Använd Microsoft Words "Jämför"-funktion för att jämföra versioner av ett Word-dokument för att se deras likheter och skillnader.
Ibland kan du behöva jämföra två Word-dokument för att se skillnaderna mellan dem. Kanske arbetar du och din medarbetare på samma dokument men separat, eller så kanske du har redigerat ditt dokument utan att aktivera läget Spåra ändringar eller så kanske du är en advokat och du vill notera de ändringar som gjorts mellan två kopior av ett kontrakt.
Oavsett anledning, när du har två eller flera versioner av samma dokument, behöver du inte manuellt jämföra dem genom att relatera originaldokumentet till det reviderade dokumentet ord för ord. Du kan bara använda Microsoft Words "Jämför"-funktion för att jämföra två Word-dokument för att se hur de skiljer sig åt.
När du jämför två dokument i Word kommer ett nytt tredje dokument upp som visar jämförelserna mellan de två dokumenten, som du kan spara som ett separat dokument. Detta är användbart när du inte vill ha några ändringar mellan originalet och det reviderade dokumentet och du vill behålla båda kopiorna av dokumentet för framtida bruk.
Det visar också vilka förändringar som gjordes och vem som gjorde dem. Den här funktionen är särskilt användbar för jurister för att skapa juridiska svartlinjedokument. Så här jämför du två dokument i Microsoft Word.
Jämföra två versioner av ett Microsoft Word-dokument
Öppna först ett av de två dokument som du vill jämföra (eller det kan vara vilken dokumentfil som helst, även ett tomt dokument). Gå sedan till fliken "Granska" i menyfliksområdet.
Klicka sedan på rullgardinsmenyn "Jämför" i verktygsfältet och välj alternativet "Jämför".
Detta öppnar dialogrutan "Jämför dokument" på din skärm. Fönstret Jämför dokument har två sektioner: Originaldokument och Reviderat dokument. Du måste välja de original och reviderade dokument som du vill jämföra här.
Klicka på rullgardinsmenyn under "Originaldokument" och välj det originaldokument som du vill jämföra med det reviderade dokumentet (NEET (2020).docx i vårt exempel).
Om du inte ser ditt dokument i rullgardinsmenyn, klicka på mappikonen till höger till rullgardinsmenyn Originaldokument.
I dialogrutan "Öppna", navigera till det dokumentet, välj det och klicka på knappen "OK".
Under "Reviderat dokument" väljer du den reviderade versionen av dokumentet från rullgardinsmenyn (i vårt fall, NEET (2021)-Revised Document.docx).
I 'Etikettändringar' med fältet anger du vad du vill ska visas bredvid ändringarna i dokumentet (det kan vara ett namn eller en anteckning). Vi kommer att märka denna "Stark" eftersom det är den som gjorde ändringarna i originaldokumentet.
Du kan också byta dokument genom att klicka på dubbelpilen för att jämföra dokumenten åt andra hållet.
Klicka på knappen "Mer >>" i det nedre vänstra hörnet för att se de avancerade alternativen. Detta är valfritt, du kan också klicka på "OK" för att se jämförelsen.
Under "Jämförelseinställningar" anger du de alternativ du vill använda för att jämföra dina dokument (som standard är alla alternativ valda).
I avsnittet "Visa ändringar" kan du välja om du vill visa ändringar för ett tecken i taget eller ett ord i taget. Du kan också välja var du vill visa ändringarna, det kan vara originaldokumentet, det reviderade dokumentet eller ett nytt dokument. Det rekommenderas att använda "Nytt dokument".
När du är klar med konfigureringen klickar du på "OK" för att jämföra dokumentet.
Detta öppnar ett nytt fönster med fyra rutor. Det "Jämförda dokumentet" i mitten visar och markerar alla ändringar som har gjorts med röda markeringar på vänstermarginalen. På höger sida av skärmen visar en dubbelruta de ursprungliga och reviderade dokumenten staplade. Till vänster visar rutan "Revisioner" listan över alla ändringar som har gjorts, inklusive vad som togs bort, lades till och ändrades.
Klicka på den röda linjen till vänster i det jämförda dokumentet för att se detaljer om varje ändring.
Efter att ha granskat de spårade ändringarna, när du vill acceptera en specifik revision, kan du högerklicka på den ändrade/tillagda texten och välja "Acceptera infogning" eller "Avvisa infogning" för att behålla eller återställa ändringen.
För att acceptera alla ändringar på en gång, klicka på knappen "Acceptera" under gruppen Ändringar på fliken "Granska" och välj alternativet "Acceptera alla ändringar". Du väljer även andra alternativ i rullgardinsmenyn beroende på dina önskemål.
För att avvisa alla ändringar på en gång, klicka på "Avvisa"-knappen bredvid knappen Godkänn på fliken "Granska" och välj "Avvisa alla ändringar".
När du är klar, kom ihåg att spara detta jämförda dokument som en separat fil med alternativet "Spara som" i verktygsfältet.