Den mest omfattande guiden för att bli en Microsoft Teams-guide
Microsoft Teams är en av de bästa Workstream Collaboration-apparna som finns. Den har massor av funktioner med bara ett mål: att göra samarbete mellan team enkelt och fjärrarbete så smidigt som det kan vara.
Den mest omfattande guiden för att bli en Microsoft Teams-guide
Faktum är att för många människor har arbete utanför platsen ökat produktiviteten och Microsoft Teams är en stor del av det. Men om du är ny på det kan det kännas lite överväldigande. Lita på oss dock. När du väl fått kläm på det kommer du att inse vad alla andra tjatar om.
Här är allt du behöver veta för att inte bara komma igång med Microsoft Teams utan bli en Microsoft Teams-guide!
Teams och kanaler – Hub för lagarbete
Team och kanaler är byggstenarna i Microsoft Teams. De är de bokstavliga fysiska förkroppsligandena av hela konceptet med lagarbete och samarbete bakom Microsoft Teams.
Om du går med i någon annans organisation på Microsoft Teams, skulle vissa team och kanaler redan finnas. Och de lägger till dig i relevanta team. Lagen består vidare av kanaler. Kanaler kan vara representativa för vad som helst, olika avdelningar, projekt, evenemang etc. som ett team hanterar.
Så om ditt team har en marknadsförings- och försäljningsavdelning kan dessa vara två av de många kanalerna i det. Men om du bara tillhör en avdelning skulle lagägaren bara lägga till dig i den kanalen. Förutom de ytterligare kanalerna som du kan skapa, har varje team en allmän kanal där alla teammedlemmar kan kommunicera och samarbeta. Du kan vara värd för möten, dela filer, kommunicera med andra teammedlemmar och göra mycket mer i kanaler.
Du kan skapa ett nytt team, en ny kanal, till och med en privat kanal även om du inte är ägare till laget. Privata kanaler är precis vad deras namn antyder, de är hemliga kanaler som endast är inbjudna, och inga andra teammedlemmar (förutom ägaren) vet ens att de finns.
👉 Kolla in våra intrikata guider om hur du skapar och hanterar ditt eget team och kanaler, och gå sedan ett steg längre för att lära dig mer om privata kanaler.
Men om du inte går med i någon annans organisation utan istället skapar din egen, före allt annat, måste du lära dig hur du ställer in Microsoft Teams. Vår guide om hur du ställer in och använder Microsoft Teams kan hjälpa dig i ditt uppdrag.
Samarbete i kanaler med flikar
Hierarkin i Microsoft Teams följer så här: Team består av kanaler och kanaler har dessutom flikar. Så, vad är dessa flikar egentligen? Flikar är snabba genvägar i kanaler och en av platserna där verkligt samarbete kan ske.
Varje kanal har tre flikar som standard: Inlägg, Filer och Wiki. Inläggsfliken är där alla konversationer sker. Fliken Filer innehåller en snabb väg till alla filer som delas i kanalen. Men du kan verkligen låsa upp deras potential genom att lägga till filer och integrerade appar som flikar.
Integrerade appar är en av de mest kraftfulla funktionerna i Microsoft Teams. Deras existens i ekosystemet är det som skiljer appen från andra. Och möjligheten att lägga till dem som flikar lägger bara till körsbäret på toppen. Eftersom alla flikar är tillgängliga för teammedlemmar kan du enkelt och snabbt samarbeta med andra i alla filer eller appar efter att ha lagt till dem som flikar. Kom att tänka på det, flikar tar "samarbetet" in i samarbetet i Microsoft Teams.
👉 Lär dig hur du lägger till filer och appar som flikar i Microsoft Teams och samarbetar.
Möten i Microsoft Teams
Ingen Workstream Collaboration-app är komplett utan möten. Och Microsoft Teams gör det ganska fantastiskt. Oavsett om det är privata möten, kanalmöten, 1:1-möten eller schemalagda möten, låter Microsoft Teams dig göra allt.
