavningen av ord i cellerna i kalkylblad och se till att dina ark är felfria.

Till skillnad från Microsoft Word och PowerPoint söker Excel inte automatiskt efter grammatikproblem eller kontrollerar din stavning när du skriver (genom att understryka dem i rött). MS Excel kommer bara att meddela dig om stavfel när du kör stavningskontrollfunktionen manuellt. Excel kontrollerar inte heller grammatikfel.

Oftast ignorerar vi stavfelen i Excel, eftersom vi ofta arbetar med siffror och formler. Men ibland måste du kontrollera om du har gjort några stavfel när du skapar några rapporter och datauppsättningar som kan ha texter som kolumn- och radetiketter eller i ett helt kalkylblad. Låt oss lära oss hur du utför en stavningskontroll i en enskild cell, flera celler, ett helt kalkylblad, flera kalkylblad samtidigt eller hela arbetsboken.

Hur man utför stavningskontroll i Excel

Du kan enkelt utföra en stavningskontroll i Microsoft Excel genom att följa dessa steg:

Det finns två sätt att köra stavningskontrollfunktionen i Excel: Du kan antingen komma åt verktyget från Excel-bandet eller genom att använda kortkommandot.

Öppna först ett kalkylblad med några stavfel och välj valfri cell. Gå till fliken "Granska", klicka på knappen "Stavning" till vänster i Korrekturgruppen i Excel Ribbon.

Alternativt kan du också trycka på kortkommandot F7 funktionstangent för att öppna stavningsdialogrutan. Om du markerar någon enskild cell i kalkylarket kommer Excel automatiskt att söka efter stavfel i hela det aktuella kalkylarket.

Hur som helst kommer det att öppna dialogrutan Stavning. Excel kommer att börja kontrollera stavfel i ditt kalkylblad och det kommer att ge förslag på korrekt stavning.

I dialogrutan Stavning väljer du ett förslag från rutan "Förslag:" och klickar på knappen "Ändra" för att korrigera stavningen av ordet. Efter att stavningen har korrigerats går den vidare till nästa fel. Den här rutan visas bara för celler med felstavade ord. Här kommer vi att välja det första ordet "Sannolikhet" från förslagslistan för att ersätta det felstavade ordet "Sannolikhet" och klicka på knappen "Ändra".

När all stavning har korrigerats kommer Excel att visa dig stavningskontrollen klar. Du är redo att gå' meddelande. Klicka på "OK" i uppmaningsrutan för att fortsätta.

Excel visar dig dialogrutan Stavning endast om det fanns några fel i arket. Om inget fel hittades visar Excel samma meddelande ovan.

Om stavningskontrollfunktionen inte fungerar (dvs. knappen "Stavning" under fliken Granska är nedtonad.) beror det förmodligen på att ditt kalkylblad är skyddat. Ta bort skyddet av ditt kalkylblad innan du kontrollerar stavfel.

Olika alternativ för stavningsdialogruta

Innan vi lär oss hur man utför stavningskontroll för celler, hela kalkylblad, flera kalkylblad eller hela arbetsboken, bör vi förstå de olika alternativen i dialogrutan Stavning och hur man anpassar dem. Du måste välja lämpliga alternativ när du korrigerar ord.

Följande är några av funktionerna du kommer att se i dialogrutan Stavning:

• Ignorera en gång – När stavningskontrollen stöter på ett ord som det identifierar som ett fel, och ordet faktiskt är korrekt för dina syften, klicka på knappen "Ignorera en gång" för att bortse från det aktuella förslaget till stavningskontrollfel. T.ex. Namn, adresser osv.
• Ignorera alla – Klicka på det här alternativet om du vill ignorera alla instanser av de nuvarande felstavade orden och behålla de ursprungliga värdena. Om du till exempel har samma namn upprepat flera gånger, klickar du på det här alternativet hoppar du över alla dessa ord utan att ändra dem och sparar tid.
• Lägg till i ordboken – Om Excel betraktar det aktuella ordet som ett fel, men det är ett korrekt ord och det du använder ganska ofta, så kan du lägga till detta felstavade ord i Microsoft Excel-lexikonet, så länge ordet används korrekt. Detta kommer att göra ordet till en del av MS-lexikonet och kommer inte att flaggas som ett fel i framtiden i någon arbetsbok såväl som i andra Microsoft-produkter.
• Förändra – När ett stavningskontrollfel upptäcks visar Excel en lista med förslag. Välj ett av de föreslagna orden och klicka på den här knappen för att ersätta det valda felstavade ordet med det korrekta.
• Ändra alla – Det här alternativet kommer att ersätta alla förekomster av ett felstavat ord såväl som det nuvarande med det valda förslaget.
• Auto-korrigering – Om du klickar på det här alternativet kan Excel korrigera det felstavade ordet automatiskt med ditt valda förslag. Det kommer också att lägga till ordet i autokorrigeringslistan, vilket innebär att om du skriver samma felstavade ord i framtiden kommer Excel automatiskt att konvertera detta till det valda förslaget.
• Ordboksspråk – Du kan ändra språket i Excel-lexikonet med den här rullgardinsmenyn.
• alternativ – Den här knappen tar dig till "Excel-alternativ" där du kan granska eller ändra standardinställningarna för stavningskontroll.
• Ångra sist – Klicka på den här knappen för att ångra din senaste åtgärd.

