Vad är en CSV-fil och hur öppnar eller skapar man den?

En omfattande guide om vad en CSV-fil är och hur man skapar, öppnar, importerar eller exporterar den.

En CSV-fil hänvisar till filtillägget "Comma-separated value", som låter dig lagra tabelldata för att hantera datamängder eller databaser. Det är en vanlig textfil som endast kan innehålla siffror och textvärden som är separerade eller avgränsade med kommatecken.

CSV är ett mycket populärt och mångsidigt filformat som ofta används för att utbyta data mellan olika applikationer. Eftersom de är lätta att organisera och manipulera, används CSV-filer i stor utsträckning i konsument-, affärs-, finans- och vetenskapliga tillämpningar. Många program erbjuder alternativ för att importera eller exportera filer i CSV-format.

I den här artikeln kommer vi att diskutera vad som är CSV-fil, hur man skapar och redigerar dem, hur man öppnar en CSV-fil och hur man importerar/exporterar en CSV-fil.

Vad är en CSV-fil och vad är dess struktur?

En CSV-fil som ibland kallas för teckenseparerade värden eller kommaavgränsade filer är vilken fil som helst som slutar med ".csv". Det är ett vanligt datautbytesformat som används av kalkylblads- eller databasprogram som Microsoft Excel, Google Sheets, MySQL, etc. CSV gör det enkelt att överföra komplexa data mellan applikationer som inte kan prata med varandra, så länge som båda apparna stöder CSV-format.

CSV-filer kan bara innehålla bokstäver, siffror och tecken (utskrivbara ASCII- eller Unicode-tecken), som är separerade (eller avgränsade) med kommatecken. Eftersom de är vanliga textfiler är CSV-filer lätta att importera eller exportera. Med CSV-filer kan du enkelt exportera stor och komplex information från ett program och sedan importera informationen i den CSV-filen till ett annat program.

I CSV-filer är värden vanligtvis avgränsade med kommatecken, men ibland kan de använda andra tecken för att separera värden, inklusive:

  • Semikolon (;)
  • Tab (\t)
  • Plats ( )
  • Enkla eller dubbla citattecken (”) (“”)
  • Rör (|)

Struktur för CSV-fil

En CSV-fil har en enkel struktur och den stavas faktiskt med sitt namn (kommaseparerade värden). CSV-filer använder ett kommatecken för att separera varje specifikt datavärde (kolumner) på en rad, och olika rader visas på olika rader. Till exempel, när du konverterar en tabell med data till en CSV-fil, innehåller den första raden/raden kolumnrubriker (avgränsade) i tabellen, sedan innehåller varje rad en rad i tabellen.

Det kommer att förstås bättre med ett exempel. Låt oss säga att du har det här kalkylarket som innehåller en datatabell:

Och så här ser ovanstående data ut i en CSV-formaterad fil:

Förnamn, Efternamn, Kön, Land Franklyn, Okänd, Man, Frankrike Loreta, Curren, Kvinna, Frankrike Philip, Herre, Man, Frankrike Shavon, Benito, Kvinna, Frankrike Shavonne, Pia, Kvinna, Frankrike

CSV-filen kan vara mer komplicerad än så här med fler fält eller värden på varje rad och kan innehålla tusentals rader. CSV-filer kommer inte att stödja några teckensnitt, design eller formatering, de bär bara vanlig text. Denna enkelhet är det som gör CSV-filen till en favoritfil för export och import av data till andra program.

Skapa en CSV-fil

Det finns två sätt att skapa en CSV-fil – ett, du kan skapa en CSV-fil genom att exportera eller spara en fil i CSV-format med applikationer; två, skapa en CSV-fil med en textredigerare.

Skapa en CSV-fil med textredigeraren

Du behöver inte ett dedikerat kalkylblad eller databasprogram för att skapa en CSV-fil, du kan skapa en CSV-fil med valfri textredigerare som Anteckningar, Vim, Anteckningar++, etc. Allt du behöver göra är att ange en sträng med värden ( kolumner), som är separerade med kommatecken, och rader separeras av rader. Så här, hur:

Öppna först en textredigerare som Anteckningar och ange sedan kolumnnamnen eller första raden med data (en post) separerade med kommatecken på den första raden. Till exempel skriver vi följande rubriker på filraden:

Namn, kön, land, ålder

Och se till att skriva utan onödigt utrymme i strängen.

Skriv sedan dina värden på den andra raden, med samma format som den första raden. Här anger vi det faktiska namnet, följt av kön, följt av land och sedan ålder. 

