Boka in viktiga möten så att alla medlemmar kan delta
Samarbetsplattformar som Microsoft Teams har helt förändrat fjärrarbetsspelet, och det med rätta. Många organisationer går över från e-post till appar som Microsoft Teams för kommunikation mellan kollegor på grund av de underbara funktioner som dessa plattformar erbjuder.
En sådan funktion som Microsoft Teams erbjuder som användare världen över älskar är möjligheten att hålla schemalagda möten på plattformen. Utöver ad-hoc-mötena kan användare även schemalägga möten. Tidigare var det bara Microsoft 365 Business-prenumeranter som kunde hålla schemalagda privata möten eller kanalmöten. Men nu har Microsoft även lagt till alternativet för Microsoft Teams Free-användare. Och att schemalägga möten i Teams med organisationsmedlemmar såväl som utomstående (allmänt kända som gäster i Microsoft Teams-världen) är hur enkelt som helst.
Hur man schemalägger ett möte om du är en Microsoft Teams gratisanvändare
Öppna Microsoft Teams skrivbordsapp eller gå till teams.microsoft.com. Välj alternativet "Möten" i navigeringsfältet till vänster.
Notera: Om det inte finns något "Möten"-alternativ, försök att uppdatera din Microsoft Teams-skrivbordsapp eftersom det nya alternativet bara har börjat rullas ut. Om uppdateringen till den senaste versionen fortfarande inte visar alternativet, är det enda som återstår att vänta på att funktionen rullar ut till dig.
Fliken Möten öppnas. Du kommer att se två alternativ: "Möt nu" och "Schemalägg ett möte". Klicka på "Schemalägg ett möte" för att öppna schemaläggningsfönstret.
Ge ditt möte en titel och ange ett datum och en tid för mötets längd. Klicka sedan på knappen "Schema".
Lagen kommer att schemalägga mötet. Några alternativ för att dela inbjudan visas på din skärm. Du kan dela mötesinformationen genom att kopiera den och skicka länken via e-post eller valfri meddelandeapp, eller så kan du skicka inbjudan med Google Kalender eller Outlook Kalender genom att skapa en händelse. Välj önskat alternativ.
Viktig notering: Hoppa inte över det här steget utan att åtminstone kopiera mötesinformationen. När du stänger det här fönstret kommer du inte att kunna komma åt informationen igen. Du bör också ha möteslänken till hands för dig själv om du väljer att inte skapa en kalenderhändelse eftersom Microsoft Teams för närvarande inte har en inbyggd kalender för gratisanvändarna att hålla reda på de schemalagda mötena. Det vill säga, du kommer inte att kunna gå med i mötet eller bjuda in andra till mötet du just schemalagt om du hoppar över det här steget.
För närvarande kan gratisanvändare endast hålla schemalagda möten privat och inte i kanaler. Så bara personer med mötesinbjudningslänken kan gå med i mötet.
Hur man schemalägger ett möte om du är en Microsoft 365 Business-användare
Microsoft 365 Business-prenumeranter kan antingen schemalägga ett möte från Microsoft Teams-appen, eller så kan de också använda Outlook för att schemalägga ett möte i Teams.
Schemalägg ett möte från Microsoft Teams
Öppna Microsoft Teams skrivbordsapp eller gå till teams.microsoft.com och logga in med ditt Microsoft-konto. Välj sedan alternativet "Kalender" i navigeringsfältet till vänster.
I kalendern klickar du på knappen "Nytt möte" för att schemalägga ett möte.
Skärmen för att skapa ett nytt möte öppnas. Lägg till en mötestitel och skriv sedan namnen på deltagarna i rutan "Lägg till obligatoriska deltagare" för att bjuda in personer.
Om du vill att någon utanför din organisation ska gå med i mötet, skriv in deras e-postadress i rutan för att skicka en inbjudningslänk till mötet.
När du har lagt till alla deltagare ställer du in tiden för mötet. Du kan också använda "Schemaläggningsassistenten" för att hitta ledig tid från allas kalender för att ställa in en tid för mötet som fungerar för alla.
Microsoft Teams tillåter också att mötet upprepas med ett visst schema. Välj lämpligt alternativ från rullgardinsmenyn. Om du inte vill upprepa mötet, lämna inställningen till "Upprepas inte".
Nästa är inställningen för "Lägg till kanal" som bestämmer mötets sekretessinställningar. Håll det tomt för att hålla mötet privat. För att öppna mötet för gruppmedlemmar, välj en kanal. Du kan också välja flera kanaler för mötet.
Mötet kommer att publiceras i den kanal du väljer under fliken "Inlägg", där teammedlemmar kan ställa in agendor, dela filer eller lägga till sina kommentarer.
Klicka på knappen "Skicka" eller "Spara" (beroende på om det finns deltagare i din lista) för att schemalägga mötet.
Schemalägg ett Teams-möte från Outlook
Användare kan också schemalägga ett Teams-möte från Microsoft Outlook. Öppna Outlook-applikationen och växla till kalendervyn. Klicka på ikonen "Kalender" längst ned i den vänstra navigeringsrutan för att byta.
Som standard har Microsoft Teams Outlook-tillägget. Klicka på "New Teams Meeting" i Outlook-kalendervyn.
Skärmen för att schemalägga ett möte öppnas. Ställ in mötesnamnet, lägg till deltagare att skicka mötesinbjudningar till, ställ in mötestid och klicka på knappen "Skicka" för att skicka mötesinbjudan.
Notera: För närvarande kan användare schemalägga möten från Outlook, men kan inte ha dem i några kanaler.
Att hålla möten på Microsoft Teams är väldigt bekvämt. Användare kan schemalägga möten från Microsoft Teams eller använda Outlook-applikationen. Teams-användare med en Microsoft 365 Business-prenumeration kan också använda en schemaläggningsassistent som låter användare hitta en tid för mötet som fungerar för alla.
Schemaläggaren för Microsoft Teams Free-användare är ganska grundläggande för närvarande, men eftersom det är en nyligen implementerad funktion, kanske den kommer att få viktiga uppdateringar under de kommande månaderna. Du kan också skicka en inbjudningslänk till personer som inte är en del av din organisation så att de kan gå med i mötet som "gäster".