Anpassa inställningarna för Excel-stavningskontroll

Om du vill ändra standardinställningarna för stavningskontrollen i Excel, klicka på "Alternativ" i dialogrutan för stavning eller gå till fliken "Arkiv" och klicka på "Alternativ".

På fliken Korrektur i Excel-alternativen hittar du standardinställningarna för stavningskontrollen som du kan anpassa efter dina behov och krav.

Excel ignorerar ord som är i versaler (HEETHEN), text som innehåller siffror (Rage123), IP-/filadresser eller internetkoder och de kommer inte att betraktas som ett misstag. Dessutom flaggar den de upprepade orden som ett fel. Om du till exempel skriver "Säg hej till min lilla vän", kommer det att flagga, det ytterligare "till" som ett fel. Du kan aktivera eller inaktivera dessa alternativ om du vill.

Om du vill lägga till eller redigera Excel-ordboken, klicka på alternativet "Anpassade ordböcker".

Sedan, för att redigera listan med ord i de anpassade ordböckerna, välj "CUSTOM.DIC" under Ordbokslista och klicka på knappen "Redigera ordlista...".

Ange ordet du vill lägga till i ordboken i fältet "Ord(er):" och klicka på "Lägg till". Om du vill ta bort ett redan tillagt ord från listan, välj ett ord och klicka på "Ta bort" eller "Ta bort alla" för att ta bort alla ord. Klicka sedan på "OK" två gånger för att stänga båda dialogrutorna.

Ord som läggs till i de anpassade ordböckerna kommer inte heller att flaggas som ett fel i några andra Microsoft-produkter. Om du har lagt till ett ord i den anpassade ordlistan i Excel kommer det inte att betraktas som ett fel i Word eller Powerpoint och vice versa.

Om du vill ändra inställningarna för autokorrigering, klicka på "Autokorrigeringsalternativ" i Excel-alternativ.

Här kan du anpassa AutoCorrect-inställningarna.

När du skriver kan du ofta stava några ord fel flera gånger i ditt kalkylblad. Du kan åtgärda dessa misstag genom att lägga till dessa ord i din AutoCorrect-lista. På så sätt kommer Excel att autokorrigera dessa ord medan du skriver.

För att göra detta, skriv in det felstavade ordet i sektionen "Ersätt" och välj rätt ord från listan nedan eller skriv in det i sektionen "Med". Klicka sedan på "OK" för att ansöka.

Stavningskontroll en enskild cell/text i Excel

Excel låter dig kontrollera ett enskilt cellvärde (Word) för stavfel.

För att kontrollera stavningen av en enskild cell i ett Excel-dokument, markera cellen och dubbelklicka på den eller tryck på F2 för att gå in i redigeringsläge. Se till att du är i redigeringsläget i cellen. Om du är i redigeringsläget kommer du att placera textmarkören i cellen och "Redigera" i statusfältet i det nedre vänstra hörnet av Excel-fönstret (som visas nedan).

Klicka sedan på knappen "Stavning" på fliken Granska eller tryck på F7.

Om Excel hittar några stavningsfel kommer förslagsrutan att visas, annars visas ett meddelande med meddelandet "Stavningskontrollen är klar".

Välj rätt ord och klicka på "Ändra" för att korrigera stavningen. Klicka sedan på "OK" i dialogrutan Stavningskontroll slutförd.

Stavningskontroll flera celler/ord i ett enda kalkylblad

Om du vill stavningskontrollera flera celler tillsammans kan du göra det genom att bara markera dessa celler och använda dialogrutan Stavning. Den här metoden är användbar när du vill hoppa över namn- eller adresskolumnen från att kontrollera fel eftersom namn och adresser vanligtvis flaggas som stavfel.

Välj först de celler eller intervall eller kolumner eller rader som du vill kontrollera för stavning. Om du markerar intilliggande celler, använder du helt enkelt musen eller Skift + piltangenterna för att göra markeringen.

Om du vill markera icke-intilliggande celler (celler som inte ligger bredvid varandra), kan du trycka och hålla ned Ctrl-tangenten och klicka på de celler du vill ska markeras. Om du har ett stort antal celler att markera, tryck och släpp Skift + F8 och klicka sedan på så många celler som du vill markera dem. Tryck sedan på Skift + F8 igen för att stänga av valläget.

När du har valt cellerna byter du till fliken "Granska" och väljer "Stavning" på menyfliksområdet eller trycker på F7.

