Den här guiden visar hur du alfabetiserar i Excel med hjälp av funktionen Sortera och filtrera och formler för att ordna och formatera data i ordning.
Microsoft Excel är en effektiv programvara för att organisera viktig data, såsom ekonomi, försäljningsdata, kundinformation, etc. Alfabetisering av data i kalkylblad är ett av de bästa sätten att snabbt organisera, komma åt och referera till dessa data. Att alfabetisera ett intervall av celler innebär att sortera ett intervall alfabetiskt i excel. Data kan sorteras åt båda hållen, antingen i stigande eller fallande ordning.
Låt oss till exempel säga att du har en stor datamängd med kundens orderinformation och att du vill hitta en viss kunds orderhistorik. Att gå igenom hela listan kommer att bli ett jobbigt. Istället för att slösa tid på att bläddra igenom kan du alfabetisera dina kolumner för att snabbt hitta din data.
Det finns olika sätt du kan använda för att alfabetisera data i Excel, beroende på vilken typ av datauppsättning du arbetar med. Excel låter dig sortera en enda kolumn eller en enda rad eller valt område eller ett helt kalkylblad, samt alternativ för att gruppera flera kolumner eller rader samtidigt som du sorterar dem. Låt oss lära oss hur du alfabetiserar data i Excel-kalkylblad efter rader eller kolumner.
Varför alfabetisera data i Excel
Alfabetisering av data kommer att ha många fördelar:
- Det gör informationen mer förnuftig och gör den lättare att läsa.
- Det gör det lättare för en användare att slå upp ett visst värde eller kundnamn i ett Excel-datablad.
- Det hjälper användaren att visuellt identifiera dubbletter av poster så att vi kan förhindra datainmatningsfel.
- Det tillåter användare att enkelt gruppera kolumnerna eller listorna så att användarna kan titta på dem sida vid sida.
Alfabetisering (sortera alfabetiskt) är ett enkelt, vanligt sätt att snabbt sortera din information. Det är särskilt användbart för mycket stora datamängder. Totalt finns det fyra sätt att alfabetisera data i Excel: A-Z eller Ö-A-knapp, sorteringsfunktion, filterfunktion och formler.
Alfabetisera en kolumn i Excel
Det snabbaste sättet att sortera alfabetiskt i Excel är att använda den inbyggda sorteringsfunktionen.
Öppna först kalkylarket som innehåller datamängden. Markera cellerna eller kolumnen som du vill sortera och se till att inte markera några tomma celler. Gå sedan till fliken "Data" och klicka på antingen "A-Z" för att sortera stigande eller "Z-A" för att sortera fallande i gruppen Sortera och filtrera.
Om det finns några tomma celler emellan antar Excel att all data har sorterats och stannar ovanför den svarta cellen. Om du vill sortera hela kolumnen, välj bara valfri cell i kolumnen och använd alternativet ovan.
Samma alternativ kan också nås under verktyget "Sortera och filtrera" i redigeringssektionen på fliken "Hem".
När du klickar på knappen, alfabetisera din lista omedelbart i Excel.
Hur man sorterar och håller ihop rader i Excel
Du kan enkelt sortera en kolumn om du bara har en kolumn i ditt kalkylblad, men det blir lite komplicerat när ditt kalkylblad innehåller flera kolumner bredvid kolumnen du vill sortera. Ibland arbetar vi också med kalkylblad där vi måste behålla motsvarande rader intakta efter att ha sorterat kolumnen.
Till exempel, om vi har ett kalkylblad med elevernas poänglista. När vi sorterar kolumnen med elevnamn i alfabetisk ordning vill vi också att markeringarna som anges på raderna bredvid dem också ska flyttas därefter.
I sådana fall kan du använda 'A-Z' eller 'Z-A'-knappen för att sortera en av kolumnerna i alfabetisk ordning och den kommer automatiskt att ordna data i andra kolumner och hålla raderna samman. Låt oss se hur det fungerar med ett annat exempel.
