Alla sätt du kan skapa en lista i Microsoft Teams för att spåra viktig information
Microsoft Lists är en ny Microsoft 365-app som gör det otroligt enkelt att hantera och spåra all information med hjälp av samarbetslistor. Och dess integration med Microsoft Teams gör den ännu mer kraftfull. Du kan lägga till den som en flik i valfri lagkanal och samarbeta med dina teammedlemmar för att arbeta effektivt.
Användare kan skapa en ny lista direkt från Microsoft Teams efter att ha lagt till den som en flik i kanalen. Du kan skapa nya listor från början, använda en av mallarna eller importera data från en excel-tabell eller en befintlig lista från Microsoft Teams för att använda reglerna och strukturen för listan.
Men du kan inte importera personliga listor från ditt Microsoft Lists-hem. Du kan inte heller lägga till listor i Microsoft Teams som en personlig app och skapa personliga listor. För att använda Microsoft Lists för att skapa en personlig lista och hålla koll på allt måste du använda den fristående appen.
Skapa en ny lista
Efter att du har lagt till Lists-appen som en flik i kanalen kan du skapa en ny lista. Klicka på fliken "Listor". Fliken kommer att ha två alternativ: "Skapa en lista" eller "Lägg till en befintlig lista". Klicka på den förra.
Skapa en lista från början
Om du vill skapa en lista från början, välj alternativet "Blank lista". När du väljer en tom lista måste du skapa allt i listan själv, även antalet och namnen på kolumnerna.
Ange ett namn för listan, en beskrivning om du vill, välj färg och ikon och klicka på knappen "Skapa". Fliken kommer att börja visa en tom lista där du kan lägga till kolumner och listobjekt.
Du kan gå in i läget "Snabbredigering" för att ange information i listan som en tabell, eller så kan du lägga till enskilda poster i listan genom att klicka på knappen "Nytt objekt".
Du kan också definiera regler för kolumnerna i dina listor direkt från Microsoft Teams. Genom att definiera regler kan du formatera listan villkorligt så att hela kolumnerna eller raderna i listan visas eller försvinner först när de uppfyller vissa villkor.
För att definiera en regel för en kolumn, klicka på pilen bredvid kolumnnamnet och gå till "Kolumninställningar" från menyn. Välj sedan "Formatera denna kolumn" från undermenyn.
Klicka sedan på "Hantera regler" under villkorlig formatering för att definiera regler för kolumnen.
Skapa en lista med mallar
Du kan använda en mall för att skapa en lista i Teams. Det finns 8 allmänna och 3 branschspecifika mallar. Det finns allmänna mallar för ärendespårning, introduktion av anställda, evenemangsresplan, tillgångshantering, rekryteringsspårning, reseförfrågningar, spårning av arbetsförlopp och innehållsschemaläggare. Sedan inkluderar de tre branschspecifika mallarna mallar för patienter, incidenter och lån.
Efter att ha klickat på knappen "Skapa en lista", välj den mall du vill använda. Förhandsgranskningen av alla element som den innehåller öppnas. Om du tror att det är rätt val för dig, klicka på knappen "Använd mall".
Att använda en mall minskar tiden du behöver lägga på en lista eftersom den grundläggande strukturen du kan behöva redan finns där. Du kan byta namn på eller ta bort kolumner som du inte gör. Eller så kan du helt enkelt börja skriva in objekten i listan i deras respektive kolumntyper.
Lägga till en befintlig lista
Förutom att skapa nya listor och lägga till dem som flikar i dina teamkanaler, kan du också lägga till befintliga listor i Microsoft Teams. Men du kan bara lägga till listor från andra team eller kanaler i Microsoft Teams, och inte dina personliga listor från ditt Microsoft Lists-apphem.
Klicka på alternativet "Lägg till en befintlig lista" när du har lagt till listor som en flik.
Alla dina befintliga listor kommer att visas på skärmen att välja mellan. Klicka på listan du vill använda för att lägga till den i kanalen. Du kan också lägga till en befintlig lista från din SharePoint-webbplats genom att klistra in för att länka till webbplatsen i textrutan.
När du väl har valt listan visas dess innehåll på fliken. Och du kan redigera den hur du vill.
Microsoft Lists är ett kraftfullt nytt verktyg i din Microsoft Teams-arsenal. Och med funktioner som villkorlig formatering, mallar, etc., kommer de säkerligen att bli en stor hit hos alla.