Så dina medarbetare kan lämna viktiga meddelanden när du inte kan ta ett samtal
Microsoft Teams är verkligen en av de bästa Workstream Collaboration-apparna som finns. Det ger så många funktioner för att göra det till en hel upplevelse för användarna. Du kan inte bara få kontakt med kollegor med samtal på Microsoft Teams, utan också ställa in en röstbrevlåda så att andra kan lämna meddelanden när du inte kan ta emot samtalet.
För att ställa in din röstbrevlåda öppnar du Microsoft Teams skrivbordsklient eller webbapp och loggar in på ditt konto. Klicka sedan på ikonen "Profil" på höger sida av titelraden och välj "Inställningar" från alternativmenyn.
Från Microsoft Teams "Inställningar"-skärmen, klicka på "Samtal" till vänster i fönstret.
Sedan, under alternativen för "Samtalssvarsregler" till höger, ser du "Samtal ringer mig" som valt som standard. Under det, för "Om obesvarad", se till att alternativet är inställt på "Voicemail". I allmänhet är röstbrevlådan på när du går med i Microsoft Teams.
Om det inte är det, klicka på rullgardinsmenyn och välj "Röstbrevlåda" från alternativen. Välj också den tid som samtalen ringer innan du omdirigerar den som ringer till röstbrevlådan.
Användare kan också ändra inställningen så att alla samtal direkt går till röstbrevlådan utan att ens ringa. Välj alternativet "Vidarekoppla mina samtal" under reglerna för samtalssvar.
Klicka nu på "Konfigurera röstbrevlåda" för att ställa in andra inställningar relaterade till röstbrevlådan som hälsningsmeddelande, språk och regler för samtalssvar.
Du kan spela in ett meddelande som spelas upp varje gång någon når din röstbrevlåda. Klicka på "Spela in en hälsning" för att spela in meddelandet.
Du kan också välja att inte spela in ett meddelande. Microsoft Teams har redan ett automatiskt röstmeddelande för din röstbrevlåda.
Om du vill ställa in ett anpassat meddelande men inte vill spela in det, finns det ytterligare ett alternativ i Teams. Använd "Text-till-tal anpassad hälsning" för att ange texten du vill att meddelandet ska stå under "Din anpassade hälsning", och en automatisk röst skulle spela upp det meddelandet för dig.
Notera: Det här meddelandet åsidosätts om du har spelat in en hälsning.
Användare kan också konfigurera inställningarna för vilka alternativ den som ringer har för att omdirigeras till din röstbrevlåda. Klicka på rullgardinsmenyn under "Svarsregler för samtal" för att utöka alternativen och välj ett från de tillgängliga alternativen som "Låt den som ringer spela in ett meddelande".
Du kan också välja vilket standardspråk din hälsning ska spelas på. Klicka på rullgardinsmenyn under "Hälsningsspråk" för att välja språk.
När du väljer den anpassade text-till-tal-hälsningen kan du också ställa in en extra hälsning från "Från kontoret". Skriv meddelandet i textrutan under hälsningen "inte på kontoret".
Välj sedan när du vill att meddelandet ska spelas upp. När du har konfigurerat alla inställningar, klicka på "OK" för att spara dina inställningar och din röstbrevlåda ställs in som du vill.
Microsoft Teams låter dig ställa in en röstbrevlåda där personer som ringer dig kan lämna meddelanden när du inte är tillgänglig. Du kan ställa in och konfigurera röstbrevlådan enligt dina preferenser från en mängd olika tillgängliga alternativ. Mottagna röstmeddelanden och deras utskrifter är tillgängliga på skärmen Samtal.