Från din dator och molnlagringstjänster som Google Drive och Dropbox
En av de fantastiska funktionerna i Microsoft Teams är den lätthet med vilken du kan dela filer i applikationen. Du kan välja att dela med alla medlemmar i ditt team i en handvändning eller privat med någon medlem i ett team för att fortsätta arbeta i perfekt harmoni. Filerna kan delas från din dator eller från en molntjänst som stöds på Microsoft Teams.
En annan häpnadsväckande funktion hos Microsoft Teams är att den också låter dig avbryta dela tidigare delade filer med lika stor lätthet. De odelade filerna kan inte ses av någon när de tagits bort.
Hur man delar en fil med ett team
Öppna Microsoft Teams-appen på ditt skrivbord eller din webbläsare genom att gå till teams.microsoft.com. Som standard kan du dela filerna på din dator eller ditt Microsoft OneDrive-konto.
Om du vill dela filer från andra molntjänster som Google Drive, Dropbox, Box, ShareFile måste du lägga till det i ditt Teams-konto. Gå till "Filer" i navigeringsfältet till vänster.
Det kommer att visa alla filer som delas mellan alla dina team. Under Cloud Storage har OneDrive redan lagts till. Om du använder OneDrive med det Microsoft-konto som för närvarande används för Teams, kommer allt ditt innehåll på Drive att vara tillgängligt för att delas i Teams. För att använda någon annan molntjänst, klicka på "Lägg till molnlagring" i det nedre vänstra hörnet av skärmen.
En skärm visas med alternativ för molntjänster att välja mellan. Klicka på tjänsten du vill använda. Ett inloggningsfönster öppnas. Logga in på ditt konto. Om inloggningen lyckas (inloggningen kommer endast att lyckas om samma e-postkonto används på både molntjänsten och Microsoft Teams), molntjänsten kommer att läggas till och alla filer på molnet blir tillgängliga för delning.
Gå nu till "Teams" från navigeringsfältet till vänster, välj det team som du vill dela filen med och välj sedan den kanal som du vill skicka filen till.
Längst ned på skärmen, gå till skrivrutan och klicka på ikonen "Bifoga" (gemen).
En popup-meny visas på skärmen. Du har möjlighet att dela en fil från redan delade filer mellan alla team och kanaler, OneDrive eller andra molnlagringstjänster, eller ladda upp en från din dator. Välj det alternativ du väljer och välj sedan filen du vill dela.
Filen visas i meddelanderutan. Vänta tills det laddas upp; den kommer att ha en grön förloppsindikator längst ner medan den fortfarande laddas upp. När filen har laddats upp klickar du på knappen "Skicka" för att dela filen.
Hur man tar bort en fil som skickats till ett team
Du kan också sluta dela en fil som du redan har delat med ett team. Öppna kanalen du tidigare delade filen till. För att öppna kanalen, gå till "Teams" i navigeringsfältet till vänster och välj sedan kanalen under lagnamnet.
Öppna nu fliken "Filer" i kanalen. Flikar är snabblänkarna överst i kanalerna. Fliken "Filer" har alla filer som delas på den kanalen.
Hitta filen du vill ta bort från listan över filer och håll muspekaren över den. Ett "Visa åtgärd"-alternativ (ikon med tre punkter) visas bredvid filnamnet. Klicka på det. Välj sedan alternativet "Ta bort" från snabbmenyn som visas.
En dialogruta för bekräftelsemeddelande visas på skärmen. Klicka på "Ja" för att radera filen.
Filen kommer att raderas från kanalen och från listan över alla filer under avsnittet "Filer" i navigeringsfältet till vänster. Ingen i teamet kommer att ha tillgång till det längre.
Hur man delar filer privat i Microsoft Teams
Filerna du delar på en kanal delas med alla medlemmar i det teamet. Om du inte vill att alla medlemmar i teamet ska ha tillgång till filen kan du istället dela den privat med en individ eller en grupp individer.
I navigeringsfältet till vänster klickar du på "Chatt". Öppna chatten för kontakten du vill skicka filen till, eller klicka på knappen "Ny chatt" längst upp för att starta en chatt med en ny kontakt eller skapa en ny grupp. Klicka sedan på ikonen "Bifoga" i skrivrutan och välj filen du vill dela. Du kan bara skicka filer från OneDrive eller din dator i privata chattar.
När filen laddas upp kommer den att ha en grön förloppsindikator under den. När filen har laddats upp i meddelanderutan, dvs det gröna fältet försvinner, klickar du på knappen "Skicka" för att dela filen.
Hur man tar bort en fil som skickats privat
Filerna som skickas privat kan tas bort från själva chatten. Gå till meddelandet med filen du vill ta bort delning och håll muspekaren över den. En rad reaktions-emojis kommer att dyka upp ovanpå meddelandet med en "Fler alternativ"-ikon (meny med tre punkter) i slutet. Klicka på det.
En snabbmeny visas på skärmen. Välj alternativet "Ta bort". Meddelandet med filen kommer att raderas från chatten i båda ändar och mottagaren kommer inte att ha tillgång till den längre.
Obs: Du kan också ta bort meddelandet som innehåller filen som vi gjorde ovan för filer som delas på en kanal, men om du gör det raderas bara meddelandet och inte filen. Filen kommer fortfarande att vara tillgänglig under fliken "Filer" och alla filer i navigeringsfältet till vänster.
Slutsats
Att dela och ta bort filer med hela teamet eller bara några medlemmar i ett team är enkelt i Microsoft Teams. Och stöd för alla större molnlagringstjänster som Dropbox och Google Drive gör det ännu bekvämare att dela filer i Microsoft Teams.