Skapa en rullgardinslista med objekt i Excel för att göra datainmatning enklare, snabbare och felfri. Med Excels datavalideringsfunktion kan du enkelt skapa rullgardinslistor för att ange data i ett kalkylblad eller arbetsbok.
En Excel-rullgardinslista eller rullgardinsmeny är ett grafiskt kontrollelement som låter användare välja ett alternativ från en lista med fördefinierade alternativ. Detta kommer att göra datainmatning enklare, snabbare och minska felaktigheter och stavfel.
Användare kan till exempel enkelt välja status för arbetet som FÄRDIG från en rullgardinsmeny. Men om du ger dem valet att ange det manuellt, kan de skriva in hela ordet FINISHED eller PENDING eller PÅGÅENDE, eller FAILED. Det kommer att ta mycket tid att skriva status för varje arbete, men om det vore en rullgardinslista kommer det att påskynda inmatningsprocessen.
I det här inlägget visar vi dig ett snabbt och enkelt sätt att skapa en rullgardinslista med hjälp av data från celler, eller genom att ange data manuellt eller genom att använda formler i Excel.
Skapa en rullgardinslista med hjälp av data från celler
Du kan till exempel skapa en rullgardinsmeny för att spåra statusen för var och en av de resor du planerar att ta (som visas i bilden nedan).
Skriv först de objekt du vill ska visas i rullgardinsmenyn i en rad celler. Du kan göra detta på arket som kommer att innehålla rullgardinslistorna, eller på ett annat ark.
I det här exemplet skrev vi listan med objekt för rullgardinsmenyn i blad 2.
Gå tillbaka till blad 1 och välj sedan cell B2 (detta är cellen där du kommer att ställa in din rullgardinsmeny).
Gå sedan till fliken "Data" och klicka på ikonen "Datavalidering" och välj "Datavalidering" från rullgardinsmenyn.
I dialogrutan 'Datavalidering', välj 'Lista' från rullgardinsmenyn 'Tillåt:' och klicka på 'OK'.
Klicka i rutan "Källa" och du kan välja listan över objekt du vill lägga till som alternativ som kommer att visas i listan.
Välj nu lista med objekt (A1:A5) från blad 2.
Och platsen där värdena för rullgardinsmenyn läggs till automatiskt i rutan Källa. Klicka nu på "OK". Om du avmarkerar alternativet "Ignorera svart", kommer Excel att tvinga användare att välja ett värde från listan.
Nu har du gjort en rullgardinslista i cell B2 i kolumnen Status.
För att kopiera rullgardinsmenyn till alla 5 raderna klickar du helt enkelt på den lilla gröna fyrkanten längst ned till vänster i rullgardinsmenyn och drar den ner till över cell B6.
Nu kopieras listrutan från cell B2 till B6.
Skapa en rullgardinslista genom att mata in data manuellt
Alternativt kan du lägga till objekt direkt i rullgardinsmenyn genom att ange dem manuellt i fältet "Källa" i dialogrutan för datavalidering.
I det här exemplet lägger du till en rullgardinslista för vilken säsong du besöker städerna. Så välj cell C2 för att skapa en rullgardinslista.
Öppna dialogrutan "Datavalidering" från fliken "Data".
Välj "Lista" från valideringskriterierna och skriv din lista i rutan "Källa". Alla objekt ska anges utan mellanslag, separerade med ett kommatecken mellan varje objekt.
Här anger du "Vår, Sommar, Höst, Vinter" i källfältet och klicka på "OK".
Nu kommer alla objekt (alternativ) som anges i fältet Källa att visas på olika rader i rullgardinsmenyn. Sedan kan du dra och kopiera listan till resten av raderna som du gjorde i föregående metod.
Skapa en rullgardinslista med formler
Ett annat sätt att skapa en rullgardinslista är genom att använda OFFSET-formeln i källfältet.
I det här exemplet skapar vi en rullgardinslista i kolumnen År. Välj cell D1 och gå till Data –> Dataverktyg –> Datavalidering.
I fönstren för datavalidering anger du detta formelkällfält istället för cellreferens eller manuellt inmatade objekt:
=OFFSET(referens, rader, kolor, [höjd], [bredd])Ange nu listan med objekt för rullgardinsmenyn (År) i blad 2.
I formeln anger du cellreferensen som B1 (startpunkten för listan), anger rader och kolumner som 0 för att undvika att referensen förskjuts och anger som höjd som 5 för objekt i listan.
=OFFSET(Ark2!$B$1,0,0,5)Nu, om du anger den här formeln i källfältet, returnerar den en array som har listan över åren (B1:B5).
Detta kommer att skapa en rullgardinslista som visar alla år i cellintervallet B1:B5 i blad 2.
Ta bort en rullgardinslista
Du kan också ta bort en rullgardinslista i Excel. För att ta bort en rullgardinslista, välj cellen med rullgardinsmenyn. Gå sedan till Data –> Dataverktyg –> Datavalidering.
Klicka på knappen "Rensa allt" i det nedre vänstra hörnet av dialogrutan "Datavalidering" och klicka på "OK". Detta tar bort rullgardinsmenyn på den valda cellen.
Om du vill ta bort alla rullgardinslistor i kalkylbladet, markera "Tillämpa dessa ändringar på alla andra celler med samma inställningar" innan du klickar på knappen "Rensa allt". Klicka sedan på "OK" för att ansöka.
Nu kan du skapa och ta bort rullgardinslistor genom att följa denna steg-för-steg-guide.