När det privata chattalternativet blir till besvär är det dags att bli av med det
Många skolor och organisationer använder Microsoft Teams för samarbete och kommunikation, särskilt just nu. Det är en av de bästa apparna där ute för detta ändamål, med många funktioner för att underlätta kommunikation.
Men ibland blir det viktigt att begränsa denna lätthet och nivå av kommunikation, särskilt privat kommunikation. Situationen kan vara alltför vanlig, som när någon börjar missbruka funktionerna, eller det strider mot skolans/företagets policy. Privata chattar är en sådan funktion som kan bli till besvär för många skolor och organisationer. Och det finns inget annat alternativ kvar än att inaktivera det.
Även om det kan verka som ett extremt steg, blir det nödvändigt. Lyckligtvis har Microsoft Teams bestämmelser för att uppnå denna bedrift ganska enkelt. Och studenter/anställda kommer att ha kanalkommunikation, så det är inte så att du kommer att begränsa all kommunikation helt.
Inaktivera privat chatt i Microsoft Teams
Du kan helt inaktivera privata chattar för hela organisationen i Microsoft Teams, d.v.s. inga användare av din organisation/skola kommer att ha möjlighet att ha privata chattar med andra användare. Fliken "Chatt" för hela organisationen försvinner helt enkelt. Det är användbart för tillfällen när din organisations policy begränsar privat kommunikation.
Det andra alternativet som ger mer flexibilitet är att inaktivera privata chattar för en undergrupp av användare och inte för hela organisationen. Detta är det mer praktiska valet för skolor som vill begränsa privat kommunikation för alla elever och inte lärare, eller bara de yngre eleverna.
Notera: Endast personer med administratörsbehörighet kan ändra dessa inställningar och inaktivera chatten i Microsoft Teams.
Inaktivera privata chattar för hela organisationen
Gå till admins.teams.microsoft.com och logga in med ditt Microsoft-konto. Administratörsinstrumentpanelen öppnas. Från navigeringsmenyn till vänster klickar du på "Meddelandepolicyer".
För att ändra policyn för hela organisationen, klicka på alternativet "Global (Org-wide default)".
Hitta sedan alternativet "Chatt" från listan och stäng av reglaget för att inaktivera det.
Klicka sedan på knappen "Spara" längst ned för att spara ändringarna i den globala policyn.
Det kan ta allt från några minuter till några timmar innan policyn träder i kraft. Och när den väl gör det försvinner fliken "Chatt" från navigeringsfältet till vänster i Microsoft Teams för alla.
Inaktivera privata chattar för vissa användare
För att inaktivera privata chattar för endast en delmängd av användare i organisationen, gå till admin.teams.microsoft.com och öppna meddelandepolicyer från navigeringsmenyn till vänster.
De befintliga meddelandepolicyerna, standard och anpassade (om några), öppnas. Klicka på alternativet "Lägg till" för att skapa en ny anpassad policy.
Skärmen för policyinställningarna öppnas. Ange namnet och en beskrivning (valfritt) för policyn som gör det enkelt att hålla reda på den bland alla anpassade policyer.
Gå sedan till "Chatt" och stäng av reglaget för att inaktivera chatten. Detta kommer att behålla resten av inställningarna som för andra användare (om du använder standardinställningar för alla). Klicka sedan på knappen "Spara".
När du har skapat policyn är det dags att tilldela den till de användare du vill tillämpa den på. När du har sparat policyn kommer du automatiskt tillbaka på skärmen för meddelandepolicyer. Gå till din nyskapade policy och klicka på alternativet "kontrollera" till vänster för att välja det.
Klicka sedan på alternativet "Hantera användare".
Skärmen för att hantera användare visas till höger. Sök och lägg till namnen på de användare som du vill tillämpa policyn på.
Klicka sedan på knappen "Ansök". Den anpassade policyn kommer nu att gälla för dessa användare, och de kommer inte att ha tillgång till den privata "Chatt"-fliken i Microsoft Teams längre.
Inaktivera chatt i möten på Microsoft Teams
Ibland räcker det inte med att inaktivera privat chatt. Möteschatt är en annan plats som är ett klassiskt exempel på funktioner som kan missbrukas i Microsoft Teams, särskilt av studenter. Det kan till och med leda till att klasserna störs. Och för att kontrollera kaoset är det enda alternativet kvar att begränsa kommunikationen även under mötet. Precis som privata chattar, för att inaktivera den här inställningen, behöver du administratörsåtkomst till din organisation.
Gå till admin.teams.microsoft.com och logga in med ditt adminkonto. Klicka sedan på "Möten" i navigeringsfältet till vänster. De ytterligare alternativen för möten kommer att utökas nedan.
Klicka på "Mötesregler" från dessa alternativ.
Sidan för mötespolicyer öppnas. Gå till 'Global (Org-wide default)'.
Scrolla sedan ner till avsnittet för 'Deltagare & gäster'. Och klicka på rullgardinsmenyn bredvid "Tillåt chatt i möten". Välj "Inaktiverad" från listan.
Klicka sedan på alternativet "Spara" för att tillämpa ändringarna.
Inställningen tar lite tid (allt från några minuter till några timmar) innan den träder i kraft. Om det inte har trätt i kraft efter en tid hjälper det att starta om Microsoft Teams.
Notera: Detta inaktiverar bara möteschatt för möten som hålls med alternativet "Möt nu", inte kanalmöten. Du kan inte heller stänga av möteschattar endast för specifika möten.
Att inaktivera chatt i Microsoft Teams är ett extremt steg, med tanke på de många användningsområden det erbjuder. Det kan vara väldigt användbart för kommunikation, särskilt privata och möteschattar. Men när användningen börjar övervägas av problemen det skapar, finns det inget annat alternativ kvar än att gå till ytterligheter och inaktivera dessa underbara funktioner.