Välj först den första kolumnen som du vill sortera andra kolumner efter. Välj sedan antingen "A-Z" eller "Z-A" under fliken Data eller Hem för att sortera data i en kolumn, och Excel kommer automatiskt att ordna om de andra kolumnerna därefter.
När du klickar på sorteringsknappen visas ett fönster för sorteringsvarning. Välj alternativknappen för "Utöka urvalet" och klicka på knappen "Sortera".
Detta kommer att hålla ihop raderna medan kolumner sorteras, utan att några data inte matchar (som visas nedan).
Om du väljer alternativet "Fortsätt med det aktuella valet" kommer Excel att sortera endast den valda kolumnen.
Hur man sorterar alfabetiskt efter flera kolumner
Om du vill sortera en datauppsättning alfabetiskt efter mer än en kolumn kan du göra det med Excels sorteringsfunktion.
Till exempel vill vi ordna följande tabell alfabetiskt först efter land och sedan efter förnamn:
Välj först hela tabellen du vill sortera i alfabetisk ordning, gå sedan till fliken 'Data' och i gruppen Sortera och filtrera, klicka på 'Sortera'.
Eller klicka på ikonen "Sortera och filtrera" i redigeringssektionen på fliken "Hem" och välj "Anpassad sortering" för att komma åt samma funktion.
Dialogrutan Sortera visas och visar den första kolumnen (parametern) där tabellen kommer att sorteras. I rullgardinsmenyn 'Sortera efter' väljer du den primära kolumn som du vill alfabetisera data efter först, 'Land' i vårt fall, och i rullgardinsmenyn 'Order' väljer du antingen 'A till Ö' eller 'Z till A' .
Klicka sedan på knappen "Lägg till nivå" för att lägga till den andra sorteringsnivån. Välj den andra kolumnen (i vårt fall Förnamn) med vilken du vill alfabetisera data i rutan "Sortera efter" och välj antingen "A till Ö" eller "Ö till A". Om din tabell har rubriker på toppen, markera kryssrutan "Mina data har rubriker" så att den kan hoppa över rubrikerna medan de sorteras. Lägg till fler sorteringsnivåer om det behövs och klicka på "OK".
Tabellen är ordnad alfabetiskt: först efter land och sedan efter förnamn som visas nedan.
Hur man sorterar rader alfabetiskt i Excel
Ibland kanske du vill alfabetisera rader i Excel, snarare än kolumner. Detta kan göras med hjälp av Excels sorteringsfunktion. Låt oss till exempel säga att du har ett kalkylblad där kolumnen B till T på första raden innehåller stadsnamnen där antalet butiker tillgängliga under olika återförsäljartyper och kolumn A innehåller återförsäljartyp. Cellerna används för att hålla reda på hur många butiker i varje stad i olika återförsäljarkategorier.
Välj först alla rader som du vill alfabetisera; Om du inte vill flytta radetiketter, lämna dem utanför ditt val. Navigera nu till fliken "Data" och klicka på "Sortera" i gruppen Sortera och filtrera.
Klicka på knappen "Alternativ" i dialogrutan Sortera.
En annan liten dialogruta kommer att visas, vilket ger dig möjlighet att välja "Sortera från vänster till höger" eller "Sortera uppifrån och ned". Välj alternativet "Sortera vänster till höger" för att alfabetisera efter rad istället och klicka på "OK" för att komma tillbaka till dialogrutan Sortera.
Välj nu den rad du vill alfabetisera i rullgardinsmenyn "Sortera efter" (rad 1 i det här exemplet). I det andra fältet, behåll cellvärden i rutan "Sortera på" och välj "A till Ö" (stigande ordning) i rutan Ordning. Klicka sedan på "OK" för att stänga dialogrutan.
Nu är den första raden i vår tabell sorterad i alfabetisk (stigande) ordning, och de återstående raderna omarrangeras enligt nedan.