Dulce, Kvinna, USA, 32

Fortsätt att skriva dina värden för varje objekt på varje följande rad. Om du vill lämna några fält (värde) tomma, se till att lägga till kommatecken, annars kommer de återstående fälten på raden att flyttas åt vänster när du importerar filen till en tabell. I exemplet nedan utelämnade vi landsfältet på den sjunde raden, men vi lade till ett kommatecken för att lämna en tom cell när vi döljer data i tabellen.

Regler för att skapa CSV-filer

Internet Engineering Task Force (IETF) definierar hur en CSV-fil ska struktureras och formateras med standarden 'RFC4180'. Enligt detta finns det några fler regler du behöver följa för att formatera data i en CSV-fil. Här står 'CRLF' för 'carriage return' och en 'linefeed', vilket betyder en radbrytning.

  • Håll varje rad med data på en separat rad, åtskilda av en radbrytning (CRLF).
Philip, man, Frankrike, 36
  • Du behöver inte följa den sista raden med data (raden) med en radbrytning.
Philip, Man, Frankrike, 36 Mara, Kvinna, Storbritannien, 25
  • Du kan inkludera en valfri rubrikrad med en lista över kolumnnamnen på den första raden i filen med samma format som resten av raderna. Rubrikerna kan innehålla namn som är relaterade till fälten i filen.
Förnamn, Efternamn, Kön, Land Philip, Man, Frankrike, 36 Mara, Kvinna, Storbritannien, 25
  • Se till att varje fält i rubriklistan och varje post är avgränsade med kommatecken. Varje post/rad ska innehålla samma antal fält i hela filen. Och det sista fältet i raden får inte följas av ett kommatecken.
Förnamn, Efternamn, Kön, Land Shavon, Benito, Kvinna, Frankrike
  • Om du omger fält med dubbla citattecken, kanske dubbla citattecken inte visas i fälten.
"Sherron","Kvinna","Storbritannien","65" Belinda,Kvinna,Island,68
  • Om du vill att kommatecken, dubbla citattecken, semikolon eller radbrytningar ska visas i fälten, omslut sedan fälten med dubbla citattecken.
Shavonne,Kvinna,"Fra;nce","10 000"

När du är klar med att knyta dina data i Anteckningar (textredigerare), klicka på "Arkiv"-menyn och välj alternativet "Spara" eller tryck på Ctrl+S.

Skriv sedan namnet på filen och avsluta filnamnet med filtillägget ".csv".

Välj sedan alternativet "Alla filer (*.*)" i rullgardinsmenyn "Spara som typ" och klicka sedan på knappen "Spara".

Det är allt som krävs för att skapa en CSV-fil med en textredigerare.

Skapa en CSV-fil med hjälp av kalkylbladsapplikationer

Det enklaste sättet att skapa en CSV-fil är att exportera en fil till CSV-format eller spara den i CSV-format. De flesta kalkylblad, databaser och andra applikationer ger dig alternativ att antingen exportera data till CSV-filer eller spara dem som CSV-filer. Du kan också ladda ner datamängden i en CSV-fil. I många applikationer skapas en CSV-fil genom att klicka på "Arkiv"-menyn och välja alternativet "Exportera" eller "Spara som".

Använder Microsoft Excel

Microsoft Excel låter dig spara en fil som en CSV-fil med funktionen "Spara som". För att skapa en CSV-fil med Microsoft Excel, öppna Excel och öppna sedan den befintliga filen du vill spara i CSV-format eller skapa ett nytt dokument.

För att skapa ett nytt dokument för CSV, lägg först till en kolumnrubrik eller ett fältnamn för varje databit som du vill infoga (t.ex. förnamn, efternamn, adress, stad, stat och postnummer) i cellerna i rad 1 överst i arbetsbladet.

Ange sedan dina data i kalkylarket i lämpliga kolumner. Det ska bara finnas en skiva i rad.

För att spara ditt kalkylark som en CSV-fil, klicka på "Arkiv" och välj alternativet "Spara som".

På sidan eller fönstret Spara som skriver du namnet på din fil i fältet "Filnamn".

Välj sedan "CSV UTF-8(kommaseparerad) (*.csv)" eller "CSV (kommaavgränsad) (*.csv)"-format från rullgardinsmenyn "Spara som typ:" och klicka på knappen "Spara" .

När du klickar på "Spara" sparas bara det aktiva arket som en CSV-fil. Du har nu skapat en CSV-fil med Excel.

