Det ultimata fuskbladet för att bli en Pro Microsoft Teams-användare
Microsoft Teams behöver ingen introduktion för närvarande. Om det vore 2019, visst. Men detta har varit året med appar för videokonferenser och Workstream Collaboration. Och Microsoft Teams har säkert etablerat sig som en av MVP:erna i WSC:s ekosystem.
Det beror på att det inte bara är en videokonferensapp. Det finns så mycket mer i Microsoft Teams. Och skolor och kontor älskar det för distansarbete av just denna anledning. Det är appen för att samarbeta med dina lagkamrater på ett mycket effektivt sätt. Men den stora mängden funktioner i Microsoft Teams kan också kännas överväldigande ibland. Om det bara fanns något som kunde hjälpa dig kunde du navigera snabbt.
Oavsett om du är gammal eller relativt ny Microsoft Teams-användare spelar det ingen roll; alla älskar ett litet fuskblad för att öka sin produktivitet, framstå som ett proffs och kanske till och med visa upp sina färdigheter. Det är precis vad du kan göra med den här listan med tips och tricks för nästan allt du kan göra i Microsoft Teams.
Tips för att öka produktiviteten
Att få mer arbete gjort på kortare tid, vem vill inte det? Absolut inte du eller dina arbetsgivare! Dessa tips och tricks kommer säkerligen att förbättra ditt fokus och ta dina produktivitetsnivåer genom taket.
Ligg före dina uppgifter
Tasks-appen i Microsoft Teams var den mest efterlängtade appen för eldsjälar, men det betyder inte att alla fick memo. Om du var med i laget som på något sätt missade det, måste du gå ombord på det här tåget just nu, för lita på oss, du missar något.
Tasks by Planner och To-Do kombinerar både funktionaliteten för båda Microsoft-apparna – Planner och To-Do – direkt i Microsoft Teams. Så du kan följa dina framsteg och hantera dina uppgifter utan att behöva växla mellan flera appar. Så, inget mer att välja mellan ditt förstånd eller schema.
Appen Tasks kombinerar dina personliga uppgifter från Att göra och delade uppgifter från Planner-appen direkt i Microsoft Teams. Du kan lägga till den som en personlig app eller till och med som en flik för att hantera teamuppgifter tillsammans. Appen Tasks är tillgänglig för alla med en Microsoft 365-prenumeration.
👉Bemästra hur du använder Tasks by Planner och To-Do i Microsoft Teams.
Hantera information som en guide med listor
Om du känner till rätt appar i Microsoft Teams kan ingen stoppa dig. Microsoft Lists är en sådan app du måste dra nytta av. Med Lists kan du hålla reda på all information, oavsett om den är personlig eller gemensam. Appen Lists kan vara till hjälp om ditt team har information att spåra, arbeta för att organisera eller arbetsflöden att hantera.
Och för att påskynda det finns det bransch- och fallspecifika mallar som gör det ännu enklare att skapa dessa listor. Denna utveckling av SharePoint-listor kan hjälpa dig att spåra nästan allt – problem, tillgångar, rutiner, händelser, inventering eller kontakter. För att ta upp saker och ting kan du till och med ha villkorlig formatering så att objekten i dina listor automatiskt dyker upp eller försvinner när vissa villkor är uppfyllda. Att använda den här appen kommer garanterat att öka din produktivitet exponentiellt.
👉Lär dig hur du skapar och använder listor i Microsoft Teams som ett proffs.
Vidarebefordra e-postmeddelanden direkt till dina kanaler
E-post är en av de mest använda formerna av kommunikation i företagsvärlden. Mängden korrespondens som sker via e-post är enorm. Men det betyder också att när din organisation använder Microsoft Teams, hamnar du ibland mellan två olika medier. Och att kopiera allt innehåll från dina e-postmeddelanden för att lägga upp det på en kanal i Microsoft Teams kan vara så tröttsamt.
Det är för att du gör fel! Vet du att varje kanal i Microsoft Teams har en unik e-postadress som du kan vidarebefordra e-post till direkt? Ja, du hörde rätt. Alla e-postmeddelanden du skickar till den adressen kommer att visas som inlägg direkt i kanalen. Hur effektivt är det!
För att få e-postadressen för en kanal, gå till ikonen "Fler alternativ" (meny med tre punkter). Klicka sedan på "Hämta e-postadress" från menyn.
E-postadressen kommer att genereras. Kopiera den för att använda den.