Dialogrutan Stavning visas med några förslag för att ersätta det första felstavade ordet (om Excel hittade något) i de markerade cellerna eller områdena.

Välj sedan rätt förslag, klicka på alternativet "Ändra" eller använd "AutoCorrect" för att automatiskt välja rätt stavning och gå till nästa felstavade ord.

Eller så kan du också klicka på "Ignorera en gång" för att avvisa förslaget och gå vidare till nästa felstavade ord.

När det första felstavade ordet har korrigerats kommer det att visa dig förslag på nästa felstavade ord i samma dialogruta. Välj lämpliga alternativ för att åtgärda felet. På samma sätt kan du korrigera alla felstavade ord, ett efter ett.

När alla felstavade ord har korrigerats kommer du att se meddelandet "framgång".

Stavningskontrollera hela arbetsbladet

För att stavningskontrollera ett helt kalkylblad i Excel, välj valfri cell i kalkylbladet som du vill kontrolleras eller klicka på fliken i kalkylbladet där du vill köra stavningskontrollen och klicka på alternativet 'Stavning' (eller tryck på F7 ) under fliken "Granska".

Excel kommer att börja leta efter fel och ge förslag för att korrigera dem.

När du kör stavningskontrollen kontrollerar den stavningen från den valda cellen och framåt till slutet av kalkylbladet. Om du väljer cell A1 kommer Excel att börja kontrollera alla celler i den första raden (från vänster till höger), flyttar sedan till den andra raden och kontrollerar alla celler i den andra raden (från vänster till höger) och går sedan till tredje raden och så vidare.

Om du till exempel väljer A4 går den helt enkelt igenom alla celler i rad 4 (horisontellt) och sedan rader under den. Efter att ha kontrollerat för alla celler efter A4 kommer Excel att visa dig en uppmaningsruta, "Vill du fortsätta att kontrollera i början av arket?". Klicka på "Ja" för att fortsätta stavningskontrollen från början som visas nedan.

Stavningskontroll flera ark samtidigt

I Excel kan du kontrollera stavningar för flera kalkylblad tillsammans. Här är hur:

För att kontrollera stavningen för flera kalkylblad, tryck och håll ned Ctrl-tangenten och välj de flera flikar som du vill kontrollera. Starta stavningskontroll genom att klicka på knappen "Stavning" under fliken "Granska" eller trycka på F7.

Detta kommer att starta stavningskontrollen, och ett efter ett kommer alla fel att dyka upp i dialogrutan.

Välj lämpliga alternativ för att åtgärda alla fel och en dialogruta kommer att uppmana dig att meddela dig med ett bekräftelsemeddelande.

Stavningskontrollera alla kalkylblad i en arbetsbok på en gång

Om du har många kalkylblad i din arbetsbok kan du enkelt stavningskontrollera dem alla på en gång.

För att stavningskontrollera alla kalkylblad i en arbetsbok, högerklicka på valfri kalkylbladsflik och välj "Välj alla blad" från snabbmenyn.

Detta kommer att välja alla kalkylblad i din arbetsbok. Tryck sedan på F7 eller klicka på knappen "Stavning" under fliken Granska menyfliksområdet. När alla kalkylblad är valda kommer alla flikar att visas med en vit bakgrund, som visas nedan.

Nu kommer Excel att stavningskontrollera alla kalkylblad i arbetsboken.

Stavningskontroll ord i en formel

Om du försöker kontrollera en text som är en del av formeln kommer det inte att fungera och stavningskontrollen körs tillbaka till början av kalkylbladet. Du kan bara kontrollera en text som finns inuti formelns skal i redigeringsläget.

Om du vill kontrollera stavningen av orden i en formel, dubbelklickar du på cellen med formeln eller väljer orden inuti formeln i formelfältet. Tryck sedan på F7 eller klicka på knappen "Stavning" under fliken Granska för att köra stavningskontrollen.

Markera stavfel med ett Excel VBA-makro

Du kan till och med använda Excel-makrot för att hitta och markera de felstavade orden i det aktuella kalkylbladet. För detta måste du skapa ett makro i VBA-redigeraren. Så här gör du:

Öppna först kalkylbladet där du vill markera de felstavade orden. Klicka sedan på knappen "Visual Basic" under fliken "Utvecklare" eller tryck på genvägstangenten Alt + F11 för att öppna Excel VBA-redigeraren.

I Microsoft VBA-redigeraren klickar du på menyn "Infoga" och väljer alternativet "Modul".

Kopiera och klistra sedan in följande kod i modulredigeraren:

Sub ColorMispelledCells() För varje cl i ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Sedan _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Nästa cl End Sub

Efter att ha klistrat in koden klickar du på "Kör"-knappen i verktygsfältet eller trycker på "F5"-tangenten för att köra makrot.

När du har kört makrot, kontrollera ditt kalkylblad. Och alla celler med felstavade ord skulle ha markerats som visas nedan.

Det är allt du behöver veta om stavningskontroll i Excel.