Excel erbjuder inte Gantt som diagramtyp, men med hjälp av denna handledning kan du enkelt skapa ett Gantt-diagram från stapeldiagram.
Gantt-diagrammet är ett kraftfullt projekthanteringsverktyg som ger en visuell representation av ett projektschema (uppgifter eller händelser) över tid. Den representerar start- och sluttiderna för varje uppgift i en projekttidtabell samt serierna och ömsesidiga beroenden mellan projektuppgifter.
Tyvärr ger Excel inga alternativ för att skapa ett Gantt-diagram, så du måste skapa ett genom att anpassa den inbyggda stapeldiagramtypen. I den här handledningen kommer vi att visa dig hur du gör ett Gantt-diagram i Excel genom att anpassa ett staplat stapeldiagram.
Skapa en projekttabell
Det första steget för att skapa ett diagram i Excel är att ange dina data i ett kalkylblad. Så skriv in dina projektdata och dela upp dem i enskilda projektuppgifter i separata rader och de utgör grunden för ditt Gantt-diagram. Varje uppgift bör ha ett startdatum, ett slutdatum och en varaktighet (dvs. den tid som krävs för att slutföra uppgifterna) i separata kolumner.
Detta är ett exempel på kalkylblad för ett programvaruprojekt.
Du måste mata in data i kalkylarket och märka kolumnerna som uppgift, startdatum, slutdatum och varaktighet (antal dagar som krävs för att slutföra varje uppgift) som det visas i skärmdumpen ovan. Uppgiftsdata måste också sorteras efter startdatumets ordning.
Skapa stapeldiagram
Nu när dina data är inmatade och korrekt formaterade kan du börja skapa Gantt-diagrammet genom att först skapa ett "Stacked Bar chart".
Du kan inte välja hela tabellen och infoga ett stapeldiagram, om du gör det är det mer troligt att du får ett rörigt resultat så här:
Så vi måste lägga till kolumnerna en efter en i diagrammet. För att göra det följer du dessa steg:
Infoga en staplad stapel baserat på startdatum
Välj först intervallet "Startdatum" i tabellen med kolumnrubriken, i vårt fall är det B1:B11. Se till att inte markera några tomma celler.
Gå till fliken "Infoga" i menyfliksområdet, klicka på ikonen "Stapeldiagram" i diagramgruppen och välj "Stackad stapel" under 2-D stapelsektionen (som visas nedan).
Nu infogas ett stapeldiagram baserat på startdatumdata. Datumen längst ned i diagrammet kan se överlappande ut, men det kommer att ändras när resten av data läggs till.
Lägg till varaktighetsdata
Nu måste vi lägga till Duration-data till Gantt-diagrammet.
För att göra det, högerklicka var som helst inom diagramområdet och välj "Välj data" från snabbmenyn.
Fönstret Välj datakälla visas. Du kommer att märka att "Startdatum" redan har lagts till under rutan Legend Entries (Series). Och nu måste du mata in Duration-data där.
Klicka på knappen "Lägg till" för att öppna Excels popup-fönster "Redigera serie". Det finns två fält i dialogrutan Redigera serie, skriv "Varaktighet" i fältet "Serienamn", klicka sedan på fältet "Serievärden" och välj intervallet för varaktighetsvärden (i vårt fall, C1:C11 ) för Serier värden. Men välj inte kolumnrubriken, bara värdena. Klicka sedan på "OK".
Det tar dig tillbaka till fönstret Välj datakälla, där du hittar "Startdatum" och "Varaktighet" läggs till under Legend Entries (Series).
Resultatet:
Lägg till uppgiftsnamn i diagrammet
Nästa steg är att ersätta varaktigheten (dagar) på diagrammets vertikala axel med namnen på uppgifterna.
Högerklicka var som helst inom diagramområdet och välj alternativet "Välj data" för att visa fönstret Välj datakälla igen. Välj "Startdatum" i den vänstra rutan och klicka på knappen "Redigera" i den högra rutan under Horisontella (kategori) axeletiketter.
En liten axeletikett kommer att visas. I det klickar du på rutan Axeletikettintervall och väljer uppgiftsintervallet från tabellen som du gjorde för varaktighetsdata. Se till att inte markera kolumnrubrikcellen eller en tom cell.
Klicka på "OK" två gånger för att stänga båda fönstren.
Nu bör ditt diagram ha uppgiftsbeskrivningar på den vertikala axeln och kommer att se ut ungefär så här:
Det här börjar se ut som ett Gantt-diagram, men vi är inte klara än.
Förvandla stapeldiagrammet till ett Gantt-diagram
Nu måste du formatera det nyskapade staplade stapeldiagrammet för att göra det till ett Gantt-diagram. Vad du behöver göra är att ta bort de blå staplarna i diagrammetför att endast de orangea staplarna som representerar uppgifterna ska vara synliga. Tekniskt sett tar du inte bort den blå delen av stängerna, utan gör dem genomskinliga, och därmed osynliga.
För att göra de blå staplarna genomskinliga, klicka på valfri blå stapel i diagrammet för att välja dem alla, högerklicka på den och välj "Formatera dataserie" från snabbmenyn.
Panelen Formatera dataserier öppnas på höger sida av kalkylarket. Byt till fliken "Fyll & linje" och välj "Ingen fyllning" i Fyllningssektionen och "Ingen linje" i kantsektionen.
Stäng nu rutan för att se att de blå staplarna inte längre är synliga, men uppgifterna på vänster sida (x-axeln) listas i omvänd ordning.
För att fixa detta, högerklicka på listan med uppgifter på den vertikala axeln i ditt Gantt-diagram och välj "Formatera axel" från snabbmenyn.
I rutan Formatera axel markerar du alternativet "Kategorier i omvänd ordning" under Axelalternativ.
Nu ändrades uppgiftsnamnen tillbaka till sin ursprungliga ordning och den horisontella axeln flyttades från botten till toppen av diagrammet.
När vi tog bort de blå staplarna tidigare lämnade de tomma utrymmen mellan de orangea staplarna och den vertikala axeln. Nu kan du ta bort de tomma vita utrymmena där de blå staplarna är upptagna i början av Gantt-diagrammet.
För att ta bort några av dessa tomma utrymmen och flytta dina uppgifter lite närmare den vertikala axeln, högerklicka på den första Startdatum-cellen i din datauppsättning och välj sedan "Formatera celler" för att öppna dialogrutan Formatera celler. I det, välj alternativet "Allmänt" på fliken "Number" och anteckna numret under "Sample" - detta är serienumret för datumet, i vårt fall 42865. Klicka sedan på "Avbryt" (inte "OK" ) för om du klickar på 'OK' ändras ändringsdatumet till ett nummer.
Gå sedan tillbaka till diagrammet och högerklicka på datumen ovanför aktivitetsfältet och välj "Formatera axel" för att få upp rutan Formatera axel.
I rutan Formatera axel, under fliken Axelalternativ, ändra numret för "Minsta" gränser till numret du noterade från fönstret Formatera celler för det första datumet (i mina fall "42800" till "42865"). Om du gör detta kommer de orangea staplarna närmare den vertikala axeln i Gantt-diagrammet.
För att ta bort det överflödiga utrymmet mellan staplarna, högerklicka på någon av staplarna i diagrammet och välj "Formatera dataserie". Under fliken "Series Options" minskar du procentandelen "Gap Width" för att ta bort överflödigt utrymme.
Så här är vårt färdiga Excel Gantt-diagram:
