Allt du behöver veta om att skapa liveomröstningar i schemalagda såväl som ad-hoc Teams-möten.
Microsoft Teams kan vara en bra app för att samarbeta och ha videomöten. Men det är inte på något sätt perfekt för många människor. Polling är till exempel inte tillgängligt direkt i möten som i många andra appar.
Omröstningar är ett perfekt sätt att göra onlinemöten mer interaktiva och avleda dem från tristesszonen. Det är därför de är idealiska för det aktuella scenariot. Men hur gör man för att skapa omröstningar i ett Microsoft Teams-möte och inte i en kanal? Microsoft har äntligen lagt till stöd för liveundersökningar i ett Teams-möte. Det kan vara lite komplicerat men inte omöjligt med de olika apparna som Microsoft Teams erbjuder.
Microsoft Teams är ett kraftpaket för appar, och det har haft appar för omröstning långt före den nuvarande händelseutvecklingen. Så det är naturligt att de inte har lagt till funktionen direkt i mötesgränssnittet. Eftersom många användare redan var bekanta med dessa appar, kan det ha varit otippat att lägga till funktionen i mötesgränssnittet eftersom det skulle ha krävt onödiga resurser.
Allt du behöver göra är att lära dig hur du använder dessa appar i ett möte för att genomföra liveundersökningar. Om du inte är bekant med någon app för att genomföra omröstningar, oroa dig inte. Den här guiden kommer också att introducera dig till två sådana appar. Så, låt oss börja rulla!
Skapa omröstningar för schemalagda möten
De flesta professionella möten eller klasser i Microsoft Teams är schemalagda. Och för övrigt krävs enkäter mest i dessa miljöer för att hålla saker intressanta. Lyckligtvis kan du i Microsoft Teams skapa omröstningar för schemalagda möten ganska enkelt, och det också, både före och under mötet.
Skapa omröstningar före ett möte för Microsoft 365-användare
Gränssnittet för att schemalägga möten är annorlunda för Microsoft 365 och Microsoft Teams Free-användare. Så processen är också annorlunda för att skapa omröstningar innan ett möte.
Gå till fliken "Kalender" från navigeringsmenyn till vänster.
Från din kalender, gå till mötet du vill skapa omröstningar för och klicka på det.
Ett popup-fönster visas för mötet; klicka på "Redigera".
Klicka sedan på alternativet "Lägg till en flik" (+ ikon) längst upp.
Om det inte finns något alternativ att lägga till en flik betyder det att det inte finns några deltagare i ditt möte ännu.
Att skapa omröstningar före ett möte fungerar bara när du har lagt till deltagare i alternativet "Obligatoriska deltagare". Det beror på att lägga till en flik är en funktion i chatten, och möteschatt är tillgänglig före ett möte endast när det finns andra deltagare att chatta med.
Gå till "Obligatoriska deltagare" och lägg till en person från din organisation. Om du inte vill lägga till någon måste du överge tanken på att skapa omröstningar innan ett möte.
När du har lagt till en deltagare klickar du på knappen "Skicka uppdatering".
Öppna sedan mötet igen och du ser att alternativet "Lägg till en flik" har dykt upp. Klicka på den och sök efter "Formulär" från apparna. Microsoft Forms är en av de bästa apparna för att genomföra omröstningar i team för Microsoft 365-användare.
Notera: Endast mötesarrangörer och föredragshållare kan skapa omröstningar med appen Formulär. En annan app som du kan använda för Polls är Polly-appen, som täcks av avsnittet för Microsoft Teams Free-användare.
En översikt över appen öppnas. Klicka på knappen "Lägg till".
En annan förhandsvisning av vad Forms kan göra öppnas. Klicka på alternativet "Spara".
Fliken för Formulär kommer att visas med namnet "Omröstningar". Klicka på den för att börja skapa omröstningar.
Klicka nu på knappen "Skapa ny omröstning".
Lägg till frågan och svaren och konfigurera andra inställningar. Du kan hålla omröstningen anonym eller icke-anonym, dela resultaten med andra eller välja att inte dela dem. Frågan kan också ha flera svar. När du har slutfört all konfiguration klickar du på knappen "Spara".
