Gör automatiska anteckningar i ett möte genom att använda funktionen Live Transcriptions i Microsoft Teams.
Microsoft Teams brukade vara ganska före i horden av Workstream Collaboration-appar. Men på sistone har det tänjt sina gränser ännu längre för att förbli relevant i de föränderliga tiderna. Tack vare den drastiska förändringen i hela ekvationen kring hur vi arbetar och hård konkurrens har Microsoft Teams konsekvent tagit fram sitt A-spel.
Det senaste tillskottet till arsenalen av funktioner som Teams erbjuder är Live Meeting Transcriptions. Live-transkriptioner är tillgängliga under ett möte, och du behöver inte spela in ett möte för att generera dessa transkriptioner.
Transkriptioner kan avsevärt förbättra din mötesupplevelse. De gör inte bara dina möten mer produktiva genom att automatisera mötesanteckningar åt dig. Även om det är ett stort plus att inte behöva göra anteckningar manuellt. De gör också möten mer inkluderande för deltagare som är döva eller hörselskada, befinner sig på en bullrig plats eller har en annan nivå av språkkunskaper.
Hur skiljer sig transkription från livetextning?
Microsoft Teams har haft en funktion för livetextning under ganska lång tid nu. Så vad är det som är så speciellt med mötestranskriberingar? Den största skillnaden är tillgängligheten.
Transkriberingar finns tillgängliga efter ett möte. Och du kan ladda ner och dela dem med vem som helst. Det är just därför vi kallade dem "automatiserade mötesanteckningar". Men Teams sparar inte bildtexter.
När du aktiverar bildtexter är de också synliga endast för dig men transkriptionen är synlig för alla, även om användare kan välja att dölja den.
Om huvudskälet till att du vill aktivera transkriptioner är att göra mötet mer inkluderande och tillgängligt, kan du välja antingen transkriptioner eller bildtexter. Men för att ha ett register över hela mötet är transkription rätt väg att gå.
Förutsättningar för att använda transkription i Misrosoft Teams
Det finns några strängar kopplade till att använda transkriptioner i Microsoft Teams. För det första är det bara tillgängligt för schemalagda möten och inte för kanal- eller "Möt nu"-möten. Så om din agenda är inklusivitet och bättre förståelse i ett improviserat möte eller ett kanalmöte, kan du välja livetextning.
Dessutom är funktionen endast tillgänglig när det talade språket är amerikansk engelska. Dessutom kan den endast användas från skrivbordsappen och är endast tillgänglig för vissa licenser. Det betyder i huvudsak att Microsoft Teams gratisanvändare och de uteslutna licenstyperna inte har tillgång till funktionen.
Organisationer med följande licenser har tillgång till Transkriptioner i Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU:er.
GCC-, GCC-High- och DoD-användare är inte berättigade att använda funktionen.
Transkription bör också aktiveras för organisationen av IT-administratören. Om du inte kan hitta alternativet för transkriptionen måste du kontakta administratören.
Aktivera transkription för din organisation
Om du är IT-administratör för din organisation, gå till Teams admincenter.
Organisations IT-administratörer kan aktivera transkription för alla genom att inkludera det i den globala policyn eller selektiva personer genom att ha olika policyer för olika användare.
Från navigeringspanelen till vänster, klicka på alternativet för "Möten".
Få alternativ kommer att expandera under den. Välj "Mötepolicyer" från dessa.
För att aktivera alternativet för hela organisationen, klicka på alternativet eller "Global (Org-wide default)".
Rulla ned till avsnittet "Ljud och video". Se sedan till att alternativet för "Tillåt transkription" är aktiverat.
För att aktivera det selektivt har du två alternativ. Du kan antingen ha den på för hela organisationen, sedan skapa en anpassad policy där alternativet för transkription inte är aktiverat och tilldela policyn till de användare som du inte vill ha åtkomst till funktionen. Eller så kan du gå i rakt motsatt riktning, där alternativet inte är aktiverat globalt, utan bara i den anpassade policyn och du kan tilldela det till de användare du vill ska kunna komma åt funktionen.