Använder Google Sheets

Med Google Sheets kan du ladda ner kalkylarket som en CSV-fil med nedladdningsfunktionen. För att göra det, öppna kalkylarket som du vill ladda ner som en CSV-fil i Google Sheets. Eller så kan du skapa ett nytt kalkylark i Google Sheets som vi gjorde i avsnittet ovan.

När du är klar med att ange dina data i kalkylarket klickar du på "Arkiv"-menyn, expanderar sedan undermenyn "Ladda ner" och väljer alternativet "Kommaseparerade värden (.csv, aktuellt ark)".

Detta kommer att ladda ned det aktuella arket i kalkylarket som en CSV-fil. Excel- och Google-ark kan innehålla formler, stil, bilder, formatering och andra saker, men de överförs inte till CSV-filen.

Obs: Även om de flesta kalkylarksprogram stöder flera ark, stöder inte CSV-formatet "ark" eller "flikar" och informationen på tilläggsarken kommer inte att registreras i CSV när du exporterar eller sparar filen. Endast det aktuella arket sparas.

Öppna en CSV-fil

Eftersom CSV-filer är så enkla kan de enkelt öppnas med vilken textredigerare som helst (som Notepad) eller ett kalkylarksprogram (som Microsoft Excel, Google Sheets). I de flesta av dessa program kan du bara klicka på Arkiv > Öppna och välja CSV-filen för att öppna den.

Öppna en CSV-fil i en textredigerare (Anteckningar)

På grund av dess enkelhet kan alla textredigerare som kan öppna en ".txt"-fil öppna en ".csv"-fil. När du öppnar en CSV-fil i en textredigerare som Anteckningar, kommer den inte att visa dig formaterad eller strukturerad data. Istället kommer det bara att visa dig värdena separerade med kommatecken eller annan avgränsare.

Anteckningar kan dock ha problem med att öppna CSV-filen om det är en stor CSV-fil (fil med storlek i GB). Försök i så fall att använda en mer kraftfull textredigerare som Notepad++, Vim, Sublime Text, etc. Notepad ger ett enkelt och enkelt sätt att visa CSV-filen.

För att öppna en CSV-fil i Anteckningar eller din standardtextredigerare, högerklicka på CSV-filen i filhanteraren eller Windows Utforskaren och välj sedan "Redigera" (om du har Windows 11, välj "Visa fler alternativ och välj sedan "Redigera" '). Alternativt kan du högerklicka på filen, flytta markören till alternativet "Öppna med" och sedan välja "Anteckningar" eller någon annan textredigerare.

Nu kommer du att se data i CSV-filen i klartext.

Du kan också öppna den textredigerare du väljer, klicka sedan på "Arkiv" och sedan på "Öppna".

I dialogrutan "Fil Öppna", navigera till CSV-filen och välj den. Klicka sedan på "Öppna"

Nu kan du läsa och redigera data som du skulle med vilken annan fil som helst.

Öppna en CSV-fil i Microsoft Excel

Även om du enkelt kan visa en CSV-fil med en enkel textredigerare utan att behöva ett kalkylprogram som MS Excel, är det inte estetiskt tilltalande. De flesta kalkylbladsprogram kan öppna och ändra CSV-filer, vilket också gör dem lättare att förstå.

Om du har Microsoft Excel installerat på din dator kommer det att vara standardprogrammet för att öppna '.csv'-filerna. Genom att bara dubbelklicka på CSV-filen öppnas den i Excel. Om den inte öppnas i Excel kan du högerklicka på CSV-filen och välja "Öppna med" och välja "Excel".

Alternativt, om du redan har Excel öppet, klicka på fliken "Arkiv" och klicka sedan på "Öppna".

I fönstret "Öppna" navigerar du till platsen som innehåller din CSV-fil. Om du inte kan hitta filen du vill öppna klickar du på rullgardinsmenyn bredvid fältet "Filnamn" och ändrar filtypen till "Textfiler (*.prn, *.txt, *.csv)" . Detta visar endast textfilerna på den valda platsen.

När du hittat filen, välj den och klicka på "Öppna" för att öppna den i Excel.

Obs! Om värdena i CSV-filen inte är avgränsade med kommatecken (,), kanske värdena inte separeras i enskilda celler i kolumner, och alla värden i rader kan grupperas i en enda kolumn.