Använd kommandoraden
Kommandofältet i Microsoft Teams måste vara den mest underutnyttjade funktionen. Men det har potential att bli din mest använda funktion om du vet hur du använder den rätt. Kommandofältet kan påskynda saker oerhört.
Vill du hitta ett gammalt meddelande, starta en chatt eller ett samtal, gå till en kanal, se dina filer? Använd kommandoraden för att göra allt detta och mycket mer. Du behöver inte ens komma ihåg alla kommandon för att använda dem. Microsoft Teams tillhandahåller det till dig. Allt du behöver komma ihåg om uppgiften du behöver göra har ett kommando för det så att du kan göra det snabbt.
Se den detaljerade guiden om hur du använder kommandon i Microsoft Teams för att öka din produktivitet och spara tid.👆
Språkbarriärer
Idag är globala team ingen nyhet. Istället är fler och fler lag utspridda över hela världen i denna era. Och det kräver ett behov av att kunna förstå varandras språk för att kommunicera effektivt. Med Microsoft Teams behöver du inte gå till Google Översätt och kopiera/klistra in några meddelanden. Microsoft Teams erbjuder en inneboende översättare för just detta ändamål.
Klicka på ikonen "Fler alternativ" (meny med tre punkter) på meddelandet du vill översätta. Du kommer att se alternativet "Översätt" på menyn; klicka på den för en snabb översättning av meddelandet till ditt standardspråk.
Bokmärk meddelanden
Detta kan verka som en liten funktion vid första anblicken, men det kan spara dig så mycket tid. Istället för att försöka hitta gamla meddelanden med hjälp av sökfältet kan du spara alla meddelanden och komma åt dem från avsnittet "Sparat".
Gå till meddelandet och klicka på ikonen "Fler alternativ" (meny med tre punkter). Klicka sedan på alternativet "Spara meddelande".
För att komma åt ditt sparade meddelande kan du antingen använda kommandot /sparad från kommandofältet eller klicka på din profilbild i aktivitetsfältet och välj "Sparat" från menyn som visas.
Använd kortkommandon
Om du vill öka din produktivitet ska du inte dra dig för att använda kortkommandon. Kortkommandon kan spara så mycket tid, och ändå är det inte många som drar full nytta av dem. Var inte en av dessa människor. Lär dig kortkommandon för de uppgifter du utför mest och få saker gjorda snabbt.
🤸♀️Hoppa hit för att hitta listan över alla kortkommandon i Microsoft Teams för Windows, webben och Mac.
Tips för bättre möten
Förutom att använda Microsoft Teams för att samarbeta med lagkamrater, är en annan sak som människor använder appen mest att hålla möten. Och du vill verkligen vara ett proffs på det.
Använd Together Mode för en uppslukande mötesupplevelse
När det känns svårt att engagera sig i ett möte, som du ofta tycker är fallet: onlinemöten är trots allt inte detsamma som möten i verkligheten. Microsofts Together Mode bryter ner barriärer och virtuella väggar, vilket gör att ni känner att ni är i ett delat utrymme tillsammans.
När det är 5 eller fler personer i mötet kan du aktivera Tillsammans-läget. Gå till mötesverktygsfältet och klicka på ikonen "Fler alternativ" (meny med tre punkter). Välj sedan "Together Mode" från menyn för att aktivera det.
För närvarande kan du ha Together Mode i auditoriumsvyn som får dig att känna som om ni alla sitter tillsammans i ett delat auditoriumutrymme.
👉Läs mer om Together Mode i Microsoft Teams och hur du aktiverar och använder det.
Ha gruppdiskussioner med grupprum
Oavsett om du undervisar i en klass eller är värd för kontorsmöten är gruppdiskussioner en stor del av processen. Och med grupprum i Microsoft Teams kan du enkelt göra mötesdeltagare i olika grupper.
Och nu behöver du inte skapa Breakout Rooms manuellt i Microsoft Teams längre. Microsoft har lagt till inneboende stöd för denna mycket eftertraktade funktion i möten. Mötesvärdar kan dela upp deltagare i grupprum (upp till 50) antingen slumpmässigt eller manuellt bestämma vem som ska vart. Breakout Room-funktionalitet är tillgänglig för både betalda och gratisanvändare.
För att skapa grupprum, gå till mötesverktygsfältet högst upp på skärmen och klicka på ikonen "Breakout Room". Dela sedan upp deltagarna i det antal rum du vill.
