I Excel är det väldigt enkelt att dela upp för-, mellan- och efternamn som visas i samma kolumn i separata kolumner genom att använda olika sätt.
Anta att du fick en kontaktlista med alla namn listade i fullständiga namn i en enda kolumn och du kommer förmodligen att behöva separera för-, mellan- och efternamn och dela upp dem i separata kolumner. Det finns några olika sätt du kan använda för att separera namn – genom att använda funktionen Text till kolumner, Flash-fyllning och formler.
I Excel är det väldigt enkelt att dela upp namn från en kolumn i två eller flera kolumner. I den här artikeln kommer vi att visa dig hur du delar upp namnen i olika kolumner i excel genom att använda olika sätt.
Hur man delar upp namn i Excel
Det finns tre enkla sätt att dela upp namn i Excel. Beroende på datastrukturen och om du vill att de delade namnen ska vara statiska eller dynamiska, välj en av följande metoder:
- Dela upp namn med funktionen Text till kolumner
- Separera namn med formler
- Separera namn med Flash Fill
Separata namn med hjälp av guiden text till kolumn
Text till kolumnguiden är ett av de vanligaste sätten att separera för- och efternamn i Excel samt mellannamn. Se till att det finns tomma kolumner bredvid namnen du ska dela upp eftersom de fullständiga namnen kommer att delas upp i separata kolumner.
Till exempel har du datauppsättningen nedan med fullständiga namn och du vill dela upp/separera för- och efternamn och lagra dem i separata celler.
Markera först kolumnen med fullständiga namn som du vill separera. Gå sedan till fliken "Data" och klicka på alternativet "Text till kolumner" i avsnittet "Dataverktyg".
Guiden Konvertera text till kolumner öppnas. I det första steget i guiden, välj alternativet "Avgränsat" och klicka på "Nästa".
I steg 2 av 3 i guiden Konvertera text till kolumner väljer du avgränsaren som separerar dina data, tar bort alla andra bockar och klickar på "Nästa". I vårt fall separerar "mellanslag" för- och efternamn, så vi väljer denna avgränsare.
Dataförhandsgranskningen nedan i fönstret visar hur dina namn analyseras.
I steg 3 av 3 väljer du dataformat och destination och klickar på "Slutför".
Normalt kommer standardinställningen "Allmänt" att fungera bra för de flesta typer av data. I fältet "Destination" anger du platsen där du vill att utdata ska visas. Du måste ange adressen till den första cellen i kolumnen där du vill ha resultaten (B2, i vårt fall).
Kom ihåg att om du inte anger målcellen kommer guiden att skriva över originaldata, så se till att välja en tom kolumn.
När du klickar på "Slutför"-knappen, skulle det omedelbart separera de fullständiga namnen i två separata kolumner (Förnamn och Efternamn).
Följ samma steg om du har för-, mellan- och efternamn, och dina namn delas upp i tre kolumner istället för två.
Notera: Resultatet av denna metod är statiskt. Det betyder att om du ändrar det ursprungliga namnet måste du göra detta om igen för att dela upp namnen.
Dela namn avgränsade med kommatecken
Om för- och efternamnen är åtskilda med kommatecken, följ stegen nedan för att ta bort kommatecken och dela upp för- och efternamn.
I följande exempel är namn formaterade i omvänt format (Efternamn, Förnamn), där efternamnet kommer först följt av ett kommatecken, sedan följt av förnamnet.
Välj namnen och gå till Data –>Text till kolumn. I steg 1 väljer du "Avgränsare" och klickar på "Nästa". I steg 2, under Avgränsare, markera "Komma" (,) som din avgränsare eftersom dina namn är avgränsade med ett kommatecken.
I det sista steget väljer du dataformatet som "Allmänt", anger destinationen och klickar på "Slutför".
Nu kommer du att ha namn i separata kolumner.
Separata namn med formler
Text till kolumner-guiden är snabb och enkel att separera namn. Men om du vill redigera de ursprungliga namnen och vill ha en dynamisk metod som kommer att uppdateras automatiskt varje gång du ändrar namnen, är det rätt val att dela namn med formler. Du kan använda funktionerna LEFT, RIGHT, MID, LEN och SEARCH eller FIND för att separera namn.
Separera för- och efternamn i Excel med hjälp av formler
Få förnamnet
Låt oss säga att du har datauppsättningen nedan och du vill separera förnamnet i en separat cell. Du måste kombinera FIND- och LEFT-funktionen till en formel för att få förnamnet.