Öppna en CSV-fil i Google Kalkylark

Om du inte har betalt kalkylprogram som Microsoft Excel kan du använda gratis kalkylarksprogram som Google Sheets för att visa/redigera din CSV-fil online. Att öppna en CSV-fil i Google Sheets är lika enkelt som Microsoft Excel.

Öppna först en tom kalkylarksfil i Google Sheets. I menyraden klickar du på "Arkiv" och klickar på "Öppna".

I dialogrutan Öppna en fil väljer du fliken "Ladda upp" och klickar på knappen "Välj en fil från din enhet". Eller, om du redan har laddat upp din CSV-fil till din Google Drive, välj den sedan på fliken "Min enhet" och klicka på "Öppna". Du kan också dra och släppa filen från din dator till dialogfönstret "Öppna en fil".

Hitta sedan CSV-filen du vill öppna på din lokala enhet, välj den och klicka på "Öppna" för att ladda upp filen.

När filen har laddats upp kommer den automatiskt att formateras och laddas in i det aktuella tomma arket. Nu kan du redigera filen som du skulle göra med vilken annan fil som helst.

Du kan också installera och använda den kostnadsfria kontorssviten LibreOffice Calc för att öppna och redigera dina CSV-filer.

Visa en CSV-fil med PowerShell

Du kan också visa och läsa en befintlig CSV-fil i Windows PowerShell med hjälp av Importera-CSV cmdlet. Här är hur:

Öppna först Windows PowerShell och använd kommandot "cd" för att ändra katalogen till den där din CSV-fil finns. Till exempel använder vi följande kommandoändringskatalog i vårt system:

cd C:\Users\rajst\Documents

Skriv sedan in följande kommando och tryck på Enter:

Import-Csv .csv

Se till att ersätta med filnamnet på din CSV-fil i kommandot ovan:

Import-Csv Contact.csv

Och filnamn bör inte innehålla någon avgränsare (som mellanslag) i namnet. Kommandot ovan kommer att konvertera innehållet i CSV-filen och visa det för dig i en lista som visas nedan.

Importera en CSV-fil till en applikation

Många program använder CSV-filer för att importera data. Oavsett om det är en kontaktlista från Google Kontakter, datauppsättning från ett kalkylprogram eller en stor mängd information från ett databasprogram, kan du använda CSV-filer för att exportera data. Sedan kan de CSV-filerna användas för att importera data till alla program som stöder den typen av data. Dessutom, om fälten eller värdena i CSV-filerna är avgränsade av andra avgränsare (förutom ett kommatecken), är det bästa sättet att öppna filen att importera den till programmet.

Du kan hitta alternativen "Importera", "Importera CSV", Importera/Exportera eller "Importera kommaseparerade värden" i program som stöder CSV-filer för att importera data till dem. Låt oss se hur man importerar CSV-filer till olika applikationer.

Importera en CSV-fil till Excel

Ibland, när du får filer från Internet eller tar emot filer från en kollega, kan de vara i CSV-format. När du försöker öppna CSV-filerna direkt i Excel kan det också orsaka problem. Så det bästa sättet att öppna filen i Excel är att importera data till Excel så att data inte ändras.

För att importera data i Excel, öppna Excel-programmet och skapa en ny arbetsbok eller öppna en befintlig. Gå till fliken "Data" och klicka på knappen "Från text/CSV" från avsnittet Hämta och transformera data i menyfliksområdet.

I dialogrutan Importera data väljer du CSV-filen som du vill importera till ditt Excel-program och klickar på "Importera".

Ett annat fönster kommer att visas, här väljer du din avgränsare (komma) och klickar på "Ladda in".

CSV-filerna kommer att importeras till ett nytt Excel-ark som en tabell.

Normalt, när du importerar en CSV-fil till en Excel-arbetsbok, kommer data att importeras till ett nytt kalkylblad med samma namn. Men om du vill importera data till en specifik plats i det aktuella kalkylarket, följ dessa steg:

För att importera en CSV-fil till en specifik plats i det aktuella kalkylarketöppnar du kalkylbladet där du vill importera data. Byt sedan till fliken "Data" och klicka på knappen "Från text/CSV". Välj sedan den CSV-fil du vill importera.

I nästa fönster, klicka på rullgardinsmenyn bredvid knappen "Ladda" och välj alternativet "Ladda till".

En liten dialogruta för import av data visas. Välj här alternativet "Befintligt kalkylblad" och klicka på intervallvalsknappen (uppåtpil) för att välja cellintervallet.

Välj sedan intervallet av celler där du vill infoga innehållet i CSV-filen i det aktuella arket. När du har valt intervallet klickar du på den lilla "nedåtpilen" i det komprimerade fönstret Importera data.