För att skapa en ny mötespolicy, gå till sidan "Mötepolicyer" och klicka på knappen "Lägg till".
Ge policyn namn och konfigurera den som du vill. Klicka på knappen "Spara".
För att tilldela policyn till användare, välj den och klicka på knappen "Hantera användare".
En panel visas till höger. Sök efter de användare du vill tilldela policyn och klicka på knappen "Använd".
Du kan också tilldela policyer till vilken grupp användare som helst i din organisation.
Använda transkriptionsfunktionen i möten
Att använda funktionen i möten är en promenad i parken. Men kom ihåg att du bara kan transkribera schemalagda möten. Starta eller gå med i det schemalagda mötet från din kalenderhändelse.
Mötesarrangören och personer från samma hyresgäst kan starta transkriptioner. Gäster, personer från en annan hyresgäst och anonyma användare (personer som inte vill bli identifierade i transkriptioner) kan inte starta transkription i ett möte.
För att starta en transkription, gå till "Fler åtgärder" från mötesverktygsfältet.
Välj sedan "Starta transkription" från alternativen.
Du kommer att se ett meddelande om att transkriptionen har börjat, och du bör låta alla veta att de transkriberas. Men andra deltagare kommer också att se meddelandet om att mötet transkriberas. Icke desto mindre bör du informera alla som en artighet för deltagarna som har gått med från en telefon.
Transkriptionspanelen visas till höger. Avskriften kommer också att innehålla deltagarens användarnamn och profilikon samt tidsstämpeln.
Alla deltagare i mötet kan när som helst visa eller dölja avskriftspanelen. Klicka på knappen "Stäng" på panelen för att dölja den.
Du kan också gå till menyn Fler åtgärder och välja "Dölj transkription" därifrån.
För att visa panelen, välj "Visa transkription" från menyn Fler åtgärder.
Mötesarrangören och presentatörerna kan stoppa transkriptionen och starta om den när som helst under mötet. För att stoppa transkriptionen, navigera till menyn Fler åtgärder och välj "Stoppa transkription".
Alla kommer att få ett meddelande om att du slutat transkribera. Transkriberingen stoppas automatiskt när alla lämnar mötet.
Ladda ner och dela transkriptioner
Mötesutskrifterna är tillgängliga för nedladdning automatiskt efter mötet i kalenderhändelsen. Gå till "Kalender" från navigeringspanelen till vänster.
Öppna sedan eventet för det planerade mötet.
Mötessidan kommer att ha en extra flik högst upp: "Inspelningar och avskrifter".
Hela utskriften kommer att finnas tillgänglig där. För att ladda ner det, klicka på nedladdningsknappen.
Du kan ladda ner avskriften som antingen en .vtt-fil (ett populärt format för avskrifter) eller en .docx-fil (Word-dokument).
Transkriptioner är tillgängliga för nedladdning från deltagarens konton tills mötesarrangören tar bort dem.
Mobila deltagare kan inte se transkriptionen i mobilappen. För att göra den tillgänglig för mobila deltagare, ladda ner filen och ladda upp den till chatten. Gå till möteschatten och klicka på knappen "Bifoga" för att ladda upp filen.
Mobila deltagare kan sedan hitta filen i sin chatt.
Dölja din identitet i transkriptioner
Teamen kan identifiera personen som talar och mötestranskriberingar inkluderar automatiskt användarnamnet och personens namn. Om du vill vara anonym i transkriptioner kan du dölja din identitet. Men du måste göra det innan ett möte.
Klicka på ikonen "Inställningar och mer" (meny med tre punkter) bredvid din profilikon i namnlisten. Välj sedan "Inställningar" från menyn.
Inställningar öppnas. Från navigeringsmenyn till vänster, gå till "Texter och avskrifter".
Stäng sedan av reglaget för "Identifiera mig automatiskt i bildtexter och avskrifter".
Transkriptioner är en fantastisk funktion och Microsoft Teams gör dem verkligen enkla att använda. Så nästa gång du vill göra mötesanteckningar eller vill göra mötesinnehållet tillgängligt för alla kan du transkribera hela mötet.