På en arbetsplats är det mycket viktigt att planera och schemalägga dina möten i förväg. Det ger dina anställda en heads-up och gör att de kan göra alla nödvändiga förberedelser inför mötet. Nuförtiden är det allt svårare att hitta tid att ringa telefonsamtal eller planera personliga möten. Det är mycket enklare att ha ditt möte schemalagt på videokonferenstjänster som Google Meet.
För att göra det måste du först ställa in en händelse i Google Kalender. Genom att schemalägga i Google Kalender kan du skicka inbjudningar till dina kontakter direkt. Och för att göra saker ännu enklare kan du nu också schemalägga kalendermöten direkt från Google Chat-konversationer.
Schemalägga ett Google Kalender-möte från Google Chat på skrivbordet
Gå först till chat.google.com och logga in med ditt Google-konto. Sedan, för att schemalägga ett möte på Google Kalender, kan du helt enkelt hålla muspekaren över namnet på personen/gruppen (till vänster på skärmen) som du vill hålla mötet med och klicka på "Kalender"-ikonen från pop-over låda.
Om en chatttråd är öppen kan du också klicka på kalenderikonen till höger om fältet där du skriver ett meddelande.
Efter att ha klickat på ikonen öppnas kalenderpanelen på höger sida av skärmen. Längst ner till höger hittar du alternativet att redigera tiderna för kalenderhändelsen. Klicka på alternativet "Redigera i kalender".
Denna åtgärd tar dig till Google Kalender. Överst på skärmen kan du ändra titeln på ditt möte till vad som helst med hänsyn till syftet med mötet.
Strax under det kan du ställa in datumet för mötet. Du kan antingen skriva in datumet manuellt eller välja från kalendern som kommer att tillhandahållas.
Därefter kan du ställa in när mötet ska börja och när det ska sluta. Precis som datumet kan du också mata in tiden manuellt eller välja bland alternativen.
Om mötet du schemalägger kommer att vara ett dagligt, veckovis, månads- eller årligt evenemang behöver du inte ställa in det om och om igen. Välj bara alternativet "Upprepas inte" under tiden för att bestämma hur ofta mötet kommer att vara.
Går du vidare, under "Eventdetaljer", kan du välja när du vill bli meddelad om mötet. Vi föreslår att du väljer en tid närmare mötet (5-10 minuter).
Längre nedan hittar du rutan "Beskrivning". Du kan använda detta område för att förmedla till medlemmarna vad som kommer att diskuteras på mötet. Detta kommer att ge medlemmarna en uppfattning om vad de kan förvänta sig och vad som förväntas av dem.
På höger sida av skärmen, under "Gäster". Du kan lägga till fler medlemmar till ditt möte.
Om du gör ett misstag och lägger till någon som inte var menad att vara med i mötet, kan du enkelt ta bort dem genom att klicka på kryssikonen (x) bredvid deras namn.
Du kan nu spara mötet i din kalender genom att klicka på "Spara" längst upp på skärmen.
Google Kalender kommer då att fråga dig om du vill skicka ett e-postmeddelande till medlemmarna i mötet och meddela dem. Klicka på "Skicka".
Det är allt. Om du öppnar Google Kalender ser du att ditt möte har sparats.
Klicka på den så får du fler alternativ.
Du kan gå med i mötet direkt från Google Kalender.
Schemalägga ett möte i Google Kalender från Google Chat App på mobilen
Om du använder din telefon för att ställa in ett möte behöver du bara starta Google Chat-appen och öppna chatten för personen (eller rummet) som du vill hålla mötet med. Tryck sedan på Google Kalender-ikonen under skrivområdet för att skapa och schemalägga ett kalendermöte.
När du klickar på kalenderikonen längst ner på skärmen kommer du till Google Kalender-appen med en liten panel längst ner på skärmen med några detaljer. Du måste dra och svepa upp panelen för att öppna den helt och avslöja fler detaljer.
När du har svepat uppåt ställer du in datum och tid för mötet. För att välja mötesfrekvens måste du klicka på "Fler alternativ".
Välj "Upprepas inte" som mötesfrekvens om det är en engångshändelse.
Scrolla sedan nedåt för att välja när du vill få aviseringar från Kalender. Klicka på standardtiden som valts av appen för att öppna fler alternativ.
Välj när du vill bli meddelad. En blå bock visas bredvid det alternativ som är valt.
Efter att ha valt önskad tid, gå tillbaka till huvudpanelen och klicka på "Spara och dela".
Appen kommer att fråga dig om du vill meddela medlemmarna om evenemanget via e-post innan du sparar. Klicka på "Spara och dela" för att bekräfta.
De schemalagda mötena visas i din Google Kalender samt i Google Meet där mötet faktiskt kommer att äga rum.