En arbetsplats borta från kontoret
Microsoft Teams är en samarbetsplattform som ger team möjligheten att arbeta tillsammans och dela information i ett gemensamt utrymme. Det är det perfekta verktyget för team spridda globalt eller på distans. Med funktioner som arbetsplatschatt, fillagring, videomöten och appintegration kan ditt team arbeta i harmoni i en enda delad arbetsyta.
Speciellt nu, med människor som arbetar hemifrån, är en plattform som denna precis vad världen behöver. Du kan använda Microsoft Teams gratis med versionen "Microsoft Teams Free". Den erbjuder en stationär app för Windows, Mac och Linux, webbappar och Android- och iOS-appar också, så att användare enkelt kan arbeta var som helst.
Hur man ställer in Microsoft Teams
Gå till teams.microsoft.com och ange din e-postadress för att skapa ett Microsoft Teams-konto. Om du redan har ett Microsoft-konto kan du också använda den e-posten.
Sedan på sidan "Hur vill du använda Teams" har du tre alternativ: För skolan, för vänner och familj, för jobbet. Du kan välja det alternativ som passar dig bäst. För att ställa in Teams för din organisation, välj "För arbete" och klicka på "Nästa".
Sedan måste du logga in med ditt Microsoft-konto. Om du inte har ett Microsoft-konto kan du skapa ett med den e-postadress du angav tidigare. Ange nu ditt för- och efternamn samt namnet på din organisation. Ditt land/din region har redan valts. Klicka på "Ställ in team".
Teams börjar skapa din organisation på Teams. Det kan ta några sekunder.
När Teams för din organisation har konfigurerats kommer det att be dig att antingen "Ladda ner Windows-appen" eller "Använd webbappen istället". Du kan välja båda alternativen, men att ladda ner skrivbordsappen är en bättre insats om du måste använda den regelbundet. Vissa funktioner som "Skärmdelning" fungerar också bättre i Desktop-appen jämfört med Teams webbapp.
Oavsett om du öppnar Teams på skrivbordsappen eller webbappen, är gränssnittet och de flesta funktionerna desamma.
Så här bjuder du in personer till din organisation i team
Du kommer att få ett e-postmeddelande från Microsoft Teams med en länk att dela med andra. Teams kommer också att visa dig länken när du öppnar ditt Teams-konto för första gången. Du kan komma åt den här länken när som helst från Teams-appen också. Vidarebefordra denna länk till dina kollegor och lagkamrater, och när de använder den kommer du att få en förfrågan från dem att gå med i din organisation.
För att godkänna förfrågningar om lagkamrater att gå med i din organisation, öppna Teams-appen (antingen på skrivbordet eller webben) och gå till alternativet "Bjud in personer".
Klicka sedan på alternativet "Väntande förfrågningar" för att öppna sidan för väntande förfrågningar och inbjudningar.
Klicka på knappen "Godkänn" bredvid din kollegas begäran.
Du kan också bjuda in personer med e-post eller från din kontaktlista. I Teams-appen klickar du på alternativet "Bjud in personer". Nästa skärm öppnas där alla sätt att bjuda in någon kommer att listas. Klicka på "Bjud in via e-post" för att skicka ut en inbjudan med e-postadressen om du känner till dina lagkamraters e-postadress.
Ange e-postadresserna till dina kollegor och klicka på knappen "Skicka inbjudningar". Inbjudningarna du skickar ut via e-post kommer att listas i avsnittet "Väntande inbjudningar".
Dina kollegor kommer att få ett e-postmeddelande för att gå med i organisationen. När de klickar på knappen "Gå med i team" i e-postmeddelandet omdirigeras de till Microsoft Teams. Om de inte har ett Teams-konto kan de skapa ett från samma länk. Och de kommer att bli en del av din organisation i Microsoft Teams.
Hur man använder Microsoft Teams
Öppna Microsoft Teams-appen och klicka på "Teams" i det vänstra verktygsfältet. Det är här alla lag som du är en del av listas.
