Sortering av data hjälper till att organisera eller ordna data i en angiven ordning för att snabbt hitta värden. I Excel kan du sortera ett intervall eller tabell baserat på texter, siffror, datum och tid i en eller flera kolumner. Du kan också sortera data på basis av cellfärg, teckensnittsfärg eller anpassad formateringsikon.
Excel har flera avancerade inbyggda sorteringsalternativ för att hjälpa till med datahantering. I den här artikeln kommer vi att diskutera de olika metoderna för att sortera data i en specificerad ordning samt olika kriterier.
Sortera data i Excel
Innan du sorterar dina data måste du välja om du vill sortera hela kalkylbladet eller bara ett cellområde.
Sorteringen ordnar all data i ditt kalkylblad efter en eller flera kolumner. Du kan också välja att bara sortera en kolumn i kalkylbladet. Du kan sortera dina data utifrån text, siffror, datum och tid.
Vi kommer att använda följande exempel för att visa dig hur du utför de olika metoderna för sortering i Excel.
Om du snabbt vill sortera dina data klickar du bara på valfri cell i kolumnen som du vill sortera. I exemplet nedan vill vi sortera vår data efter "Rep"-namn. Så klicka på valfri cell i kolumn B.
Gå till fliken "Data" och klicka på sorteringsikonen "A-Ö", som kommer att sortera ditt datum efter "Rep"-namn.
Nu sorteras dina data efter representantnamn. När B-kolumnen är sorterad flyttas rader som motsvarar varje cell i kolumn B tillsammans med den.
Sortera data i endast en kolumn
Du kan sortera dina data i en kolumn, vilket inte påverkar angränsande kolumner på kalkylbladet. Välj först det intervall/kolumn (Artikel) du vill sortera.
Gå sedan till fliken "Data" och klicka på sorteringsikonen. Excel kommer att visa dig ett "Sortera varning"-meddelande. I det väljer du alternativet "Fortsätt med det aktuella valet" och klickar på "OK".
Nu är bara "Artikel"-intervallet (kolumnen) sorterat i alfabetisk ordning. Kom ihåg att om du bara sorterar en kolumn matchar hela ditt kalkylblad inte med den kolumnen.
Sortera data efter datum/tid
Du kan sortera datum, tid, nummer på samma sätt som du sorterar text i Excel. Siffror kan sorteras från lägsta till högsta eller högsta till lägsta, och datum och tid kan sorteras från nyaste till äldsta eller äldsta till nyaste.
Du kan antingen välja en cell i kolumnen som du vill sortera och klicka på ikonen "AZ" eller "ZA" på fliken "Sortera och filtrera" Datagrupp för att sortera dina data i stigande eller fallande ordning. Eller klicka på ikonen "Sortera" bredvid snabbsorteringsikoner på fliken "Data".
Det kommer att öppna fönstret Sortera. Öppna rullgardinsmenyn 'Sortera efter', den här rullgardinsmenyn kommer att lista alla dina kolumnrubriker i kalkylbladet och eftersom vi vill sortera vår datauppsättning efter datum, välj alternativet 'OrderDate'. Välj sedan alternativet "Nyast till äldst" i rullgardinsmenyn "Order" för att sortera data i stigande ordning.
Resultatet visas i följande skärmdump.
Sortera data efter cellfärg/teckensnittsfärg/cellikon
För att sortera dina data efter cellfärg, teckensnittsfärg eller cellikon, öppna dialogrutan 'Sortera' genom att klicka på ikonen 'Sortera' på fliken Data. Välj sedan ditt alternativ i menyn "Sortera på". Här väljer vi "Cellfärg" för att sortera datamängden.
Välj sedan den färg du vill ha högst upp i kolumnen. Klicka sedan på "OK".
Så här kommer en tabell sorterad efter cellfärg att se ut.
Datasortering på flera nivåer (sortering av flera kolumner)
Sortering på flera nivåer låter dig sortera data (tabell) efter värden i en kolumn och sedan organisera den igen efter värden i en annan kolumn.
Till exempel, vi sorterar först datamängden efter "Artikel"-namn och sorterar den sedan igen efter "OrderDate". För att göra det, välj valfri cell i tabellen och klicka på ikonen "Sortera" på fliken "Data".
I dialogrutan "Sortera". Välj "Artikel" från rullgardinsmenyn "Sortera efter". Klicka sedan på "Lägg till nivå" och välj "Beställningsdatum" från rullgardinsmenyn "Sedan av". Klicka på 'OK'.
Nu är posterna sorterade efter artikel först och orderdatum andra.
Sortering i anpassad ordning
Ibland vill du inte sortera efter text, nummer eller datum. Ibland vill du sortera efter något annat, till exempel månader, veckodagar, regioner eller något annat organisationssystem.
Låt oss ha följande tabell och du vill sortera den baserat på beställningarnas prioritet.
För att göra det klickar du på valfri cell i datamängden och öppnar dialogrutan "Sortera" från Excel-bandet.
Välj sedan "Prioritet" i rullgardinsmenyn "Sortera efter". i rullgardinsmenyn "Sortera på" väljer du "Cellvärden"; och i rullgardinsmenyn "Beställ", välj "Anpassad lista".
När du klickar på alternativet "Anpassade listor" från rullgardinsmenyn öppnas dialogrutan Anpassade listor.
Här skriver du din anpassade lista i "Listposter:" och klickar på "Lägg till". Till exempel lägger vi till hög, normal och låg prioritet till listan.
En ny sorteringsordning läggs nu till i den anpassade listan. Välj listan och klicka på "OK".
Nu kan du välja din anpassade sorteringsordning från rullgardinsmenyn "Order".
Nu sorteras datauppsättningen efter prioritet (Hög, Normal, Låg).
Sortera data i rad
Istället för kolumner kan du sortera data efter rader. För att göra det, välj valfri cell i rad och klicka på ikonen "Sortera" från gruppen "Sortera och filtrera" i menyfliksområdet.
Klicka på knappen "Alternativ" i dialogrutan "Sortera".
Välj alternativet "Sortera från vänster till höger" istället för "Sortera uppifrån och ned" under Orientering i dialogrutan "Sorteringsalternativ". Och klicka på "OK".
Välj sedan raden du vill sortera under rullgardinsmenyn "Sortera efter" och klicka på "OK".
Som du kan se nedan är datasetet nu sorterat efter värdena i den valda raden.
Nu har du lärt dig att sortera i Excel, du kan snabbt omorganisera ditt kalkylblad genom att sortera dina data.