Hur man sorterar en kolumn alfabetiskt med hjälp av ett filter
Ett annat snabbt sätt att sortera alfabetiskt i Excel är att använda filterfunktionen. När du väl har tillämpat filter på kolumner kan sorteringsalternativen för alla kolumner nås med bara ett musklick.
För att lägga till ett filter till kolumner, välj en eller flera kolumner och klicka på alternativet "Filter" i gruppen Sortera och filtrera på fliken "Data". Om du vill använda filtret på hela tabellen, välj valfri cell i tabellen och klicka på alternativet "Filter".
Du kan också komma åt alternativet Filter genom att klicka på verktyget "Sortera och filtrera" i redigeringsgruppen på fliken "Hem" och välja "Filter".
En liten nedrullningsbar pil visas i var och en av kolumnrubrikerna. Klicka på pilen för valfri kolumn du vill sortera alfabetiskt och välj antingen "Sortera A till Ö" eller "Sortera från Ö till A".
Detta kommer att ordna den kolumn du vill ha i din valda alfabetiska ordning, och om du väljer "Sortera A till Ö", kommer en liten pil uppåt att visas på filterknappen som anger sorteringsordningen (stigande):
Avancerad sortering i anpassad ordning
Att sortera alfabetiskt är inte idealiskt för alla alfabetiska data. Ibland kan data alfabetiseras, men det är inte det mest effektiva sättet att sortera dem.
Låt oss föreställa oss en situation där du kan ha en lista som innehåller namnen på månader eller veckodagar, att sortera alfabetiskt är inte användbart i den situationen. Det är mer meningsfullt att sortera den listan kronologiskt. Om du sorterar från A till Ö kommer det att ordna månaderna i alfabetisk ordning, april kommer först, sedan augusti, februari, juni och så vidare. Men det här är inte vad du vill. Lyckligtvis är det väldigt enkelt att ordna kronologiskt i Excel med alternativet Avancerad anpassad sortering.
Börja med att välja den tabell du vill sortera. Välj sedan "Anpassad sortering" under "Sortera och filtrera" i avsnittet Redigering på fliken Hem.
I dialogrutan Sortera, välj den kolumn som innehåller årets månader i kolumnavsnittet, sortera på "Värden" som vanligt och i Ordningssektionen, välj "Anpassad lista".
I dialogrutan Anpassade listor kan du skapa en egen lista. Det finns några anpassade standardlistor inklusive veckodagar, förkortade månader, månader på året och så vidare. Välj lämpligt sorteringsalternativ enligt dina behov (i vårt fall januari, februari, ..) och klicka på "OK". Klicka sedan på "OK" igen för att sortera din lista kronologiskt.
Du kommer att märka att du framgångsrikt har sorterat listan enligt månadsordningen.
Hur man sorterar alfabetiskt i Excel med hjälp av Excel-formler
Om du är ett fan av formler kan du använda Excel-formler för att alfabetisera en lista. De två formlerna som kan användas för alfabetisering av data är COUNTIF och VLOOKUP.
Till exempel har vi en lista över namn som vi vill alfabetisera med hjälp av formel.
För att sortera detta lägger vi till en tillfällig kolumn med namnet "Sorteringsordning" till den befintliga tabellen.
I cellen (A2) bredvid data, använd följande COUNTIF-formel:
=COUNTIF($B$2:$B$20,"<="&B2) Ovanstående formel jämför ett textvärde i cell B2 med alla andra textvärden (B3:B20) och returnerar dess relativa rangordning. Till exempel, i cell B2, returnerar den 11, eftersom det finns 11 textvärden som är lägre än eller lika med texten "Nancy" i alfabetisk ordning. Resultatet är sorteringsordningen för anställds namn i cell B2.
Använd sedan fyllningshandtaget och dra den här formeln för att fylla den i hela intervallet. Detta ger sorteringsordningen för vart och ett av namnen i listan.
Nu måste vi ordna data som visas i skärmdumpen ovan baserat på sorteringsordernumret, och för att göra detta kommer vi att använda en VLOOKUP-funktion.