Använd mötesanteckningar
Detta är en mycket underskattad funktion som inte får den uppmärksamhet och uppskattning den förtjänar. Mötesanteckningar i Microsoft Teams kan göra dina möten mer sömlösa. Oavsett om du vill fånga alla viktiga detaljer som diskuteras under mötet eller skapa en agenda för de saker som behöver diskuteras, bör mötesanteckningar vara din favoritfunktion.
Och viktigast av allt, de är tillgängliga inte bara under mötet utan även efter och före (för schemalagda möten). Lita på oss, du måste börja använda dem nu om du inte har gjort det tidigare.
Hoppa över för att bekanta dig med all information om att använda Meeting Notes i Microsoft Teams.🏃♀️
Bevara dekoren i ett möte och räck upp handen istället
Att upprätthålla inredningen i virtuella möten kan bli riktigt svårt. Och som ett resultat har det blivit en mötesetikett nästan överallt att hålla mikrofonen på tyst. Men hur är det när du behöver prata? Att slå på mikrofonen utan att bli ombedd att avbryta mötet.
I Microsoft Teams behöver det inte vara så här uncivilt. Använd knappen "Räck upp handen" istället när du behöver säga något. Det indikerar för talaren att du har något i tankarna, och de kan sedan be dig att stänga av ljudet och tala på ett sätt som inte skapar ett avbrott. Det är bättre än att faktiskt räcka upp handen eftersom det inte finns någon garanti för att högtalaren råkar titta på ditt videoflöde, men det finns en garanti för att de kommer att titta på den "upphöjda handen" i deltagarpanelen.
Gå till mötesverktygsfältet och klicka på ikonen "Räck upp handen" för att räcka upp handen.
Transkribera dina möten
Om du någonsin har velat ha en transkription av hela mötet men trodde att det var omöjligt, kan du inte ha mer fel. Microsoft Teams har ett ganska snabbt sätt att få mötestranskriptioner, men det fungerar bara om ditt standardspråk är engelska och när engelska talades i mötet.
Dessutom bör din organisations policy tillåta dig att ha mötestranskriptioner. Det finns en annan hake inblandad också - transkription är endast tillgänglig för möten som du har spelat in. Du kan till och med redigera dessa utskrifter innan du delar dem.
För att få en transkription, gå till Microsoft Stream för att se inspelningen. Klicka sedan på menyikonen med tre punkter och välj "Uppdatera videodetaljer" från alternativen.
Välj språk från rullgardinsmenyn "Videospråk".
Klicka nu på kryssrutan för "Generera bildtexter automatiskt" för att välja den och klicka på knappen "Använd" för att få en transkription.
Ha privata oplanerade möten
Oschemalagda möten behöver inte alltid vara i en kanal. Eller så behöver du inte alltid schemalägga ett möte om du vill hålla det privat. Du kan ha improviserade möten som är helt privata och inte öppna för alla i kanalen. Och nej, vi pratar inte om 1:1-samtal eller gruppsamtal från gruppchattar. Dessa privata möten är precis som andra möten, där du kan ha gäster utanför din organisation, till skillnad från 1:1 eller gruppsamtal.
Från navigeringsmenyn, gå till "Kalender" (för Microsoft 365-användare) eller "Möten" (för Microsoft Teams Free-användare).
Klicka sedan på alternativet "Möt nu" i det övre högra hörnet. Dessa möten sker inte i en kanal, och dina teammedlemmar kan inte veta att ett möte pågår, än mindre gå med i det utan en mötesinbjudan.
Tips för mer engagemang
Microsoft Teams är en Workstream Collaboration-app. Och för att samarbeta bättre med dina lagkamrater måste du fånga deras uppmärksamhet. Använd dessa tips för att göra dina meddelanden och andra interaktioner mer engagerande, vilket resulterar i en total ökning av produktiviteten.
Genomför omröstningar för att öka engagemanget
Omröstningar är ett beprövat sätt att skapa bättre engagemang, men eftersom det inte finns någon direkt funktion för att skapa omröstningar i Microsoft Teams, tror många att det inte är möjligt. Nåväl, halva skönheten med Microsoft Teams ligger i de hundratals integrerade appar som det erbjuder!
Och två sådana integrerade appar – Forms och Polly – kan hjälpa dig att genomföra omröstningar i dina kanaler. Den enda nackdelen du kanske hittar är att du inte kan genomföra omröstningar i ett möte, men när du väl börjar använda dessa appar kommer du att upptäcka att det inte spelar så stor roll ändå. Du kan till och med ha samarbetsundersökningar där andra teammedlemmar också kan bidra till frågorna i omröstningen.