Omröstningen kommer att visas som ett utkast. Klicka på knappen "Starta" för att göra det live. Om du inte startar det nu kommer det att vara tillgängligt att starta under mötet. Du kan skapa så många omröstningsfrågor du vill och starta alla eller några av dem innan mötet.
Andra deltagare kommer att kunna se och delta i de aktiva omröstningarna från möteschatten före mötet. Du kan övervaka resultatet av omröstningen från chatten.
Notera: Presentatörer kan också se eventuella utkast och lansera dem eller också skapa nya omröstningar själva. Du kan ta bort personer som du inte vill ska ha något att säga till om i att skapa omröstningar från rollen som presentatörer från mötesalternativen.
Skapa omröstningar före ett möte för Microsoft Teams gratis användare
Microsoft Teams Free-användare kan också schemalägga möten nu. Men alternativen för att schemalägga ett möte är inte i närheten av lika omfattande som för Microsoft 365-prenumeranter. En skillnad är till exempel att du inte kan lägga till deltagare medan du schemalägger mötet.
Men med Microsoft Teams Free skapas möteschatt för varje möte du schemalägger även utan några deltagare. Gå till "Chatt" från navigeringsmenyn till vänster.
Öppna chatten för mötet du planerade.
Klicka sedan på knappen "Lägg till en flik" till höger om de andra flikarna.
Nu är Microsoft Forms inte tillgängligt för Microsoft Teams Free-användare. Men du kan använda Polly-appen för att skapa interaktiva omröstningar. Sök efter "Polly" och klicka på appikonen.
Appöversiktssidan öppnas. Klicka på knappen "Lägg till".
Första gången du lägger till det kommer det att be om ytterligare behörigheter. Klicka på "Acceptera" för att fortsätta.
En förhandsgranskningssida för vad du kan göra med Polly visas. Klicka på "Spara".
Fliken för "Polly" kommer att läggas till. Gå till den för att skapa omröstningar med Polly.
Klicka på knappen "Skapa" för att skapa en ny omröstning.
Med Polly kan du skapa MCQ-frågor, frågesporter, trivia och Q&A. Välj vilken typ av omröstning du vill skapa. Du kan också använda en av de tillgängliga mallarna.
Skapa frågan och alternativen. Med Polly kan du lägga till flera frågor i en enda omröstning. Konfigurera ytterligare inställningar för omröstningen och klicka på "Spara".
Du kan spara omröstningarna för att starta under mötet. Eller så kan du lägga till deltagare i chatten och starta omröstningen innan mötet. För att lägga till deltagare, klicka på ikonen "Deltagare" i det övre högra hörnet och välj "Lägg till personer".
När du har lagt till personer klickar du på knappen "Skicka" för att starta omröstningsfrågan. Du kan se resultatet av omröstningen från själva chatten.
Skapa liveomröstningar under ett möte
Oavsett om du är Microsoft 365 eller Teams Free-användare, om du har lagt till Forms/Polly eller någon annan omröstningsapp som är optimerad för möten till ett schemalagt möte, kommer det att vara lätt som en plätt för dig att genomföra omröstningar under dessa möten.
Gå till mötesverktygsfältet i mötesfönstret så ser du att ytterligare en ikon för Formulär eller Polly kommer att visas där.
Klicka på den för att omfråga deltagarna under mötet. För Formulär öppnas panelen för omröstningar till höger. Alla aktiva omröstningar eller utkast kommer att finnas tillgängliga där. Klicka på knappen "Skapa ny" för att starta en ny omröstning.
På samma sätt kommer panelen för Polly också att visas till höger med eventuella utkast eller aktiva omröstningar tillgängliga. För att skapa nya omröstningar, klicka på knappen "Snabb skapa".
Starta omröstningarna från valpanelen för att genomföra aktiva omröstningar under mötet. Omröstningarna du startar kommer att visas som ett fönster på deltagarnas skärmar under ett pågående möte. De kan också komma åt den när som helst från möteschatten. Du kan spåra en omröstnings framsteg och se svaren på den från själva panelen.