Syntaxen:
=UPSÖK(,A:B,2,0)Här representerar 'sorteringsnummer' siffrorna i stigande ordning från 1 – 20. För fallande ordning bör siffrorna vara från 20 – 1.
Här har vi kolumn D för sorterade namn. För cell D2 anger du följande VLOOKUP-formel:
=UPSÖK(1;A:B;2;0)På samma sätt, för den andra och tredje cellen måste du använda formeln som:
=UPSÖK(2;A:B;2;0) och =UPSÖK(3;A:B;2;0) och så vidare…
Efter att ha angett denna VLOOKUP-formel i varje cell bredvid data, blir listan alfabetisk.
Istället för att manuellt mata in den ovan nämnda formeln (1-20) i varje cell, kan du också använda radfunktionen för att göra ditt arbete enklare. Funktionen Row () returnerar radnumret för den aktuella cellen. Så med hjälp av radfunktionen blir formeln:
=SÖKUP(RAD()-1,A:B,2,0)Denna formel ger dig samma resultat som ovanstående formel.
Och använd sedan fyllningshandtaget för att dra den här formeln för att fylla den i hela intervallet.
Hur man alfabetiserar poster efter efternamn
Ibland måste vi ofta sortera datablad alfabetiskt med efternamn. I sådana fall, även om namnen börjar med förnamnen, måste du alfabetisera dem efter efternamnet. Du kan göra detta med Excel-textformler.
För att göra det måste du först extrahera för- och efternamnen från fullständiga namn i två olika kolumner. Vänd sedan om namnen, sortera dem och vänd sedan tillbaka dem till sin ursprungliga form.
Med ett fullständigt namn i A2, skriv in följande formler i två olika celler (B2 och C2) och kopiera sedan formlerna ner i kolumnerna (med fyllningshandtaget) till den sista cellen med data:
För att extrahera förnamnet, skriv in den här formeln i cell C2:
=VÄNSTER(A2,SÖK(” “,A2)-1)
För att extrahera efternamnet, skriv in den här formeln i cell D2:
=HÖGER(A2,LEN(A2)-SÖK(" ",A2,1))
Och sedan, i cell E2, sammanlänkade för- och efternamnen i omvänd ordning separerade med kommatecken:
=D2&", "&C2
Vi har separerat för- och efternamn och vänt om dem. Nu måste vi alfabetisera dem och vända tillbaka dem. Som du kan se ovan, när vi extraherar namn med formeln, innehåller kolumnerna C, D och E faktiskt formler men de är formaterade för att se ut som värden. Så vi måste konvertera formeln till värden.
För att göra det, välj först alla formelcellerna (E1:E31) och tryck Ctrl + C att kopiera dem. Högerklicka på de markerade cellerna, klicka på ikonen "Värden" under "Klistra in alternativ" och tryck på "Enter".
Välj sedan valfri cell i den resulterande kolumnen och klicka på "A till Ö" eller "Z till A" på fliken "Data" eller "Hem" enligt dina behov.
En dialogruta för sorteringsvarning dyker upp när du klickar på knappen. Välj alternativet "Utöka urval" och klicka på knappen "Sortera".
Som du kan se är hela kolumnen alfabetisk efter efternamnet.
Nu, om du vill vända tillbaka det till det ursprungliga formatet "First Name Efternamn", behöver du bara ange samma formler men med olika cellreferenser.
Du måste dela upp namnet (E2) i två delar igen genom att använda nedanstående formler:
I G2, extrahera förnamnet:
=HÖGER(E2,LEN(E2)-SÖK(" ",E2))
I G2, dra efternamnet:
=VÄNSTER(E2,SÖK(" ",E2)-2)
Och slå samman de två delarna för att få det ursprungliga fullständiga namnet:
=G2&" "&H2
Varje gång du anger formeln i den första cellen, se till att kopiera formeln ner i kolumnen (med fyllningshandtaget) till den sista cellen med data.
Nu behöver du bara konvertera formlerna till värdekonvertering en gång till som vi gjorde ovan, och du är klar. detta gjort och.