Klicka slutligen på "OK" för att importera data.

Nu importeras CSV-filen till ett befintligt kalkylblad på den valda platsen.

Importera en CSV-fil till Google Sheets

Att importera CSV-filer till Google Kalkylark är enklare än Excel. Dessutom ger Google Sheets dig några fler importalternativ än Excel. Så här kan du importera CSV-filer till Google Kalkylark:

Öppna först ett nytt kalkylark eller en befintlig fil i Google Sheets. I menyraden väljer du menyn "Arkiv" och klickar sedan på alternativet "Importera".

I dialogfönstret Importera fil väljer du fliken "Ladda upp" och klickar på knappen "Välj en fil från din enhet" eller drar och släpper filen här från din lokala enhet.

När filen har laddats upp visas en annan dialogruta för "Importera fil". Välj här din importplats och separatortyp (avgränsare) och klicka på knappen "Importera data" för att importera CSV-filen.

I rullgardinsmenyn Importera plats har du olika alternativ för var du vill ladda din CSV-data i Google Kalkylark. Välj lämpligt alternativ.

  • Skapa nytt kalkylblad – Välj det här alternativet för att skapa en ny kalkylarksfil på din Google-enhet och importera dina CSV-fildata till den.Filnamnet kommer att vara detsamma som ditt CSV-filnamn.
  • Infoga nya blad – Välj det här alternativet för att infoga ett nytt ark (med CSV-filnamnet) i det aktuella kalkylarket och ladda in data i det.
  • Byt ut kalkylblad – Det här alternativet kommer att ersätta hela det aktuella kalkylarket med endast ett ark med CSV-fildata.
  • Byt ut nuvarande ark – Det här alternativet låter dig endast ersätta det aktuella arket/fliken i kalkylarket med innehållet i CSV-filen.
  • Bifoga till aktuellt blad – Välj det här alternativet om du lägger till CSV-fildata i slutet av den aktuella arkdatan.

Låt oss säga att du har en ofullständig kontaktlista eller kunddata, och din kollega skickade en CSV-fil till dig som innehåller resten av informationen. Du kan använda det här alternativet för att sammanfoga din kollegas data i slutet av dina data i det aktuella arket.

Du har till exempel den här ofullständiga kontaktlistan i ditt kalkylark:

För att lägga till CSV-filen till detta aktuella ark, välj CSV-filen i dialogfönstret "Importera data", välj alternativet "Lägg till aktuellt ark" för Importera plats och klicka på "Importera data".

Detta kommer att lägga till CSV-fildata i slutet av det aktuella arkets datauppsättning som visas nedan.

  • Ersätt data vid vald cell – Detta alternativ kommer att ersätta data i den valda cellen med CSV-fildata.

För att göra detta, välj först cellen eller området där du vill ersätta data.

Välj sedan alternativet "Importera" från menyn "Arkiv" och välj CSV-filen. I dialogrutan "Importera fil", välj "Ersätt data vid vald cell" för importplatsen och välj knappen "Importera data".

Detta kommer att ersätta data på den valda cellplatsen med data från din CSV-fil.

Importera en CSV-fil till Google Kontakter

Google accepterar endast ".CSV"-filen eller "Vcard"-filen för att importera kontaktlistan till Google Kontakter. Om du vill importera en kontaktlista från en CSV-fil till Google Kontakter, följ dessa steg:

Öppna först Google Kontakter genom att klicka på svammelknappen på Google-sidan och välja "Kontakter" i rullgardinsmenyn.

På sidan Google Kontakter klickar du på knappen "Importera" på navigeringspanelen.

Ett fönster för import av kontakter visas. Där klickar du på knappen "Välj fil".

Välj sedan din CSV-fil i filuppladdningsfönstret och klicka på "Öppna"

När filen har laddats upp kommer ditt CSV-filnamn att visas bredvid knappen "Välj fil". Klicka sedan på alternativet "Importera".

Kontaktlistan från CSV-filen kommer att importeras till din Google Kontakter-app.

De flesta kalkylbladsapplikationer, databasprogram och andra applikationer ger möjlighet att importera CSV-filer, men de enda stegen för att komma åt det alternativet kan skilja sig något. Du hittar importfunktionen under "Arkiv"-menyn i de flesta appar.

Det är allt du behöver veta om CSV-filer, hur man skapar dem, hur man öppnar dem och hur man importerar och använder dem.