Du kan skapa en rullgardinslista i Google Sheets med hjälp av listan över objekt i ett cellintervall eller genom att manuellt ange objekten.
En rullgardinslista (även känd som en rullgardinsmeny eller en rullgardinsmeny) är en meny som liknar en listruta som låter användare välja ett alternativ från en lista med fördefinierade alternativ. Rullgardinslistan säkerställer att användare endast anger de värden som är tillgängliga i en given lista i cellerna.
När du samarbetar i Google Sheets kanske du ibland vill att andra användare ska ange upprepade värden i en kolumn. För att undvika felaktigheter, stavfel och för att göra datainmatningsfästet, kanske du vill lägga till en rullgardinslista för att säkerställa att användarna bara matar in de angivna värdena.
Till exempel skapar du en lista med uppgifter som du vill att ditt team ska utföra. Och du vill att ditt team ska uppdatera statusen för varje uppgift som Klar, Väntande, Prioritet, Överhoppad och Uppgift pågår. För att göra det kan du skapa en rullgardinsmeny med en lista över uppgiftsstatusar där användaren kan välja mellan istället för att ange data manuellt.
I den här självstudien kommer vi att täcka allt om att skapa och hantera en rullgardinslista i Google Sheets.
Skapa en rullgardinslista i Google Sheets
Dropdown är en datavalideringsfunktion som låter användare styra vad som kan skrivas in i kalkylbladet. Du kan snabbt skapa en rullgardinsmeny med hjälp av dialogrutan för datavalidering i Google Kalkylark.
Det finns två sätt att lägga till en rullgardinsmeny i Google Kalkylark. Du kan antingen skapa en rullgardinslista med värdena i ett cellintervall eller manuellt ange objekt för listan.
Skapa en rullgardinsmeny med hjälp av en rad celler i Google Sheets
Du kan skapa en rullgardinslista i Google Kalkylark genom att använda en lista över objekt som finns i ett cellintervall.
Öppna först Google-kalkylarket och ange listan över objekt i en rad celler som du vill inkludera i rullgardinsmenyn. Här, i det här exemplet, har vi en lista över stadsnamn som grenar.
Välj sedan cellen eller cellintervallet där du vill skapa rullgardinsmenyn. Det kan vara på samma kalkylblad eller ett separat kalkylblad.
Klicka sedan på menyn "Data" högst upp i kalkylarket och välj alternativet "Datavalidering" i rullgardinsmenyn.
Eller högerklicka efter att du valt cellen/cellerna och välj "Datavalidering" längst ned i snabbmenyn.
Dialogrutan för datavalidering kommer att dyka upp. Här kan du definiera och anpassa din rullgardinslista med olika inställningar.
Cellintervall
Det första fältet, "Cellintervall", anger platsen där rullgardinsmenyn kommer att skapas. Eftersom vi redan har valt ett intervall för detta fylls det automatiskt.
Du kan också ändra detta genom att klicka på en "tabellikon" i fältet Cellintervall och välja det cellintervall där du vill infoga rullgardinsmenyn.
Kriterier
Därefter har avsnittet Kriterier en lista med alternativ i en rullgardinsmeny och du behöver bara de två första alternativen. Du kan inte skapa en rullgardinsmeny med de andra alternativen.
Klicka på rullgardinsmenyn och välj alternativet "Lista från ett intervall" för att lägga till ett intervall som kriterier.
I fältet bredvid anger du cellreferensen/intervallet som innehåller alla värden som du vill ska ingå i rullgardinsmenyn. Istället för att manuellt ange intervallet klickar du bara på ikonen "Välj dataintervall" (tabellikon).
Ett annat popup-fönster med namnet Välj ett dataintervall visas. Välj nu bara cellen/intervallet som innehåller listan över objekt och platsen läggs automatiskt till i dialogrutan "Välj ett dataintervall". Klicka sedan på "OK". När du väljer ett intervall från ett annat blad inkluderas även arknamnet på listans plats.
I exemplet ovan skapas listan med artiklar i A2:A13 på blad 3 och rullgardinsmenyn i C2:C17 på blad 4.
Visa listrutan i cellen
Se till att kryssrutan "Visa rullgardinslista i cell" är aktiverad. Om det här alternativet inte är markerat kan du fortfarande ange objekten från listan genom att dubbelklicka på cellen men du kommer inte att se rullgardinsikonen i cellen.
På ogiltiga data
Du kan också välja vad som händer när någon matar in något (ogiltig data) som inte finns på listan. Du kan välja antingen "Visa varning" eller "Avvisa ingång" för inställningen "På ogiltig data". Alternativet "Visa varning" accepterar användarens inmatning men med en varning medan alternativet "Avvisa inmatning" avvisar posten helt.
Utseende
Med alternativet Utseende kan du ge användaren en ledtråd om hur man använder rullgardinsmenyn eller vilken typ av värden som accepteras i cellerna.
För att aktivera det här alternativet, markera kryssrutan "Visa hjälptext för validering" och en textruta visas precis under den. Skriv instruktionerna som du vill visa i textrutan.
När du är klar med konfigurationen klickar du på knappen "Spara" för att tillämpa ändringar.
Hur drop-down fungerar i Google Sheets
Nu skapas rullgardinslistorna i cell C2:C17 och när du klickar på en rullgardinsikon kommer den att visa listan med objekt.
Om en användare anger ett värde som inte finns i listan markeras den cellen som ogiltig data. Du kan lägga märke till markören i det övre vänstra hörnet av cell C6. Detta beror på att vi valde alternativet "Visa varning" i inställningen "På ogiltiga data" i dialogrutan Datavalidering.