👉Här är en komplett guide för att skapa omröstningar i Microsoft Teams.
Skapa rika meddelanden med formateringsalternativen
Oavsett om det handlar om att delta i privata chattar eller kanalkommunikation, formatera dina meddelanden för att rädda alla från svårigheten att läsa enkla, tråkiga meddelanden. Det finns tillräckligt med sådana i världen redan. Klicka på "Format"-ikonen (A med en pensel) under meddelanderutan för att öppna formateringsalternativen och kursivera, fetstil, understryka och göra mycket mer med dina meddelanden.
Använd ämnen i kanalmeddelanden
Meddelanden är en av de viktigaste kommunikationsformerna i Microsoft Teams. Mer information delas via meddelanden än i samtal och möten nuförtiden. Så det är viktigt att investera tid i de rätta och se till att de inte går vilse i havet av oviktiga meddelanden där ute.
Ämnesrader är det snabbaste sättet att ge dem lite piss och se till att de fångar rätt persons ögon. Du kan lägga till ett ämne från formateringsalternativen för meddelanden som du vill lägga upp i en kanal. Uppenbarligen behöver personliga chattmeddelanden inte riktigt ämnen, så du kan inte lägga till ett till dem.
Tips för bättre organisation
Att hålla ordning på saker utan att tappa förståndet kan ibland verka lite skrämmande. Och vi har alla önskat att det ska bli lättare. Bättre organisation leder också till mer produktivitet. Med dessa tips kan du ta dina organisatoriska färdigheter upp ett snäpp och få bättre koll på saker och ting och imponera på alla medan du håller på.
Dra och släpp dina lag för att ändra ordning
Till en början ordnas alla dina lag på ett slumpartat sätt i den ordning de skapades. I en lång lista med lag kan det bli överväldigande att ta sig till de viktiga lagen. Men det finns ett litet känt faktum i Microsoft Teams som proffsen använder för att få ordning på sina team och spara tid.
Du kan dra och släppa dina lag för att ordna dem i vilken ordning du vill. Så du kan ha dina viktigaste team på toppen vilket gör dem snabbare att komma åt.
Fäst kanaler och göm lag
Ibland räcker det inte med att arrangera sina lag. Du kanske har ordnat dina viktiga lag i toppen, men du läggs hela tiden till i nya lag, och där går hela ditt arrangemang till vargarna. Nåväl, det behöver inte vara så här. Det finns ytterligare sätt att organisera dina team som sparar dig huvudvärken.
Du kan fästa kanaler så att de alltid visas högst upp i ett separat avsnitt. Gå till ikonen "Fler alternativ" (meny med tre punkter) till höger om kanalen och klicka på den. Välj sedan "Fäst" från menyn.
Du kan också dölja alla onödiga lag för att rensa din Team-meny. Klicka på ikonen "Fler alternativ" till höger om teamnamnet och klicka på alternativet "Göm" från menyn. Alla dina dolda lag kan nås när som helst från botten av navigeringsmenyn för lag.
Tips för smidigare hantering
Oavsett om du är teamchef eller bara ansvarig för att hålla ett möte, behöver ledningen inte vara en smärta i nacken. Men för det mesta är det så. Tja, betrakta dessa tips som ett botemedel.
Tilldela roller i ett möte
När det är flera deltagare i mötet blir det av största vikt att kunna kontrollera vad varje deltagare kan göra. Till exempel vill du inte alltid att alla ska kunna presentera och dela innehåll i ett möte. Det finns också tillfällen då du vill göra någon annan till medvärd som kan göra allt du kan göra, som att släppa in personer från lobbyn och stänga av andra deltagare, etc.
Du kan nu tilldela roller till personer i ett Microsoft Teams-möte. Människor kan antingen vara presentatörer eller deltagare; Presentatörer har fullständig kontroll och deltagare får endast begränsad åtkomst.
Du kan tilldela mötesroller antingen före ett möte (för schemalagda möten) eller under. För att tilldela roller under ett möte, gå till deltagarpanelen och klicka på ikonen "Fler alternativ" till höger om deltagarens namn för att komma åt menyn med tre punkter. Klicka sedan på alternativet "Gör en presentatör" eller "Gör en deltagare" i enlighet med detta.
Spara tid och lägg till medlemmar samtidigt
Hur många gånger har du önskat när du skapade dina team att det fanns ett alternativ att lägga till personer samtidigt? Ni som har varit tvungna att skapa team med fler än 10 personer utan Office-grupper eller tidigare team att använda som utgångspunkt vet vilken huvudvärk det kan vara.
