Avboka möten i förväg för att undvika att se ut som en idiot.
Det är grundläggande virtuell arbetsplatsetikett att boka möten i förväg. Det ger mötesdeltagarna en indikation och de kan hålla sina scheman öppna för mötet. Men lika viktigt som att schemalägga ett möte är det lika viktigt att meddela dem om ett möte ställs in.
Microsoft Teams gör det otroligt enkelt att avbryta möten du har schemalagt i appen. Du kan bara avbryta ett möte om du är mötesarrangören. Om du blev inbjuden att delta i ett möte kan du bara ta bort det från din kalender och inte avbryta det.
Nu finns det två typer av schemalagda möten: fristående möten och återkommande möten. Låt oss se hur du avbryter varje typ av möte i Microsoft Teams.
Notera: Om ett planerat möte inte har några deltagare finns det inget alternativ att avbryta mötet. Men eftersom det inte finns några deltagare behöver du egentligen inte meddela någon om avbokningen. Så det skulle inte vara meningsfullt att ställa in mötet.
Avbryta ett fristående möte
Öppna Microsoft Teams och gå till fliken "Kalender" från navigeringsmenyn till vänster.
Gå sedan till mötet du vill avbryta och klicka på det.
En kort alternativmeny dyker upp. Klicka på knappen "Redigera".
Mötesinformationsskärmen öppnas. Klicka på knappen "Avbryt möte" i det övre vänstra hörnet.
En bekräftelseprompt visas. Du kan lägga till ett avbokningsmeddelande för mötesdeltagarna, men det är helt valfritt. Klicka på knappen "Avbryt möte".
Detta tar bort mötet från din kalender, och Microsoft Teams kommer också att meddela mötesdeltagarna om denna utveckling.
Notera: Att avbryta ett möte från Microsoft Teams fungerar bara för Microsoft 365-användare. För Microsoft Teams gratisanvändare måste du manuellt informera personerna du skickade möteslänken till om avbokningen. Radera även eventet så att ingen kan gå med i mötet ifall de inte får memo. Gå till fliken Möten. Klicka sedan på knappen "Fler alternativ" (meny med tre punkter) och välj "Ta bort" från alternativen.
Avbryta ett återkommande möte
Du kan också ha schemalagda möten som återkommer i rätt tid. När det gäller att ställa in dessa möten finns det två saker att tänka på: om du vill ställa in en enstaka mötesförekomst eller hela serien.
Avbryt ett enstaka möte
Om du vill avbryta en enstaka händelse, gå till fliken Kalender och klicka på den förekomsten av mötet som du vill avbryta.
Klicka sedan på knappen "Redigera". En rullgardinsmeny kommer att expandera. Välj "Redigera förekomst" från alternativen.
Mötesdetaljer kommer att öppnas. Klicka sedan på knappen "Avbryt möte" i det övre vänstra hörnet.
Återigen kommer några alternativ att utökas. Klicka på "Avbryt förekomst" från alternativen. Om du ändrar dig i detta skede kan du också avbryta hela serien genom att klicka på alternativet "Avbryt serien".
En bekräftelseprompt visas. Lägg till ett avbokningsmeddelande om du vill. Klicka sedan på knappen "Avbryt händelse" för att avbryta endast denna enda mötesförekomst och Microsoft Teams kommer att meddela de inblandade deltagarna.
Avbryter hela mötesserien
Om du istället vill avbryta hela mötesserien, gå till fliken Kalender och klicka på valfritt möte från serien i kalendern.
Klicka på knappen "Redigera" och välj "Redigera serie" i rullgardinsmenyn.
Mötesdetaljerna öppnas. Klicka på alternativet "Avbryt möte". När du redigerar serien kommer det inte att finnas ett alternativ som frågar om du vill avbryta förekomsten eller serien. Det kommer att avbryta serien med ett enda klick.
En bekräftelseprompt visas. Lägg till ett avbokningsmeddelande för mötesdeltagarna om du vill lägga till ett personligt meddelande om avbokningen. Klicka sedan på knappen "Avbryt serie".
Hela mötesserien kommer att ställas in och mötesdeltagare kommer att meddelas om denna uppdatering.
Att ställa in ett möte så att du inte slösar andra deltagares tid är lika viktigt som att schemalägga möten. Lyckligtvis gör Microsoft Teams det väldigt enkelt att avbryta alla typer av möten och meddelar även deltagarna i processen.