Använd statusinställningar i Microsoft Teams för att meddela ditt team om du är tillgänglig
Microsoft Teams har blivit en av de mest populära Workstream Collaboration-apparna. Och för organisationer som använder det är det nu det primära kommunikationssättet mellan teammedlemmar som kör om e-post. Och det med rätta. Microsoft Teams har många verktyg för att göra kommunikation och samarbete mer effektiv och produktiv än traditionella metoder.
Även när du arbetar hemifrån och inte är närvarande i samma fysiska utrymme, finns det många verktyg för att undvika risker för felkommunikation och upprätthålla produktiviteten. Ett sådant verktyg som du kanske har förbisett men bör börja uppmärksamma är de olika statusinställningarna som finns tillgängliga i Microsoft Teams och alla sätt du kan använda dem på.
Vilka statusinställningar är tillgängliga i Microsoft Teams
Det finns två typer av statusinställningar tillgängliga till ditt förfogande i Teams – Användarnärvarostatus och Anpassad status.
Vad är en användarnärvarostatus
Användarnärvarostatus är den del av din profil i Microsoft Teams (och även i hela Microsoft 365) som låter andra användare veta ditt tillgänglighetstillstånd. Den visas som den lilla pricken i grön/röd/gul/grå färg bredvid din profilbild.
En blick på statusen och andra medlemmar i ditt team kommer att vara medvetna om om du är online, i ett möte, inte ska störas, etc. Du förstår kärnan. Strängt taget är det tänkt att låta andra veta det allmänna tillståndet för din tillgänglighet.
Vad är en anpassad status
Förutom användarnärvarostatusen finns det också en anpassad status i Microsoft Teams som du kan använda för att låta andra veta den exakta omständigheten av din tillgänglighet. Där användarnärvarostatusen bara kan berätta för någon att du är borta från skrivbordet, kan den anpassade statusen berätta den exakta orsaken bakom denna status, som att berätta för någon att du är borta på lunchen och kommer tillbaka om en timme.
Det är ett litet anpassat meddelande som du kan visa under en kort tidsperiod. Andra användare kan se det när de håller muspekaren över din profilbild. Och det dyker också upp när någon skickar ett meddelande till dig via personlig chatt eller @nämner dig om du så önskar.
Använda statusinställningarna i Microsoft Teams
Att ställa in din status i Microsoft Teams för att indikera din tillgänglighet för andra användare är ganska enkelt.
Ställa in din närvarostatus
Du kanske har märkt att även om du aldrig har ändrat dina statusinställningar tidigare så sker en automatisk förändring i din närvarostatus. Det beror på att Microsoft Teams automatiskt visar din status beroende på olika omständigheter.
Du kommer också att upptäcka att vissa statusalternativ inte är tillgängliga för dig att ställa in som din status, men du kan se dem som andra användares närvarostatus. Som "I ett möte", "Presentera", "Fokusera" etc. Dessa alternativ är inte bara "inte tillgängliga" för dig, de är inte tillgängliga för någon att ställa in själv. Dessa statusar är appkonfigurerade, det vill säga Microsoft Teams ändrar dessa statusar. Det kan ändra dem till "I ett möte" när du, ja, i ett möte eller "Presenterar" när du delar skärmen i mötet, och så vidare.
Men alternativen för dig är begränsade. För att ställa in en användarkonfigurerad närvarostatus klickar du på profilknappen på titelraden i Teams-appen.
En snabbmeny visas. Gå till alternativet Status (nuvarande status) på menyn.
Undermenyn kommer att visas med följande statusalternativ: Tillgänglig, Upptagen, Stör ej, Var direkt tillbaka och Visas borta. Klicka på den status du vill visa. Det finns också ett "Återställ status"-alternativ om du vill återställa närvaron till det appkonfigurerade tillståndet.
När du ställer in en status själv åsidosätter den den appkonfigurerade statusen i de flesta fall eftersom dess prioritet är högt. Till exempel, om du ställer in statusen som "Stör ej", kommer Teams inte att ändra den till "I ett möte" eller "På ett samtal" som de skulle ha gjort det normalt.
Men inte alla användarkonfigurerade statyer är åsidosättande bevis. Även om du ställer in din status på "Tillgänglig", skulle Teams åsidosätta den till "Borta" efter att ha upptäckt inaktivitet i mer än fem minuter för det mesta.
Dessutom, när du ställer in en status själv i Microsoft Teams, har alla stater en standard utgångsperiod. Så även om du glömmer att ändra tillbaka din status kommer du inte att stanna på Stör ej eller Upptagen för alltid.
| Användarkonfigurerat tillstånd | Standard utgång |
|---|---|
| Upptagen | 1 dag |
| Stör inte | 1 dag |
| Andra | 7 dagar |
Ställa in anpassad status
För att ställa in ett anpassat statusmeddelande, klicka på profilknappen och gå sedan till "Ange statusmeddelande" från menyn.
Skrivrutan för statusmeddelandet öppnas. Skriv den status du vill visa för andra; den maximala längden för den anpassade statusen är 280 tecken. Du kan också @nämna någon i din status.
Efter att ha skapat statusen, markera alternativet "Visa när folk skickar meddelanden till mig" om du vill. När det här alternativet är aktiverat, när någon skickar ett privat meddelande till dig eller @nämner dig i kanalen, kommer Teams att visa din status ovanför sin skrivruta. Så det finns ingen chans i helvetet att de missar din status och skyller på dig senare för att du inte svarar.
Du kan också ställa in utgångsdatum för statusen vars slutförande, Teams kommer att rensa din status automatiskt. Som standard kommer det att visa "Idag" som det valda alternativet. Klicka på den för att expandera rullgardinsmenyn. Välj sedan ett av alternativen från "Aldrig", "1 timme", "4 timmar", "Idag", "Denna vecka". Du kan också välja "Anpassad" för att ange ett datum och en tid.
Tryck nu på "Klar" för att spara statusen.
Din anpassade status ställs in och är synlig för andra tillsammans med din närvarostatus.
Dricks: Det finns också en frånvarostatus du kan ställa in i Microsoft Teams som, rolig historia, faktiskt inte kan ställas in från Microsoft Teams. Läs hur du ställer in frånvaro i Microsoft Teams i vårt detaljerade blogginlägg här.
Följ andra användares status i Microsoft Teams
Förutom att ställa in din egen status för att hålla andra informerade, kan du också följa andra användares status i din organisation. När du följer en persons status får du ett meddelande varje gång de visas som Tillgänglig eller Offline. Du måste erkänna att det är bättre att få aviseringar än att tvångsmässigt behöva förfölja och vänta på att de ska dyka upp online när du har viktiga affärer.
Klicka på profilknappen i Microsoft Teams och gå till alternativet "Inställningar" från menyn.
Gå till "Meddelanden" från navigeringsmenyn till vänster.
Hitta alternativet "Personer" och klicka på knappen "Redigera" bredvid det.
Lägg nu till den eller de personer vars status du vill följa och få aviseringar om.
Du kan stoppa dessa meddelanden när som helst genom att klicka på knappen "Stäng av" bredvid personens namn.
Statusinställningar i Microsoft Teams är ett ovärderligt verktyg tillgängligt för dig för att se till att det inte finns utrymme för felkommunikation. Du kan också använda olika inställningar som Stör ej, eller Fokuserad, etc. för att se till att du kan fokusera på uppgiften och ingen kan störa dig. Du får fortfarande meddelanden från människor, bara inte aviseringarna, så du kan stanna kvar i din zon.