Guide för att hålla ett säkert Zoom-möte
Att gå över till samarbetsprogram online som Zoom är tillräckligt utmanande för många företag. Och nu är rapporter om att Zoom Meetings hackats av objudna gäster skrämmande för dessa företag och människor som är nya online videokonferenssystem.
Så här är vår överlevnadsguide i dessa pandemisituationer när det inte är ett alternativ att använda en gratis samarbetsprogram som Zoom. Zoom gör många saker bättre än konkurrenterna, gratis.
Vad är zoombombning?
Internet och FBI har kallat detta fiasko med hackade Zoom Meetings som "Zoom Bombing".
Zoom Bombing hackar dock inte precis ett Zoom-möte. Det är bara att dra fördel av hur Zoom Meetings skapas och drivs. Och det som är bra med det är att du kan förhindra det genom att anpassa inställningarna för ett Zoom-möte.
Anta att du skapar ett Zoom-möte och skickar inbjudningar till alla som du vill ska gå med i mötet. Det är en normal procedur och fungerar utmärkt för att snabbt skapa Zoom-möten. Men om någon stackars själ som du har skickat en inbjudan till av misstag läcker inbjudningslänken eller mailet, kan den användas av vem som helst för att gå med i mötet.
Dessa oönskade och objudna gäster i ett Zoom-möte kan sedan bomba mötet på många sätt. Den värsta Zoombombningen görs via skärmdelning.
Som standardinställningar i ett Zoom-möte kan alla deltagare dela sin skärm i ett möte. En zoombomber kan dra fördel av den här funktionen och dela osocialt eller icke-säkert innehåll via skärmdelning till alla i mötet. Vilket i huvudsak är att zoombomba ditt möte.
Hur man förhindrar zoombombning
Oönskade och objudna gäster kan enkelt bomba Zoom-möten, men det betyder inte att Zoom inte är tillräckligt säkert. Det är sättet som Zoom-möten skapas på att bombning är lättare för alla med inbjudningslänken.
Även om du inte kan kontrollera vem som kan få tag på inbjudningslänken eller skicka e-post till ditt Zoom-möte, kan du se till att alla oönskade gäster inte kan gå med i mötet.
Under omständigheter när du inte kan definiera en gäst som "oönskad" eftersom du skickar ut en öppen inbjudan till alla som vill gå med i ett möte, kan du åtminstone begränsa deltagare från att dela sitt skärminnehåll genom att endast tillåta värden att dela skärmen i ett Zoom-möte.
Inaktivera skärmdelning för deltagare
Genom att inaktivera skärmdelningsförmågan för deltagare i ett Zoom-möte kan du se till att ingen bombar mötet med oönskat innehåll.
Du kan inaktivera skärmdelning i zoom genom att öppna inställningarna för skärmdelning från värdkontrollfältet i ett Zoom-mötesfönster. Klicka på den övre pilikonen bredvid knappen Dela skärm och välj "Avancerade delningsalternativ" från menyn.
Ställ sedan in följande inställningar på skärmen för avancerade delningsalternativ:
- Hur många deltagare kan dela samtidigt?
✅ En deltagare kan dela åt gången
- Vem kan dela?
✅ Endast värd
Att begränsa skärmdelning till endast värden kan förhindra den vanligaste Zoom-bombningsmetoden som deltagarna kan utnyttja.
Du kan också permanent begränsa skärmdelning endast till värden från inställningssidan för ditt Zoom-konto. För det öppnar du länken zoom.us/profile/setting i en webbläsare och loggar in på ditt konto.
På fliken "Möten" på inställningsskärmen för ditt Zoom-konto, rulla ner tills du ser alternativen "Skärmdelning" under avsnittet "Möte (grundläggande). Ändra sedan inställningen "Vem kan dela?" till "Endast värd" och klicka på knappen Spara.
Nu kommer varje Zoom-möte som du ställer in att ha skärmdelning inaktiverad för deltagarna. Det är bara du som kan dela skärmen i mötet.
Skapa ett väntrum för att manuellt godkänna vem som kan gå med i mötet
För att begränsa oönskade gäster från att ens gå med i ditt Zoom-möte kan du skapa ett väntrum för att individuellt godkänna personer som vill delta i mötet.
Väntrum i Zoom låter dig styra vem som kan gå med i mötet oavsett vilken inbjudningslänk de har fått.
För att aktivera Waiting Room, öppna zoom.us/profile/setting-sidan i en webbläsare och logga in med ditt Zoom-konto. Scrolla sedan ner på sidan tills du ser alternativet "Väntrum" under avsnittet "I möte (avancerat)". Du kan också söka efter "Väntrum" på sidan genom att använda genvägen "Ctrl + F".
Slå på vippknappen bredvid "Väntrum" för att aktivera funktionen.
Nu när en inbjuden försöker gå med i mötet kommer du att se ett popup-fönster i fältet Värdkontroller i Zoom-mötesfönstret med för att "släppa in" personen i mötet eller "Se väntrummet". Klicka på "Admit" om du vill tillåta den inbjudna.
För att se väntrummet i Zoom klickar du på alternativet "Hantera deltagare" på värdkontrollfältet för att öppna fönstret med deltagarlistan på höger sida av skärmen.
Om du har några deltagare i väntrummet kommer de att visas högst upp på deltagarlistan under avsnittet "## personer väntar". Håll muspekaren över namnet på den deltagare som du vill tillåta in i mötet och klicka på knappen "Admit".
För att inaktivera väntrummet för ett visst Zoom-möte, klicka på knappen "Mer" under deltagarlistan i mötesfönstret och avmarkera alternativet "Placera deltagare i väntrummet vid inträde".
På så sätt kan du inaktivera eller aktivera Waiting Room i farten när du vill.
Lås ett Zoom-möte
Att låsa ett Zoom-möte är det enklaste sättet att blockera oönskade gäster från att delta i ditt möte. När alla deltagare som du personligen bjudit in har gått med i mötet kan du låsa det så att ingen annan kan komma in.
Klicka på alternativet "Hantera deltagare" i Zoom-mötesfönstret för att öppna deltagarnas listvy. Klicka sedan på knappen "Mer" längst ned i deltagarlistan och välj alternativet "Lås möte" från menyn.
En bekräftelsedialog kommer att visas på skärmen för att se till att du förstår vad som händer när du låser ett möte. Klicka på "Ja" för att bekräfta.
När du vill släppa in någon i ett låst mötesrum kan du låsa upp mötet tillfälligt från samma meny. Bara den här gången kommer du att se alternativet "Lås upp möte".
Lås mötet igen efter att ha tillåtit någon att komma in, så det är säkert från oönskade och objudna gäster.
Slutsats
För att skydda dina Zoom-möten från Zoom-bombning måste du se till att skärmdelning endast är aktiverat för mötesvärden och använda antingen ett väntrum eller låsa Zoom-mötet för att hålla oönskade personer borta från att ta sig in i ditt möte.