Överväldigad av det stora antalet funktioner som finns tillgängliga i Google Chat Spaces? Behöver du en snabb och enkel guide? Nåväl, du har precis blivit serverad!
Sedan den här pandemin inträffade har effektiv kommunikation varit en stor utmaning för nästan alla organisationer. Även om vi hatar att erkänna det, är vi alla skyldiga till dålig kommunikation, på ett eller två sätt. Antingen för mycket kommunikation hindrar allt arbete från att bli gjort eller för lite kommunikation får fel arbete levererat.
Tja, Spaces är Googles svar på detta kommunikationsproblem. Utrymmen har alltid varit en bra plats när team behövt ett centralt utrymme där människor kan dela filer, tilldela uppgifter och hålla kontakten för långsiktiga projekt.
Eftersom Gmail har en räckvidd på 1,8 miljarder människor kommer ingen annan samarbetsplattform i närheten av konkurrensen. Detta är praktiskt när du vill samarbeta med en extern resurs för att samarbeta i ett projekt, och ingen behöver ladda ner en annan applikation speciellt för att hålla reda på det enskilda projektet.
Denna mastodont av en plattformspopulation kan också vara anledningen till att Google bestämde sig för att behålla gränsen för medlemmar i ett "utrymme" för att vara en hel del 8 000 personer.
Antingen ansluter du dig bara till denna ständigt växande plattform eller så vill du ha en snabb repetitionskurs om dess funktioner, den här guiden tjänar alla.
Skapa ett utrymme i Google Chat Spaces
Gå först till chat.google.com och logga in på ditt konto. För att skapa ett utrymme, tryck på "+"-ikonen på fliken "Spaces". Klicka sedan på alternativet "Skapa utrymme".
Ge nu ett lämpligt namn för utrymmet. Du kan också välja en ikon/emoji om du vill. Skriv sedan namnet eller e-postadresserna till personer du vill lägga till i detta specifika utrymme.
När du är klar med att lägga till personer, tryck på knappen "Skapa" för att skapa utrymmet.
Gå med i ett utrymme i Google Chat Spaces
Chansen är stor att du, mer än att skapa ett Space, kommer att gå med i ett. Därför är det viktigt att veta var man ska leta efter en inbjudan.
För att gå med i ett utrymme, gå till "+"-ikonen på fliken Spaces från sidofältet. Klicka sedan på alternativet "Bläddra bland utrymmen" i listan.
Nu kommer du att se alla grupper du har blivit ombedd att gå med i. Klicka på "+"-ikonen på den specifika Space-fliken för att gå med. Du kan också söka efter en viss inbjudan genom att skriva utrymmets namn i fältet "Utrymmesnamn".
Förhandsgranska ett utrymme innan du går med
Det kan finnas Space-inbjudningar som du inte känner igen eller bara vill titta på deltagarna och meddelandena innan du fattar ditt beslut.
För att förhandsgranska ett utrymme innan du går med, gå till alternativet "Bläddra utrymme" genom att välja ikonen "+" i sidofältet.
Nu när du håller muspekaren över Space-namnet kommer du att kunna se alternativet "Förhandsgranska". Klicka på alternativet "Förhandsgranska" för att få en snabb blick på utrymmet.
Du kommer att kunna "Gå med" eller "Blockera" utrymmet från de tillgängliga alternativen i det nedre högra hörnet av förhandsgranskningsfönstret.
För att se den fullständiga listan över medlemmar som finns i utrymmet. Klicka på den inverterade karatikonen som ligger precis bredvid gruppnamnet. Välj sedan alternativet "Visa medlemmar" från rullgardinsmenyn.
Du kommer att kunna se listan över nuvarande medlemmar, samt de medlemmar som ombeds att gå med.
Kontrollera spam-inbjudningar
Precis som e-post kan några av de legitima Space-inbjudningarna hamna på skräppostlistan. Se till att kontrollera det när du inte kan hitta en inbjudan du väntar.
Precis som tidigare steg, välj alternativet "Bläddra mellan utrymmen" från listan från sidofältet.
Klicka nu på kebabmenyn (tre vertikala punkter). Klicka sedan på alternativet "Spam invites" för att se alla inbjudningar som slutade som spam.
Att nämna någon i ett Google Chat Space
Nästan alltid kommer ditt Google Chat Space att ha massor av människor, och du kan inte bara skicka ett meddelande utan att nämna den berörda personen. För att kontrollera pandemonium kan du alltså rikta ditt meddelande till en specifik person.