Tja, om du använder Microsoft Teams webbapp kan du hoppa över denna smärta och lägga till medlemmar i bulk. Den enda haken, det kräver användning av en Chrome-tillägg. Du får också den extra bonusen att se dina lag i en skärm med två kolumner med detta tillägg. Så du kan se fler lag samtidigt som du rullar mindre.
👉Lär dig hur du använder Chrome-tillägget "Refined Microsoft Teams" för att lägga till medlemmar samtidigt.
Tips för en överlag bättre upplevelse
Dessa få tips kan trotsa kategorisering, men du behöver dem i ditt liv för att göra din upplevelse på Microsoft Teams oändligt mycket bättre.
Ignorera inte din status
Status i Microsoft Teams kan vara ett kraftfullt verktyg till ditt förfogande. Med din status som återspeglar ditt verkliga tillgänglighetstillstånd, kan en hel del felkommunikation undvikas som kan uppstå om du inte arbetar i samma fysiska utrymme. Så använd den alltid för att låta andra i ditt team veta om du är tillgänglig, borta, upptagen eller i ett samtal så att de kan veta vad de kan förvänta sig när de kontaktar dig.
Du kan använda både "Användarnärvaro" och "Anpassad" status för att få ut det mesta av det här verktyget. Även om Microsoft Teams för det mesta konfigurerar din status automatiskt baserat på ditt tillstånd (som har känt till att skapa problem för många), kan du också ställa in din status själv.Gå till din profilbild i aktivitetsfältet och välj sedan en status från menyn för att ställa in den.
Hett tips: Du kan till och med ställa in din status som "Frånvaro" för anpassade tidsperioder, oavsett om du bara går ut för att äta lunch eller åker på semester. Lär dig hur du ställer in det här nya statusalternativet som annars inte är tillgängligt i Microsoft Teams.👆
Undvik problemen som din status kan skapa
Microsoft Teams ändrar din status automatiskt och i allmänhet är det bra. Men för många människor som lider av mikrohantering på jobbet slutar det med att bli en olägenhet när Teams automatiskt ändrar sin status till "Borta" från "Tillgänglig" inom fem minuter efter inaktivitet.
Om du vill undvika situationen där din handledare kommer att tro att du knappt jobbar istället för att arbeta hårt, använd Mouse Jiggler-appen för att hålla dina problem borta genom att hålla din status den motsatta.
Skicka brådskande meddelanden
Vill du säkerställa att mottagaren ser ditt meddelande? Markera det som brådskande, så kommer de att meddelas varannan minut i tjugo minuter i sträck. Det är tio aviseringar, och det finns inget sätt att de kommer att missa det. Nu, om det verkar vara lite för mycket, men meddelandet fortfarande är viktigt än ett standardmeddelande, kan du markera det som bara viktigt. Mottagaren kommer inte att meddelas lika ihållande, men de kommer fortfarande att veta att meddelandet är viktigt.
Klicka på utropstecken under meddelanderutan i den personliga chatten och välj prioritet från alternativen innan du skickar meddelandet.
Anpassa dina aviseringar för en mer personlig upplevelse
Som standard levererar Microsoft Teams aviseringar för alla nya meddelanden, reaktioner och omnämnanden. Men Teams erbjuder omfattande anpassningsalternativ, så att du bara kan få aviseringar för saker du vill bli aviserad för.
Öppna inställningarna och gå till "Meddelanden" från navigeringsmenyn till vänster.
Här kan du ändra dina aviseringar så att de passar dina behov för nästan allt: team och kanaler, chattar, möten, människor och mer.
Använd mörkt läge när du drar en All-Nighter
Oavsett om du bara ska ha en helnatter den här en gång, eller om du behöver arbeta sena nätter regelbundet, låt det inte påverka dina ögon eller sömnmönster. Använd det mörka läget i Microsoft Teams för att skona dina ögon från det bländande ljuset från din bärbara dator på natten.
Gå till inställningar från Microsoft Teams skrivbordsapp och ändra temat från "Standard" till "Mörkt".
Microsoft Teams har många saker att upptäcka som kan bli överväldigande ibland. Dessa tips kan hjälpa dig att ta saker en i taget, vilket ger ett bättre grepp om saker. På nolltid kommer du att vara skicklig i Microsoft Teams sätt, inte gå vilse i labyrinten.