Ha väntrum i dina möten för att hålla dem säkra och fria från störningar
Väntrum är en mycket eftertraktad funktion i ekosystemet för virtuella konferenser. De skyddar dina möten från alla säkerhetsolyckor som att oönskade personer tappar och stör hela mötet. Omfattningen av hur katastrofal det kunde vara blev helt klart tidigare i år i form av Zoombombings.
Ända sedan dess har alla mötesvärdar, oavsett om de är värdar för professionella möten eller klasser, insett vikten av ett väntrum.
Vad är ett väntrum?
Ett väntrum i ett virtuellt mötesekosystem är en slags buffert. Alla mötesdeltagare går igenom det innan de släpps in i mötesrummet. Mötesvärden har fullständig kontroll över vem som ska släppa in till mötet. På så sätt kan alla objudna gäster inte bara komma in i mötet. Som du kan se är de mycket funktionella och nödvändiga för att skydda dina möten.
Hur man använder ett väntrum i Webex
Webex-användare har bett om ett väntrum eller en lobby i möten i evigheter där deltagarna kan vänta innan de går med i mötet. Tidigare kunde man ha ett väntrum i Personliga mötesrum, men inte i schemalagda möten. Men Webex Meeting version 40.9 har ändrat det.
Hur man använder väntrummet i ett personligt mötesrum
Varje Webex-användare har ett personligt mötesrum i Webex som har en anpassningsbar länk och som aldrig upphör att gälla. Den är unik för bara dig och är alltid tillgänglig; du behöver inte förboka den för att använda den. Alla improviserade möten som du har i Webex äger rum i detta personliga mötesrum.
Nu, som standard, har möten i ett personligt rum inte heller något väntrum. Men du kan konfigurera inställningarna för att ha en. Webex har möjlighet att låsa mötena. När ett möte är låst kommer alla deltagare som försöker gå med i lobbyn istället. Värden kan sedan släppa in dem om de vill.
För att låsa ett personligt rumsmöte, gå till mötesverktygsfältet och klicka på ikonen "Fler alternativ" (meny med tre punkter).
Slå sedan på reglaget för alternativet "Lås möte" från menyn.
Alla deltagare som går med efter att du har låst mötet måste vänta i lobbyn. Du får ett meddelande på skärmen om att det finns deltagare som väntar i lobbyn. Klicka på den för att se listan.
Du kan släppa in dem alla med ett enda klick genom att markera dem alla, eller bara släppa in de deltagare som du vill släppa in. Välj deltagarna och klicka på "Admit"-knappen.
Nu måste du göra detta för varje personligt rumsmöte som du vill låsa. Men med tanke på att du kommer att vara den första i mötet eftersom det är improviserat, är det inte så stora problem. Denna lösning är perfekt för personer som kanske inte vill ha ett väntrum i varje möte.
Men för människor som vill ha väntrummets funktionalitet som standard i alla möten, det finns ett annat sätt. Genom att konfigurera denna lilla inställning låses varje personligt rumsmöte automatiskt så fort det startar.
Gå till webex.com och logga in på ditt Webex Meeting-utrymme. Från navigeringsmenyn till vänster klickar du på "Inställningar".
Gå sedan till "Mitt personliga rum".
Dina personliga rumsinställningar öppnas. Rulla ned till inställningen "Automatiskt lås". Klicka sedan på kryssrutan bredvid den för att välja den.
När du väljer den blir rullgardinsmenyn för tid klickbar. Klicka på den och välj "0" från alternativen.
Klicka sedan på knappen "Spara".
Nu kommer alla dina personliga mötesrum att ha ett väntrum som standard.
Notera: För att kunna släppa in personer från lobbyn i ett låst möte bör du använda Webex Meetings-skrivbordsappen, Webex Teams-skrivbordsappen eller Cisco Webex molnregistrerad rum eller skrivbordsenhet. Annars kommer du inte att kunna släppa in personer utan att låsa upp mötet.
Hur man använder ett väntrum med ett schemalagt möte
För schemalagda möten är det särskilt viktigt att ha ett väntrum. Om andra deltagare kommer före värden ska de vara i väntrummet där värden kan släppa in dem.
Men tidigare kunde du inte ha denna väntrumsfunktion i ett planerat möte på Webex. Eventuella deltagare som kom före värden kunde inte gå med i mötet alls om mötet var låst. De var tvungna att uppdatera och försöka gå med i mötet igen efter att värden anlänt. Som du kan föreställa dig är det inte alls intuitivt. Hur ska en deltagare veta om värdens ankomst till mötet?
Men från Webex 40.9 och framåt kan du ha ett väntrum för gäster i schemalagda möten. Gäster är användare som antingen inte är inloggade på sina Webex-konton eller externa användare som inte har ett Webex-konto på din webbplats. Så alla gäster som kommer före värden får vänta i mötesrummet. Men alla organisationsmedlemmar som kommer före värden kommer att kunna gå med direkt.
Gå till webex.com och logga in på din mötesplats. Gå sedan till "Möten" från navigeringsmenyn till vänster.
Klicka på knappen "Schemalägg" för att schemalägga ett nytt möte.
Eller så kan du också redigera ett tidigare schemalagt möte med de nya inställningarna. Öppna mötet och klicka på knappen "Redigera".
Sedan, efter att ha schemalagt mötet som du skulle, scrolla ner och klicka på "Visa avancerade alternativ".
Några alternativ kommer att expandera under den. Klicka på "Schemaläggningsalternativ".
I Schemaläggningsalternativ, gå till "Olåsta möten". Standardinställningen för detta alternativ är inställd på "Gäster kan gå med i mötet". Klicka på alternativknappen för "Gäster vänta i lobbyn tills värden släpper in dem" för att välja det.
Nu, precis som med inställningarna för ditt personliga mötesrum, kommer du att se alternativet för "Automatiskt lås". Det kan leda till att du undrar varför du bara inte kan låsa mötet för att aktivera väntrummet som med personliga mötesrum.
Att bara låsa mötet utan att aktivera den tidigare inställningen skapar inte ett väntrum för gäster som kommer före värden. Istället gick de direkt in i mötet. Så det är viktigt att aktivera det föregående alternativet. Men det är också viktigt att komma ihåg att det bara skapar ett väntrum tills du har gått med i mötet. För att skapa ett väntrum för efteråt måste du låsa mötet.
Nu kan du aktivera "Automatisk lås" medan du schemalägger mötet, eller så kan du låsa mötet från mötesverktygsfältet efter att du har gått med i mötet; det är helt upp till dig. När mötet är låst måste alla deltagare, gäster och organisationsmedlemmar gå genom väntrummet.
Klicka slutligen på knappen "Spara" eller "Schemalägg".
För schemalagda möten finns det inget allmänt alternativ som skapar ett väntrum för varje möte. Du måste utföra dessa steg för varje möte du schemalägger.
Väntrum i ett virtuellt möte är oerhört viktigt för att undvika eventuella missöden. Och även om du kan ha ett väntrum i Webex-möten, är mekaniken inte så enkel och okomplicerad. Men när du väl vet hur du gör kan du se till att dina möten är så säkra som de borde vara.