För att nämna en specifik person, skriv '@' och sedan namnet på personen. Du kommer också att kunna välja den berörda personen från en popup-lista genom att trycka på Stiga på eller klicka på alternativet.
Dela filer i Google Chat Spaces
Att dela filer i rymden är mycket användbart och en avgörande funktion att ha eftersom det kommer till användning i många situationer.
Ladda upp en lokal fil
Gå först till det "utrymme" du vill ladda upp filen. Klicka sedan på ikonen "uppåtpil" längst ned på skärmen.
Bläddra nu i filen från din enhet som du vill dela. Dubbelklicka på en fil för att välja den.
När du väl har valt det kan du lägga till lite textinformation för att ge sammanhanget för filen eller trycka på skicka-knappen för att dela filen med alla.
Lägg till en fil från Drive
Gå först till det "utrymme" du vill ladda upp filen. Därefter klickar du på ikonen "Kör" i det nedre högra hörnet av skärmen.
Bläddra nu i filen från din enhet som du vill dela. Dubbelklicka på en fil för att välja den.
När du väl har valt det kan du lägga till lite textinformation för att ge sammanhanget för filen eller trycka på skicka-knappen för att dela filen med alla. Google Chat Spaces uppdaterar automatiskt inställningarna för filen så att alla kan se den.
Skapa nytt dokument
Du kan skapa ett nytt dokument direkt från chattfönstret i utrymmet. Den kommer att sparas på din Drive och delas omedelbart med de nuvarande medlemmarna i det specifika utrymmet.
För att skapa ett nytt dokument för Space. Klicka på ikonen "Skapa nytt dokument" längst ner till höger i chattfönstret.
Du kommer att kunna välja vilken typ av dokument du vill skapa. Alternativen inkluderar Google Kalkylark, Dokument och Presentationer. Klicka på önskat alternativ.
Ange sedan namnet på det delade dokumentet och klicka på knappen "Dela" för att dela dokumentet.
Därefter öppnas dokumentet i en vy sida vid sida med chatt för att erbjuda maximal samarbetsupplevelse.
Hitta en fil i chatten
Du vill ofta snabbt hitta en fil och behöver se meddelanden som delas med den. Nåväl, Google kommer inte att låta dig bläddra igenom hundratals meddelanden.
Från chattfönstret för ett visst utrymme, gå till fliken "Filer" som finns på den övre delen av skärmen.
Du kommer att kunna se listan över alla filer som delas i utrymmet. Klicka nu på alternativet "Visa i chatt" som finns längst till höger på en viss fil.
Lägg till och tilldela uppgifter i Google Chat Spaces
Att lägga till och tilldela uppgifter är en fantastisk funktion i Google Chat Spaces. Låt utforska det i detalj.
För att skapa en uppgift, gå till fliken "Uppgifter" från den övre delen av skärmen.
Klicka nu på alternativet "Lägg till utrymmesuppgift" för att lägga till en uppgift. Alternativt kan du trycka på Stiga på att skapa en uppgift också.
Notera: Uppgifter-sektionen stöder kortkommandon för de flesta åtgärderna. För att visa listan över genvägar som stöds, tryck Ctrl+/.
Ge sedan uppgiften en lämplig titel och lägg till några detaljer om den, om någon. Du kan trycka på Stiga på för att infoga en ny rad i detaljsektionen.
Tryck nu Flik eller klicka på alternativet "Lägg till datum/tid" för att ange en deadline för din uppgift.
Välj sedan datum och tid på dagen för uppgiften som ska slutföras och klicka sedan på "OK" för att bekräfta.
Notera: Om du vill ångra en åtgärd trycker du på Ctrl+Z
Tryck nu Flik eller klicka på "Tilldela" för att tilldela en mottagare för uppgiften.
Ange nu namnet eller e-postadressen till den person du vill tilldela uppgiften till.
Efter det, tryck Flik sedan Stiga på. Annars klickar du på "Lägg till" för att lägga till uppgiften.
Ta bort en uppgift
För att radera en uppgift, tryck på ikonen för papperskorgen längst till höger om ett uppgiftsobjekt från listan.
Klicka nu på ta bort för att bekräfta borttagningen av den valda uppgiften.
Sorteringsuppgifter
Uppgifter kan också sorteras för att få bättre synbarhet och ge relativt bättre spårbarhet.
För att sortera uppgifter, gå till fliken "Tasks" och klicka på kebabmenyn (tre vertikala prickar). Välj sedan Datum, Tilldelad eller Mellanslagsordning för att visa uppgifter i den specifika ordningen.