Skapa team
Du kan skapa fler team eller gå med i andra team från Teams-appen. Klicka på alternativet "Teams" till vänster och klicka sedan på alternativet "Gå med eller skapa ett team" längst ned på skärmen.
Klicka på knappen "Skapa team" för att skapa ett nytt team eller gå till alternativet "Sök team" för att gå med i ett team.
Hantera team
Du kan hantera ett team genom att klicka på alternativet "Mer" bredvid lagets namn och välja alternativet "Hantera team". Tillgängliga alternativ för hantering varierar för ägare och medlemmar.
Skärmen "Hantera team" låter dig hantera alla aspekter relaterade till ett team från en enda plats. Du kan hantera medlemmar, lägga till medlemmar, skapa nya kanaler och appar och hantera behörigheter härifrån.
Ägaren kan också göra andra medlemmar av teamet till ägare, vilket ger dem administratörsrättigheter. Klicka på "Medlem" bredvid en medlems namn och välj "Ägare" från rullgardinsmenyn.
Använda Team Channels
Lag består av kanaler. En "Allmän" kanal finns som standard i alla lag. Du kan skapa valfritt antal kanaler du vill genom att klicka på knappen "Skapa fler kanaler" i den allmänna kanalen.
Du kan också skapa en ny kanal genom att klicka på alternativet "Mer" (tre punkter) bredvid lagnamnet och klicka på "Lägg till kanal".
Kanaler kan byggas utifrån ämnet, avdelningarna eller någon annan klassificering. Nya kanaler kan vara tillgängliga för alla i teamet (Standard), eller en specifik grupp individer (Privat) från alternativet "Sekretess".
Kanaler är där det verkliga arbetet görs. Du kan kommunicera med teamet, dela filer och hålla möten.
Hantera flikar i teamkanaler
En kanal har "Flikar" överst. Flikar är snabblänkar till dina filer, appar och tjänster. Varje kanal har tre flikar som standard: Inlägg, filer, Wiki. Du kan lägga till valfritt antal flikar till en kanal. Klicka på "+"-ikonen för att lägga till en flik.
Du kan också byta namn på eller ta bort Wiki-fliken. För att byta namn på eller ta bort den, gå till fliken och klicka på pilen bredvid den. En rullgardinsmeny visar alternativen "Byt namn" och "Ta bort".
Alla lagkamrater kan redigera filerna som delas i ett kanalinlägg samtidigt och även dela sina tankar med teamet medan de redigerar filen. Klicka på alternativet "Mer" (tre punkter) bredvid den delade filen och välj sedan "Redigera i team".
För att se alla filer som delas i en kanal, gå till fliken "Filer". För att se alla filer som delas mellan team, välj "Filer" till vänster.
Chatta i grupper eller privat
Du kan prata med människor eller grupper privat. Gå till "Chattar" till vänster och klicka på knappen "Ny chatt" och skriv in namnet för att starta en konversation.
Ringa ljud- och videosamtal
Du kan också ringa och ringa ljud- och videosamtal till individer och grupper från Teams från alternativet "Samtal" till vänster. Du kan lägga till medlemmar i ditt kortnummer för snabb åtkomst. Den kostnadsfria versionen stöder till och med skärmdelning och alternativ för bakgrundsoskärpa vid videosamtal.
Integrera appar och tjänster till Microsoft Teams
De olika integrerade apparna och tjänsterna kan nås från alternativet "Appar" till vänster. Du kan också lägga till dessa appar som flikar i Team-kanaler.
Alla appar som du lägger till i dina team kommer att vara tillgängliga under alternativet "Mer" (tre punkter) till vänster.
Slutsats
Microsoft Teams är en fantastisk samarbetsplattform för team att arbeta sömlöst. Du kan kommunicera, dela filer, använda integrerade appar med dina lagkamrater för att arbeta effektivt var som helst i världen. Gratisversionen ger ett utmärkt antal funktioner men användare kan också uppgradera till en betalversion som erbjuder mycket mer.