Och när du håller muspekaren över markören skulle du se varningsmeddelandet.
Så här skapar du en dynamisk rullgardinslista i Google Sheets.
Skapa en rullgardinsmeny genom att manuellt ange objekten i Google Sheets
Om du vill skapa en statisk rullgardinslista och du inte har listan med objekt i ett cellintervall i kalkylarket, kan du manuellt ange objekten i dialogrutan för datavalidering.
Den här metoden kan vara användbar om du bara vill skapa en enkel rullgardinslista med artiklar som Ja och Nej, Godkända och Avvisade, Finns i lager och slutsåld, etc. Så här gör du:
Välj den cell eller grupp av celler som du vill lägga till en rullgardinslista för.
Klicka på fliken "Data" i menyn och välj alternativet "Datavalidering".
Se till att rätt cell eller intervall är markerat i fältet "Cellintervall" i popuprutan Datavalidering.
I rullgardinsmenyn Kriterier måste du välja "Lista över objekt" den här gången.
I fältet bredvid skriver du manuellt de objekt du vill ha i rullgardinsmenyn, och se till att separera varje objekt med ett kommatecken utan mellanslag. För vårt exempel vill vi visa kön, så vi anger "Man, Kvinna och Ej specificerad".
Du kan lägga till mellanslag i objektets namn men inte mellan objekten. Objekten kan texter, datum, siffror, formler och kryssrutor.
Se till att alternativet "Visa rullgardinslista i cell" är markerat. Eftersom detta är en statisk lista och vi inte vill ha någon annan inmatning i cellen, valde vi alternativet "Avvisa input".
När du har gjort ändringarna klickar du på "Spara" för att tillämpa.
Nu skapas en statisk rullgardinsmeny i varje cell i det valda intervallet. Klicka på rullgardinsmenyn eller dubbelklicka på cellen eller tryck på "Enter" på cellen för att välja ett objekt.
Om en användare anger ett värde som inte finns i listan, avvisar datavalideringen inmatningen och kommer att visa dig ett felmeddelande. Detta beror på att vi valde alternativet "Avvisa input" för "På ogiltiga data" i Datavalidering.
Felet kommer att informera användaren om att de angett ogiltiga data på en viss cell och att de måste ange ett av de angivna värdena.
Redigera en rullgardinslista i Google Sheets
Det kan finnas tillfällen då du vill lägga till nya objekt, ändra objekt eller ta bort objekt från en redan skapad rullgardinslista. Det är också möjligt att tillhandahålla en ny lista med objekt till en redan existerande rullgardinslista.
Gå till cellintervallet eller arket med cell(er) som innehåller listan över objekt som du använde för din rullgardinslista. Gör önskade ändringar av innehållet i dessa celler. Du kan lägga till nya objekt, redigera de redan existerande objekten och ta bort objekt från dessa celler.
Det här är den ursprungliga listan som vi använde för att skapa en rullgardinsmeny innan:
Nu har vi gjort några ändringar i listan. Vi lade till ett nytt objekt Stockholm, tog bort Wien och ändrade New York till New Jersey.
Du kan också redigera de manuellt inmatade objekten i dialogrutan Datavalidering.
Efter att vi har redigerat listan med objekt kommer rullgardinsmenyn att uppdateras automatiskt. Men några av de tidigare angivna posterna med den ursprungliga rullgardinsmenyn är markerade som ogiltiga. Eftersom dessa värden är redigerade i listan markeras de som ogiltiga.
Nu, när du klickar på rullgardinsmenyn, kommer du att få en nyligen uppdaterad rullgardinslista.
Notera: Om du lägger till eller tar bort objekt i listan, se till att ändra intervallvalet i datavalideringskriterierna för att visa alla objekt korrekt i rullgardinsmenyn.
Kopiera en rullgardinslista i Google Sheets
Istället för att skapa samma rullgardinslista i flera ark, kan du snabbt kopiera en rullgardinslista från en cell till flera celler i ett eller flera blad.
Du kan använda den enkla kopiera och klistra metoden för att snabbt kopiera rullgardinsmenyn.
För att göra det, välj cellen med en rullgardinslista, högerklicka och välj "Kopiera" eller tryck på "Ctrl + C". Välj sedan cellen eller cellintervallet där du vill infoga rullgardinslistan, högerklicka och välj "Klistra in" eller tryck på "Ctrl + V" för att klistra in rullgardinsmenyn.
Men den här metoden kommer också att kopiera cellformatering (färg, stil, ram, etc.) samt inmatning av rullgardinsmenyn.
För att undvika detta måste du använda specialfunktionen för klistra in. Så här gör du.
Välj först och kopiera cellen (Ctrl + C) med rullgardinsmenyn. Välj sedan cellen/intervallet där du vill kopiera rullgardinsmenyn. Högerklicka på de markerade cellerna, expandera alternativet "Klistra in special" och välj alternativet "Klistra in endast datavalidering".
Detta kommer att kopiera rullgardinsmenyn till önskad plats.
Ta bort en rullgardinslista i Google Kalkylark
Om du inte har något behov av en rullgardinsmeny längre och du vill ta bort dem, kan du enkelt göra det med några musklick.
För att ta bort en rullgardinslista, välj den eller de celler där du vill ta bort rullgardinslistan. Klicka sedan på menyn "Data" och välj "Datavalidering".
Klicka nu på knappen "Ta bort validering" längst ned i dialogrutan för datavalidering och klicka på "Spara".
Det är allt. Dina rullgardinslistor tas bort. Men de kommer att lämna dig med uppgifterna vi angett med hjälp av dessa rullgardinslistor.