Lägga till en kalenderhändelse i Google Chat Spaces
Kalenderhändelser kan tjäna många syften. Låt det vara för ett bolagsmöte i laget, eller en deadline som kommer, eller organisationens grunddag. Kalenderhändelsefunktionen kommer aldrig att svika dig.
För att lägga till en kalenderhändelse. Klicka på ikonen "Kalender" i den nedre delen av chattfönstret i Spaces.
Tryck nu på karatikonen för att öppna alla konfigurerbara för kalenderhändelsen.
För att ställa in datum och tid för kalenderhändelsen, klicka på respektive datum eller tid för att ställa in varje komponent individuellt.
Om händelsen du lägger till är en återkommande, klicka på alternativet "Upprepas inte" för att ställa in en upprepning av händelsen från rullgardinsmenyn.
För att lägga till fler utrymmen eller personer för evenemanget, klicka på alternativet "Lägg till gäster" och skriv in namnet på utrymmet eller e-postadressen för den person du vill lägga till.
För att ställa in behörighetsnivån för dina gäster, tryck på alternativet "Gästbehörigheter" för att se de givna behörigheterna. Markera eller avmarkera lämpliga objekt från listan för att ge eller neka åtkomst till gästerna.
Nu, om det är ett utomhusmöte på en specifik plats. Du kan också välja platsen från alternativet "lägg till plats".
Om du vill inkludera en länk för ett Google Meet, eftersom de flesta delar av världen antingen är låsta eller inte är säkra att gå ut. Klicka på alternativet "Lägg till Google Meet-videokonferens", så kommer en länk för mötet att inkluderas i inbjudan som skickas ut till alla gäster.
Efter det, om du vill lägga till lite information om mötet som att be alla att ta med sina bärbara datorer för ett utomhusmöte eller bara en sammanfattning av mötets ämnen. Du kan göra det genom att klicka och ange detaljer i alternativet "Lägg till beskrivning".
Nästa, om du inte vill att andra ska se det här mötet i din kalender eller vill dölja deltagarna på grund av mötets konfidentiella karaktär. Du kan göra det genom att klicka på alternativet "Synlighet" och ändra det till "Privat" för att dölja mötet och deltagarna.
Till sist kan du också ställa in tiden för att skicka ut en påminnelse om mötet till alla gäster. Välj önskat alternativ från rullgardinsmenyn.
Klicka nu på "Spara och dela" i det nedre högra hörnet av rutan.
Därefter, för att skicka ut en inbjudan till deltagarna, klicka på alternativet "Skicka". Om du inte vill skicka ut inbjudningar, klicka på alternativet "Skicka inte" eller om du vill ändra något, klicka på alternativet "Tillbaka till redigering".
Skapa/gå med i Google Meet-möten från Google Chat Spaces
Meet from Google är mycket pålitligt och särskilt i tider som dessa är det ett av de bästa alternativen för att ha en diskussion ansikte mot ansikte utan kollegor. Sedan Google Chat-uppdateringen har Meet integrerats vackert med Spaces för att öka produktiviteten och minska appbyten.
Det finns två sätt att integrera ett Google Meet i ditt Space. Låt oss kolla upp dem båda.
Möt från Chat med ett klick
Det finns situationer där du inte kan vänta till kvällen eller nästa dag med att diskutera en ny utveckling av projektet. Vare sig det är feedback från klienten på en viss modul eller så har du precis fått reda på en stor bugg. Att kalla Meet är hur enkelt som helst.
För ett improviserat möte, gå till chattfönstret för det specifika utrymmet. Lägg sedan till lite textsammanhang så att folk kan förbereda sig mentalt på att göra det hela natten.
Klicka nu på videokameraikonen i det nedre högra hörnet av fönstret. Efter det, tryck på skicka för att skicka ut länken för att gå med i Meet.
Lägg till Meet till ett befintligt evenemang
Vi vet vad du kommer att säga, vi har precis visat dig ett sätt att integrera Google Meet när du skapar en ny kalenderhändelse. Men vad händer om du redan har skapat ett evenemang och nu vill infoga en Meet-länk? Nåväl, läs med.
För att lägga till en Google Meet-länk till ett befintligt evenemang. Klicka på ikonen "Kalender" längst till höger på skärmen precis under din kontoikon.
Klicka nu på den befintliga händelsen som du vill lägga till Google Meet-länken.
Klicka sedan på ikonen "Redigera händelse" för att öppna händelsekonfigurationer.
