Bli en Pro Webex-användare med dessa tips till ditt förfogande
Cisco Webex är en fantastisk app att välja som din favoritapp för videokonferenser. Det är Cisco, så du vet att det är säkert och din privata information är säker. Och det erbjuder till och med ett gratis konto för närvarande.
Men Webex är inte bara bra för att det är säkert eller lätt att använda. Den har många funktioner som gör upplevelsen värd besväret. Men när man börjar använda en ny app kan det ta mycket tid att upptäcka allt den har att erbjuda. Och vissa funktioner är begravda så djupt att många människor aldrig upptäcker dem. Men det kommer inte att vara du. Vi har sammanställt en lista med alla tips och tricks som en Webex-användare behöver känna till för att använda appen till sin fulla potential.
Använd virtuella bakgrunder
Uttråkad eller generad över din riktiga bakgrund när du deltar i videosamtal hemifrån? Webex stöder nu virtuella bakgrunder och bakgrundsoskärpa för möten från skrivbordsappen. Du måste använda Webex version 40.7 eller högre för att funktionen ska vara tillgänglig. Så om du har varit på den äldre versionen har du missat denna pärla av en funktion.
Du kan ställa in en virtuell bakgrund från förhandsgranskningsfönstret innan du går med i mötet eller under själva mötet. Klicka på knappen "Ändra bakgrund" på förhandsgranskningsskärmen och välj en bakgrund från menyn.
För att ändra bakgrunden under mötet, klicka på ikonen "Fler alternativ" i ditt självvisningsfönster och välj sedan "Ändra virtuell bakgrund" från menyn.
Genomför omröstningar under ett möte
Under ett Webex-möte kan du också vara värd för omröstningar och samla in svaren från andra mötesdeltagare i realtid. Men panelen för omröstningar måste läggas till ett möte först. Och på grund av det får många människor aldrig ens veta om existensen av denna funktion i Webex.
För att lägga till omröstning till ett möte, gå till menyraden i mötesfönstret och klicka på alternativet "Visa". Gå sedan till "Paneler" i menyn och välj "Hantera paneler" från undermenyn.
Välj nu "Polling" från området "Tillgängliga paneler" och klicka på knappen "Lägg till" för att flytta den till "Aktuella paneler". Klicka slutligen på "OK" för att spara ändringarna.
Panelen för omröstning kommer att visas på höger sida av mötesfönstret där panelerna för deltagare, chattar etc. visas. Därifrån kan du lägga till frågor och genomföra omröstningar med mötesdeltagare.
Visa mötesrapporter
Webex har speciella mötesrapporter som låter dig hålla reda på allt om dina möten, inklusive men inte begränsat till närvaro, användning, varaktighet, deltagarnas e-postadresser och mycket mer. Du kan visa, exportera och till och med skriva ut dessa rapporter.
Den här funktionen är särskilt användbar för lärare som annars måste manuellt fortsätta kontrollera vilka elever som är närvarande i mötet. Med dessa rapporter kan du till och med spåra när någon gick med och lämnade mötet. Men eftersom alternativet endast är tillgängligt från webbportalen och inte från skrivbordsappen, kommer det sannolikt att förbises.
Gå till webex.com i din webbläsare och logga in på ditt mötesutrymme. Gå sedan till ditt namn till höger på skärmen, klicka på nedåtpilen och välj "Mina rapporter" från menyn.
Klicka sedan på "Användningsrapporter".
Ange den tidsperiod du vill se rapporterna för och välj mötet för att öppna rapporten.
Rapporten kommer att innehålla information om varje deltagare individuellt, från grundläggande detaljer som deras namn, e-postadress, till om de var inbjudna till mötet, och när de gick med och lämnade mötet och mycket mer.
Alternativa värdar
Så du är mötesvärd, men måste lämna på grund av en oförutsedd nödsituation. Orolig för vad som ska hända med mötet då värden ska vara närvarande hela tiden. Framtiden för mötet börjar se ganska dyster ut vid sådana tillfällen, eller hur? Tja, det behöver inte. Du kan göra någon annan till mötesvärd i Webex i ett slag.
Öppna panelen "Deltagare" och gå till den deltagare som du vill göra till den nya värd. Högerklicka på deras namn och välj "Ändra roll till" från menyn. Välj sedan "Värd" från undermenyn för att göra dem till värd.
