Konvertera enkelt ett Word-dokument till en PowerPoint-presentation genom att formatera dokumentet med rätt rubriker för att automatiskt skapa separata bilder i presentationen.
Om du är mycket investerad i Microsoft Office och använder det för både personliga och professionella ändamål, är chansen stor att du kan behöva konvertera ditt dokument från ett format till ett annat. En av de vanligaste omvandlingarna som användare vanligtvis går med är Word-dokument till PowerPoint-presentation.
Kopiera/klistra in innehållet i ett dokument i en presentation är inte möjligt om dokumentet är långt. Dessutom, med konverteringsfunktionen inbäddad direkt i Microsoft Word, förnekar behovet av att använda sådana föråldrade koncept. Funktionen för att konvertera använder artificiell intelligens för jobbet och är mycket effektiv.
Förbereda dokumentet för konvertering till en presentation
Det är ganska lätt att konvertera, givet att du är medveten om den grundläggande formateringen. Allt du behöver göra är att formatera texten med hjälp av de olika rubrikalternativen som finns i Microsoft Word.
Konverteringsprocessen kommer att använda rubrikerna i ditt Word-dokument och skapa separata bilder baserade på detsamma till en PowerPoint-presentation.
Eftersom vi diskuterar grunderna i ämnet kommer vi bara att använda 'Rubrik 1' för bildens titel i den konverterade presentationen och 'Rubrik 2' som bildinnehåll. Du kan på liknande sätt använda de andra tillgängliga alternativen i avsnittet "Stil" i Word för att förbättra presentationens tydlighet och kvalitet.
För att formatera titlarna, markera dem och välj sedan 'Rubrik 1' från sektionen 'Stiler' högst upp. Kom ihåg att detta kommer att användas som bildrubriken i PowerPoint-presentationen efter att ha konverterats.
För texten under rubriken kan du använda andra rubrikalternativ. Återigen, markera innehållet under ämnet och välj "Rubrik 2". Eftersom detta kommer att kapslas under rubrik 1 som vi tidigare använde, kommer konverteringsprocessen att lägga det som bildinnehåll för rubriken.
Du kan formatera resten av dokumentet på samma sätt och göra det läsbart och redo för konvertering.
När du har formaterat texten kommer textfärgen att ändras till blå, vilket kan ändras senare med hjälp av temanalternativen i Word.
För att ändra tema, gå till fliken "Design" högst upp och välj sedan lämplig dokumentformatering från de listade alternativen.
I det här fallet har vi använt "Basic (Snygg)" och texten ser nu grön ut vilket är catchy och förstärker presentationens visuella tilltalande.
Konvertera Word-dokument till presentation
Det finns två sätt att konvertera ditt dokument till en presentation, antingen genom Microsoft Word eller via Microsoft PowerPoint. Men för båda metoderna måste du formatera texten i rubriker (för bildrubriker) och underrubriker (för bildinnehåll) struktur i dokumentet så att den kan konverteras.
Konvertera med Microsoft Word
När du har formaterat dokumentet måste du lägga till alternativet att konvertera ett dokument till presentation i appens verktygsfält, om det inte är aktiverat för närvarande, som sedan läggs till högst upp i Microsoft Word.
Klicka på "Arkiv"-menyn i det övre vänstra hörnet för att se de olika alternativen.
Du kan nu se informationen om det aktuella dokumentet tillsammans med ett gäng funktioner till vänster. För att aktivera konverteringsikonen, välj "Alternativ" i listan till vänster.
Fönstret 'Word Options' öppnas, välj fliken 'Quick-Access Toolbar' till vänster.
Du kan nu anpassa verktygsfältet för snabbåtkomst från det här avsnittet. Klicka på rutan under "Välj kommandon från" och välj "Alla kommandon" från rullgardinsmenyn.
Scrolla sedan ner och leta efter "Skicka till Microsoft PowerPoint" i listan och klicka på "Lägg till" för att aktivera det. Alternativen är listade i alfabetisk ordning; därför skulle det inte vara svårt att hitta den. När du har lagt till funktionen i Microsoft Word, klicka på 'OK' längst ned för att spara ändringarna och stänga fönstret.
Nu, för att konvertera dokumentet till en PowerPoint-presentation, klicka på ikonen "Skicka till Microsoft PowerPoint" som vi precis lade till i instruktionerna ovan. Du hittar det ovanför menyfliksområdet i Word.
När du klickar på ikonen "Skicka till Microsoft PowerPoint" kommer konverteringsprocessen att börja. Det kan ta lite tid beroende på dokumenttyp och längd att konvertera det. När konverteringen är klar kommer dokumentet nu att vara i form av en presentation, särskiljd av rubrikerna vi använde tidigare.
Konvertera med Microsoft PowerPoint
Processen att konvertera ett Word-dokument till en PowerPoint-presentation är intrikat i Microsoft Word, men det är ganska okomplicerat och enkelt i Microsoft PowerPoint.
Öppna en ny presentation på Microsoft PowerPoint och välj sedan fliken "Infoga" högst upp.
På fliken "Infoga" ser du alternativet att lägga till olika objekt i presentationen. Eftersom vi är här för att lägga till ett dokument, klicka på ikonen "Ny bild", det första alternativet från vänster. Välj sedan "Slides from Outline" från rullgardinsmenyn.
Fönstret "Infoga disposition" öppnas där du kan hitta och välja dokumentet som du vill konvertera. När du har valt dokumentet klickar du på "Infoga" längst ner för att konvertera och lägga till i Microsoft PowerPoint.
Word-dokumentet konverteras nu till en PowerPoint-presentation och innehållet fördelas mellan bilderna efter de rubriknivåer som vi tidigare formaterade.
Att konvertera ett dokument till en presentation kan ha verkat som en svår uppgift tidigare, men det kommer inte att vara fallet från och med nu. Du kan använda någon av de två metoderna som diskuterats ovan för konverteringen och rädda dig själv från besväret med att kopiera/klistra in. Kom också ihåg att formatera texten korrekt för att uppnå effektiva resultat.