Du kan ha möten med medlemmarna i dina organisationer, såväl som personer utanför organisationen. Faktum är att du till och med kan ha möten med personer som inte är Microsoft Teams-användare. Dessa människor kallas gäster i Teams-världen, och alla möten med dem skulle bara vara som möten med Microsoft Teams-användare; appen diskriminerar inte.
👉 Vår guide till att använda Microsoft Teams för möten kommer att göra en expert i alla frågor som rör mötena, och du får till och med några extra tips på vägen.
Du kan också schemalägga möten i Microsoft Teams så att alla kan ha koll på det och hantera sitt schema därefter. Tidigare var det bara Microsoft 365 Business-användare som hade tillgång till funktionen. Nu har Microsoft Teams lagt till möjligheten för Microsoft Teams Free-användare också. Vi har alla detaljer i vår guide för detsamma.
Gör möten bättre
Videomöten räcker långt för att få kontakt med dina kamrater, särskilt under dessa rådande omständigheter. Men att göra videomöten lika engagerande som vanliga möten kan vara en utmaning. Lyckligtvis har Microsoft Teams några verktyg som tar det "tråkiga" av dessa möten och hjälper till att öka engagemanget.
Faktum är att en av dessa funktioner är ganska fjäder i hatten för appen, och folket på Microsoft borde klappa sig själva på axeln för att de kom på det. Undrar du vad vi är så upprörda över? Tillsammans-läget i Microsoft Teams!
Together Mode är ett av de bästa nya tilläggen till Microsoft Teams. Det bryter mot den virtuella världens barriärer och låter dig få en upplevelse av att vara i samma rum med andra mötesdeltagare. Det är särskilt användbart för lärare som har haft allt svårare att få kontakt med sina elever i en avlägsen miljö. Känslan av att praktiskt taget vara i samma rum kan göra underverk för att öka engagemanget.
🏃♀️ Hoppa över till vår guide för att använda Together Mode för att ta reda på allt om denna pärla av en funktion.
Virtuell bakgrund är en annan funktion som kan göra dina möten oändligt mycket bättre. Från att bryta isen i ett besvärligt möte till att rädda dig från pinsamheten med en rörig bakgrund, den här funktionen är en bokstavlig livräddare. Och något du behöver veta hur du använder.
Vår guide här täcker allt du behöver veta om virtuella bakgrunder i Microsoft Teams. Kolla in det.
Det finns ytterligare en viktig funktion du behöver för att göra dina möten oändligt bättre och engagerande. Microsoft Teams har nu en 7 x 7 rutnätsvy i möten, det vill säga du kan se videoflödet för upp till 49 personer i ett enda möte. Känd som Large Gallery View i Microsoft Teams ekosystem, det är en av de viktiga funktioner som behövs vid möten. Lär dig allt om Large Gallery View och hur du använder den i vår omfattande guide här 👈.
Viktiga mötesverktyg
Möten i Microsoft Teams har fantastiska verktyg som gör det lättare att vara närvarande genom mötet och fokusera på det som är viktigt. Dessa verktyg gör inte bara virtuella möten till motsvarigheten till deras verkliga motsvarighet, utan de kan till och med göra dem bättre.
Ett sådant verktyg är funktionen för att spela in möten. Kontorsmöten erbjuder inte lyxen att spela in möten med en enda knapp som du kan med möten som hålls i Microsoft Teams. Att spela in mötena gör det också idealiskt för att producera utbildningsmaterial för nya medlemmar i ditt team. Och du gissade rätt; vi har detaljerade guider om hur man spelar in mötet och visar eller raderar mötesinspelningarna.
En annan viktig sak som krävs under möten är förmågan att göra anteckningar. Nu är det lättare att ta anteckningar i fysiska möten, men att anteckna under ett virtuellt möte kan vara en utmaning. Det är bra att Microsoft Teams har funktionen att göra anteckningar som är samarbetsvilliga och som kan nås av alla mötesmedlemmar. Och du kan till och med komma åt dem före, under och efter mötet. Läs mer om mötesanteckningar i Microsoft Teams genom att klicka här.