Om du inte lade till omröstningsappen till ett planerat möte innan mötet startade, kommer processen att lägga till dem under mötet att vara densamma som för de ad hoc-möten som förklaras nedan.
Skapa liveomröstningar för ad hoc-möten
Omröstningar är inte tillgängliga för bara schemalagda möten, även om en Google-sökning skulle få dig att tro det. Det finns en viss lösning som ger dig tillgång till omröstningar i alla ad-hoc Microsoft Teams-möten.
Nu, om du bara vill ställa en snabb liten fråga, skulle du inte ens behöva lösningen. Låt oss ta en titt på båda sätten du kan komma åt omröstningar i ett Microsoft Teams-möte som inte var schemalagt.
Oavsett om du är Microsoft 365 eller Teams Free User, kommer stegen för att skapa omröstningar i ad-hoc-möten att förbli desamma. Endast ditt val av app kan skilja sig åt.
För en snabb omröstning (med en enda fråga), gå till mötesverktygsfältet och klicka på "Chatt"-ikonen.
Chattpanelen öppnas till höger. Gå till skrivrutan längst ned på skärmen och klicka på ikonen "Meddelandetillägg" (meny med tre punkter).
Klicka sedan på den omröstningsapp du vill använda. Om det inte är synligt direkt, sök efter det.
Gränssnittet för appen skulle visas. Om du använder Formulär öppnas fönstret för att skapa en fråga. Rama in din fråga och dina alternativ, konfigurera inställningarna och klicka på knappen "Spara".
En förhandsgranskning av omröstningen visas. Klicka på knappen "Skicka" för att starta den.
Om du använder Polly-appen öppnas gränssnittet för att välja typ av omröstning. Välj "Fråga" för att skapa en flervalsundersökning.
Formulera frågan och klicka på knappen "Skicka nu" för att starta omröstningen.
Omröstningen kommer att visas på deltagarnas skärm såväl som i chatten. Du kan se omröstningen och svaren på den från chatten.
Notera: Ikonen "Meddelandetillägg" är oklickbar för kanalmöten. För att skapa en omröstning för ett kanalmöte, minimera mötesfönstret och gå till kanalen i Microsoft Teams. Gå till inlägget "Möte i" och klicka på knappen "Svara". Skrivrutan visas. Klicka på ikonen "Messaging Extensions" och följ resten av stegen enligt ovan.
Alternativet ovan är lämpligt när du inte behöver skapa för många frågor i en omröstning. Men för en lång undersökning är det inte möjligt. Till att börja med måste du upprepa processen varje gång du vill lägga till en fråga. Det kan också bli tråkigt att hantera omröstningen från chattpanelen.
Det är dags att komma till lösningen. Den här metoden lägger till ikonen för Polling-appen i mötesverktygsfältet, precis som i schemalagda möten.
Notera: Det här hacket fungerar inte med kanalmöten, utan bara med privata möten som startas från fliken "Kalender"/"Möten". För kanalmöten kan du istället göra omröstningar i kanalen.
Minimera mötesfönstret medan mötet fortfarande pågår och öppna Microsoft Team-fönstret. Gå till "Chatt" från navigeringsmenyn till vänster.
En chatt för det pågående mötet visas med mötesnamnet i listan över chattar. Den kommer också att ha en videokameraikon för att indikera att mötet pågår. Klicka på den för att öppna möteschatten.
Klicka sedan på alternativet "Lägg till en flik" (+ ikon) till höger om de aktuella flikarna.
Fönstret för att lägga till en app kommer att dyka upp. Lägg till appen Formulär/Polly för omröstningar. För det här exemplets skull har vi bara lagt till Forms-appen, men du kan välja antingen.
Klicka på knappen "Spara" när fönstret visas för att lägga till appen i mötet.
Gå nu tillbaka till mötesfönstret. Ikonen för omröstningsappen visas i ditt mötesverktygsfält. Klicka på den för att skapa och övervaka liveomröstningar i möteschatten från omröstningspanelen.
Att använda omröstningar för att ha frågesporter eller för att samla in feedback kan göra virtuella möten mycket mer interaktiva. Och med hjälp av den här guiden kan du skapa liveundersökningar i alla Microsoft Teams-möten som ett proffs.