Efter det klickar du på alternativet "Lägg till Google Meet-konferens" för att lägga till Meet-länk.
Klicka nu på "Spara" för att bekräfta dina ändringar.
Därefter kan du välja att skicka inbjudan till alla gäster med den uppdaterade informationen. För att göra det klicka på alternativet "Skicka". Du kan också lägga till ett sammanhang för att lägga till Meet-länken, så att deltagarna vet varför de fick inbjudan igen.
Snabbtips för Google Chat Spaces
Här är några snabba tips för Google Chat Spaces. Dessa tips hjälper dig att använda Spaces mer effektivt än någonsin eftersom du kommer att vara bekant med varje vrå av dem.
Ändra utrymmesnamn och emoji
Klicka först på namnet på utrymmena från den övre delen av skärmen. Klicka sedan på alternativet "Redigera namn & emoji".
Hantera rymdaviseringar
Det finns många tillfällen då ett utrymme är särskilt chattigt eller hundratals meddelanden strömmar in och hämmar din produktivitet.
Meddela mindre
För att bara få aviseringar när du nämns. Klicka på kebabmenyn (tre vertikala punkter) bredvid Space-namnet på sidofältet. Klicka sedan på alternativet "Meddelanden" i listan.
Klicka nu på alternativet "Meddela mindre" för att bara få aviseringar när du nämns. Klicka sedan på spara för att bekräfta dina ändringar.
Stäng av notifikationer
Du kan också helt stänga av aviseringar för ett visst utrymme. Google kommer dock att skicka e-post till dig för olästa omnämnanden.
Klicka först på kebabmenyn (tre vertikala punkter) bredvid Space-namnet i sidofältet. Efter det klickar du på alternativet "Meddelanden" i listan.
Klicka sedan på alternativet "Meddelanden av" och tryck på spara för att bekräfta dina ändringar.
Visa aktuella onlinemedlemmar
Om det någonsin uppstår ett behov av att se vilka av medlemmarna i Space som för närvarande är online. Google har lagt till en bestämmelse för det.
Klicka på Space-namnet i Space-chattfönstret. Klicka sedan på alternativet Visa medlemmar i listan.
För att identifiera medlemmar som för närvarande är online, håll utkik efter den gröna pricken bredvid deras namn i listan.
Öppna en delad fil i sida vid sida i chatt
Det kan finnas tillfällen då du vill se en delad fil i Google Chat Space och ha chattfönstret öppet för att kunna fatta ett snabbt beslut i samma riktning.
För att öppna en fil i vy sida vid sida, leta reda på filen i chatten och klicka på ikonen "Öppna i chatt" för att öppna dokumentet och även ha chattfönstret fäst på sidan.
Minimera Google Chat Space-fönstret
Chattfönstret för Google Space öppnas som standard maximerat. Det kan skapa lite besvär när du försöker ha mer än en konversation. Du kan dock minimera och ändra storlek enligt dina behov.
För att minimera chattfönstret för ett visst utrymme, klicka på pilikonen inåt.
Space-chatten kommer nu att minimeras och placeras i den nedre delen av din skärm.
Ändra storlek på ett chattfönster
Att ändra storlek på ett fönster kan vara praktiskt när meddelanden som kommer i Space är lite långa och därmed blir lite krångliga att läsa i ett mindre fönster.
Ändra storlek vertikalt
På en minimerad flik i ett visst utrymme, håll musen över fönstrets övre kant. När du ser en uppåtpilikon, klicka och håll nere musknappen och dra uppåt för att ändra storlek på fönstret.
Ändra storlek horisontellt
På en minimerad flik av ett visst utrymme, håll musen på vardera sidan av fönstret. När du ser en pilikon i sidled, klicka och håll ned musknappen och dra åt sidan för att ändra storlek på fönstret.
Ändra storlek diagonalt
Håll musen över fönstrets hörnkant på en minimerad flik i ett visst utrymme. När du ser en diagonal pilikon, klicka och håll ned musknappen och dra diagonalt för att ändra storlek på fönstret.
Fäst ett mellanslag
Du kan alltid fästa ett utrymme högst upp i utrymmessektionen så att det alltid visas på, oavsett olästa meddelanden från din pool av utrymmen.
För att fästa ett mellanslag klickar du på kebabmenyn (tre vertikala punkter) som ligger precis bredvid namnet på plats och klickar på alternativet "Fäst" i listan.
Tja, det är allt som finns att veta om Google Chat Spaces. Var nu en effektiv kommunikatör och lika effektiv samarbetspartner.