Nu är en av svårigheterna som möter på distans beror på det faktum att du inte bara kan be någon komma över till din arbetsstation och titta på din skärm när du behöver visa dem något. Men Microsoft Teams har en lösning för det. Du kan dela din skärm med andra mötesdeltagare. Och hela processen är en piece of cake.
Vad mer är att du inte alltid behöver vara i ett möte för att dela din skärm, till skillnad från många andra appar. Anta att du är i en chatt med någon och plötsligt måste du dela din skärm med dem. Du behöver inte först starta ett möte med dem för det. Du kan helt enkelt dela din skärm i chatten i Microsoft Teams.
Microsoft Teams för lärare och skolor
Hittills har varje funktion vi har pratat om i Microsoft Teams gör att den verkar mer lämpad endast för kontorsmöten. Men det är inte sant. Det är bara ett klassiskt fall av att lura skenet. Microsoft Teams passar lika bra för lärare som letar efter verktyg för att distansundervisa elever som för företag.
Inte bara är alla funktioner som nämns ovan otroligt användbara för lärare, utan Microsoft Teams har också många andra funktioner som gör det till ett lämpligt val för att undervisa elever.
Microsoft Teams gör det ganska enkelt att spåra mötesnärvaron. Så lärare behöver inte manuellt hålla en räkning av alla elever i mötet, eller om de går i mitten eller går med sent. Microsoft Teams gör det åt dig med en enda knapp. Lär dig hur.👈
En annan sak som alla lärare vill ha av en videokonferensapp är Breakout Rooms. Gruppuppgifter är en viktig del av ett barns utbildning; det lär dem hur man arbetar med andra, samtidigt som det hjälper dem att skapa meningsfulla band. Nu har Microsoft Teams ingen officiell Breakout Rooms-funktion än, även om det kommer att finnas snart när de arbetar med det. Men det är fortfarande enklare än de flesta appar att använda Breakout Room-funktionen i Mircosoft Teams med detta enkla hack. Du vet att du vill veta mer. Klicka på länken till mosey till guiden.👆
Microsoft Teams erbjuder också en gemensam Whiteboard som kan startas, färgas eller visas av alla organisationsmedlemmar. Förutom att du, läraren, använder whiteboardtavlan i undervisningssyfte, kan även dina elever använda den för att brainstorma i breakout-sessionerna eftersom det är en whiteboard för samverkan. Och det finns en hel del whiteboards att välja mellan i Microsoft Teams. Vilken ska du välja? Beslut beslut. Kanske kan vår guide hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut. Hoppa över.🏃♂️
Det finns ett annat verktyg som Microsoft Teams lägger till din arsenal för att göra fjärrundervisning roligare och mer engagerande. Och även om det inte finns någon direkt funktion för att skapa omröstningar i Microsoft Teams som sådan, kan du göra det med de integrerade apparna. Och jag menar, vad finns dessa integrerade appar till för? Och oavsett om du använder Microsoft Teams Free, eller med en Microsoft 365 Business-prenumeration, har vi appar för båda scenarierna som gör det kusligt enkelt att skapa omröstningar. Nu kan du quitta dina elever med stor lätthet även när du undervisar på distans.
Och även om lärare kommer att dra mest nytta av alla dessa funktioner, är de lika användbara för kontorsmöten också.
Det vi har diskuterat här är knappt toppen av isberget. Microsoft Teams har så mycket att erbjuda för att göra samarbetet enklare. När du väl har dykt in i Microsoft Teams värld kommer du att upptäcka att det alltid finns mer att upptäcka, även när du trodde att du hade allt.
Den uppsjö av funktioner och mångsidighet den erbjuder är jämförbar med ingen annan. Oavsett om du är en "få saker gjorda på chatt", eller "låt oss ha ett möte" typ av en person, oavsett om du är lärare eller projektledare, är Microsoft Teams det rätta valet för dig.