Dina möten kommer att fungera ännu mer sömlöst med den här nya Google Meet-funktionen
Även om virtuella möten eller klasser kanske inte har ett ljus för sina verkliga motsvarigheter i de flesta situationer, finns det en funktion där de uppväger det senare. I de flesta möten eller klasser finns det många människor som har frågor och tvivel men är för blyga för att ställa dem.
Fråge- och svarsfunktionen som är exklusiv för virtuell miljö gör virtuella möten till en vinnare i denna kategori. En dedikerad Q&A-funktion låter deltagarna ställa frågor i ett skriftligt medium. Och självklart är det mycket bättre än att ställa frågor verbalt för många människor.
Även Google Meet har introducerat en Q&A-funktion på sin plattform för användare av Google Workspace-konton. Nu kommer människor som var blyga för att ställa frågor på kameran inte behöva drabbas av vare sig ångest (när de väljer att säga ifrån) eller förlust av arbete (när de är tysta).
Vilka användare har tillgång till Q&A-funktionen?
Frågor och svar i Google Meet är för närvarande tillgängligt för användare med ett G Suite Business-, Essentials-, Business Standard-, Business Plus-, Enterprise Essentials-, Enterprise Standard- eller Enterprise plus-konto. Funktionen är också tillgänglig för lärare och elever med en G Suite Enterprise for Education-licens med en skillnad.
Om det är automatiskt tillgängligt för alla andra användare, måste det aktiveras manuellt av mötesmoderatorn för G Suite Education-användare i varje möte.
Dessutom kan endast användare som deltar i mötet från Google Meet-webbappen på sina datorer använda funktionen Frågor och Svar. Det gäller både moderatorer och deltagare. Deltagare kanske inte behöver ett Workspace-konto, men om de går med i mötet från mobilappen kan de inte se eller ställa frågor med hjälp av frågor och svar.
Hur fungerar Q&A i Google Meet
För användare av utbildningskonton, mötesmoderatorer, det vill säga lärare, måste först aktivera frågor och svar för deltagarna. Klicka på ikonen "Aktiviteter" i verktygsfältet i det övre högra hörnet av skärmen. Klicka på alternativet Frågor. Slå sedan på Frågor och Svar.
Ställ frågor som moderator
Moderatorer kan använda fråge- och svarspanelen för att ställa frågor till andra deltagare och moderera panelen för andra deltagare. Oavsett om det är att ta bort olämpliga frågor, markera frågor som besvarade eller dölja frågor, kan moderatorer göra allt.
För att ställa en fråga, klicka på ikonen "Aktiviteter".
Klicka sedan på alternativet Frågor och svar.
I panelen Frågor och svar klickar du på knappen "Ställ en fråga" längst ned på panelen.
Skriv frågan och klicka på knappen "Lägg upp". Dina frågor måste vara mindre än 300 tecken.
Deltagarna får ett meddelande när du lägger upp en ny fråga. Alla frågor i panelen visar namnet på personen som lagt upp dem. De kan svara antingen muntligt eller via möteschatten, men inte fråge- och svarspanelen. Du kan bara ställa frågor där och inte svara på dem.
Modererar fråge- och svarspanelen
Det finns också några alternativ tillgängliga för moderatorn för att hantera frågorna för hela mötet. Moderatorn kan ta bort eller dölja alla frågor i mötet eller markera dem som besvarade.
Klicka på knappen "Markera som besvarat" (bocken) på frågan. Att markera en fråga som besvarad döljer den inte. Den låter bara deltagarna veta att en fråga har besvarats. Det är lämpligt att markera frågor som besvarade för att hålla alla uppdaterade.
Klicka på knappen "Markera som dold" (ögonikon) för att dölja frågan från alla deltagare. Detta är lösningen för de frågor du vill ta bort tillfälligt, eftersom du kan visa en fråga efter att ha gömt den.
För att permanent ta bort en fråga, klicka på knappen "Ta bort fråga". Moderatorer kan ta bort alla frågor i mötet, även från andra deltagare. Detta tar bort frågan från överallt, inklusive din egen panel. Men du kommer att kunna se det senare i den detaljerade fråge- och svarsrapporten som Google Meet skickar e-post till moderatorn efter varje möte.
Dessutom, om det fanns frågor som du inte kunde besvara under mötet, säkerställer den detaljerade rapporten att du har ett register som gör att du kan ta upp dem senare.
Det finns också en uppröstningsknapp för varje fråga. Du kan rösta upp en viktig fråga för att göra den mer märkbar, till exempel när du har samma fråga som en annan deltagare postade. Moderatorer bör råda andra deltagare att rösta upp de frågor de tycker är viktiga.
För att hantera din syn på frågorna finns det några alternativ tillgängliga för dig som moderator som skiljer sig från andra deltagare. Dessa hjälper dig att moderera panelen mer effektivt. Klicka på alternativet "Alla frågor" för att expandera rullgardinsmenyn.
Sedan kan du filtrera frågorna så att de bara visar "Obesvarade", "Besvarade" eller "Dolda" frågor.
Du kan också sortera frågorna antingen kronologiskt eller efter popularitet. Klicka på alternativet "Äldst först" för att expandera rullgardinsmenyn. Välj sedan antingen "Nyast först" eller "Populär" för att ändra ordningen. När du väljer "Populär" sorterar Meet frågorna baserat på antalet uppröster en fråga har. På så sätt kan du hålla koll på frågorna som är viktigast för mötesdeltagarna.
Använda Q&A som deltagare
Alla deltagare kan ställa en fråga i mötet, även gäster. Gå till fliken Aktiviteter i mötet och klicka på alternativet Frågor och svar. Du kan se frågorna som andra deltagare har ställt i den här panelen. Frågor besvaras antingen muntligt eller i möteschatten.
För att ställa en fråga, klicka på knappen "Ställ en fråga" längst ned på panelen.
Skriv sedan frågan och klicka på knappen "Lägg upp".
Du kan också ta bort din fråga efter att du har postat den. Klicka på knappen "Radera" för att ta bort en fråga. Du kan bara ta bort dina frågor och inte frågor som postats av andra deltagare. Men kom ihåg att även om du tar bort en fråga kommer mötesmoderatorn att kunna se den i fråge- och svarsrapporten.
För att hålla koll på alla frågor som ställs under mötet får alla ett meddelande när en ny fråga läggs upp.
Deltagarna kan inte dölja en fråga eller markera den som besvarad. De kan rösta upp en fråga genom att klicka på knappen "rösta upp" (tummen upp-ikonen). Moderatorer kan också markera frågor som besvarade. När en fråga besvaras ser du en grön bock bredvid den.
Du kan också filtrera vilka frågor som ska visas på panelen, men till skillnad från moderatorn är alternativen begränsade. Du kan antingen se alla frågor eller bara dina frågor. Klicka på knappen "Alla alternativ" för att expandera rullgardinsmenyn och välja ett annat alternativ.
Frågor och svar i Google Meet kan vara en ganska enkel och ganska lättanvänd funktion. Men det kommer att öka effektiviteten i dina möten ganska drastiskt. Det är inte bara en välsignelse för introverta, utan det hjälper också till att minska eventuella avbrott i mötet.