Räck upp handen i ett möte
Det finns tillfällen då du har tvivel under mötet och vill säga ifrån, men du vill inte vara oförskämd och störa personen som redan talar. I verkliga situationer är det väldigt lätt att göra det. Du kan bara höja en hand, och högtalaren kan låta dig tala när det passar dem.
Men i ett virtuellt möte är det inte den mest praktiska lösningen att räcka upp handen och hoppas att talaren ser din video. Tack gode gud för virtuell handuppräckning i Webex! Du kan höja en hand och talaren kommer att kunna se din upphöjda hand bredvid ditt namn på deltagarpanelen. Men kom ihåg att du bara kan använda den här funktionen om du inte är mötesvärd.
Öppna deltagarpanelen och gå till ditt namn. Klicka sedan på alternativet "Raise Hand" (en handikon) bredvid ditt namn. Alla kommer att få en varning, och de kommer att kunna se att du har räckt upp handen från deltagarpanelen.
Ändra vyer för inspelningar
Du kan spela in alla dina möten i Webex, det vet alla. Men visste du att du också kan ändra synen på mötesinspelningarna? Som standard innehåller inspelningarna deltagarnas videor, och om det är en delningssession, då den delade skärmen och videominiatyrerna för andra deltagare. Så, kort sagt, den exakta kopian av din skärm.
Men dessa inspelningsvyer kan ändras. Du kan välja mellan visning med aktiv högtalare och visning av endast innehåll om du inte vill ha videominiatyrvyn. Vyn för aktiv högtalare innehåller videon från endast den aktiva högtalaren och om det är en skärmdelningssession, då det delade innehållet och videon för den aktiva högtalaren.
I vyn för endast innehåll innehåller inspelningen endast innehållet på den delade skärmen. Och om det inte finns någon aktiv session för innehållsdelning spelar den bara in ljudet utan någon video. Du kan bara ändra inspelningsvyerna från webbportalen, så det är benäget att undgå folks uppmärksamhet.
Öppna webbportalen och gå till "Inställningar" från navigeringsmenyn till vänster. Gå sedan till fliken "Inspelningar". Här kan du välja önskad inspelningsvy för dina inspelningar.
Byt värd före mötet
Du har bokat ett möte, men nu kan du inte delta i det. Hur kommer mötet att gå vidare utan värden närvarande? Du kan byta värdar under mötet, men för det måste du gå med i mötet minst en gång. Men hur är det med situationerna när du helt enkelt inte kan? Tja, oroa dig inte. Du kan byta värd innan mötet.
Varje schemalagt möte har en värdnyckel som endast är synlig för värden. Dela den här nyckeln med personen du vill ska ta rollen som värd. Och de kommer att kunna göra anspråk på rollen som värd efter att ha angett den här nyckeln.
För att se nyckeln, logga in på Webex webbportal och gå till dina möten. Klicka sedan på det planerade mötet för att se mer information.
Scrolla ner och under mötesinformation hittar du värdnyckeln. Dela det med den andra personen.
Använd musikläge i Webex
Har du någonsin velat spela musik på ett Webex-möte men upptäckt att de andra deltagarna inte kunde höra det tydligt? Det beror på att Webex som standard dämpar bakgrundsljudet för att förbättra ljudet. Denna bakgrundsdämpning stör musiken. När du slår på musikläget bevaras originalljudet och du kan spela musiken utan störningar. För att använda musikläget bör du ha WBS 40.8 eller senare.
För att aktivera musikläget, klicka på alternativet "Inställningar".
Välj sedan "Musikläge" från menyn.
Dold bildtext i möten
Om du har en dålig anslutning i mötet, eller om det finns en deltagare med en hörselnedsättning närvarande i mötet, kan du ha dolda bildtexter och transkribera hela mötet.
Om du har ett Webex-företagskonto kommer Webex Meeting-assistenten automatiskt att transkribera mötet med dess AI-funktioner. Klicka bara på alternativet "CC" i det nedre vänstra hörnet av mötesfönstret.
Andra användare kan ha en utsedd bildtextare i mötet för att tillhandahålla bildtexter för mötet. Gå till deltagarpanelen och högerklicka på namnet på den person du vill göra till bildtextare. Gå till "Ändra roll till" i menyn och välj "Captionist" från undermenyn.
Du kan gå hit och hitta fullständig information om hur du använder textning i ett Webex-möte.
Varsågod, gott folk. Med dessa tips och tricks i din arsenal kommer du att bli proffs på att använda Webex på nolltid. Med denna information till hands kommer din produktivitet att öka på nolltid.