Använd följande formel för att få förnamnet:
=VÄNSTER(A2,HITTA(" ",A2)-1)Den här formeln använder FIND-funktionen för att hitta positionen för mellanslagstecknet (“ ”) mellan för- och efternamnet och subtraherar 1 för att utesluta själva blanksteg. Detta nummer tillförs sedan funktionen VÄNSTER, som använder detta positionsnummer för att extrahera all text före den. Du kan också använda SEARCH-funktionen istället för FIND-funktionen.
När du har skrivit in formeln i en tom cell (B2), dra fyllningshandtaget ner till andra celler för att tillämpa denna formel, och alla förnamn har delats upp i kolumn B som visas nedan:
Du kan antingen kapsla SEARCH och FIND-funktionen inuti LEFT-funktionen för att extrahera förnamnet. Den största skillnaden mellan de två funktionerna är att FIND är skiftlägeskänsligt, medan SEARCH är skiftlägesokänsligt.
Om du har kommatecken (,) istället för mellanslag mellan för- och efternamnet, använd kommatecken som första argument i FIND-funktionen:
=VÄNSTER(A2,HITTA(",",A2)-1)Få efternamnet
Om du nu behöver extrahera efternamnet, använd HÖGER-funktionen. Följande formel extraherar efternamnet från samma datauppsättning:
=HÖGER(A2,LEN(A2)-SITTA(" ",A2))Formeln hittar först mellanslagstecknets position, subtraherar det numret från den totala längden på strängen (som returneras av LEN-funktionen), och detta tal tillförs sedan funktionen HÖGER för att extrahera så många tecken från slutet av strängen (namn).
Separera för-, mellan- och efternamn i Excel med hjälp av formler
Att dela upp namn som innehåller ett mellannamn behöver olika formler, beroende på vilket namnformat du har.
För att få förnamn när du har ett mellannamn eller mellaninitial, använd samma LEFT FIND-formel som du redan är bekant med.
Få efternamnet
Ovanstående RIGHT FIND-formel fungerar bra när det bara finns för- och efternamn, den kommer inte att vara till stor nytta om dina ursprungliga namn innehåller ett mellannamn eller mellaninitial. Detta beror på att du inte tog hänsyn till två blanksteg i namnet.
För att få efternamnet när du också har ett mellannamn, använd denna formel:
=HÖGER(A2,LEN(A2)-SÖK(" ",A2,SÖK(" ",A2,1)+1))För att extrahera efternamnet, bestäm först positionen för det andra mellanslagstecknet genom att använda de kapslade SEARCH-funktionerna, lägg till 1 till SEARCH(” “,A2,1) för att starta extraheringen med nästa tecken. Subtrahera sedan positionen för det andra utrymmet från den totala stränglängden och få längden på efternamnet som ett resultatnummer. Ge sedan detta resulterande nummer till RIGHT-funktionen för att extrahera antalet tecken från slutet av strängen.
Skaffa mellannamnet
MID-funktionen använder tre argument, det första argumentet anger texten eller celladressen, det andra anger startpositionen och det sista argumentet talar om för hur många tecken som ska extraheras mellannamnet från den positionen.
Syntaxen:
=MID(text, startnummer, antal_tecken)För att få mellannamnet, skriv in den här formeln i en tom cell:
=MIDDEN(A2,SÖK(" ",A2)+1,SÖK(" ",A2,SÖK(" ",A2)+1)-SÖK(" ",A2)-1)Låt oss se hur denna komplexa formel fungerar:
För att extrahera mellannamnet eller mellaninitialen måste du bestämma placeringen av båda mellanslagen i det fullständiga namnet. För att hitta positionen för det första mellanslagstecknet, skriv in detta SÖK(" ",A2) funktion i 'start_num'-argumentet och lägg till 1 för att starta extraheringen från nästa tecken.
För att ta reda på längden på mellannamnet lägg sedan detta SÖK(" ",A2,SÖK(" ",A2)+1)-SÖK(" ",A2)-1 kapslad funktion i argumentet 'num_chars', som subtraherar positionen för det 1:a utrymmet från läget för det 2:a utrymmet, och subtraherar 1 från resultatet för att ta bort ett efterföljande mellanslag. Det slutliga resultatet kommer att berätta hur många tecken du ska extrahera.
Nu skiljer MID-funktionen med startposition för mellannamn och siffertecken att extrahera mellannamnet från det fullständiga namnet (A2).
Separata namn i Excel med Flash Fill
Flashfyllning används oftast för att automatiskt fylla i data för ett specifikt mönster. Den kan också användas för att dela upp namn. Den är endast tillgänglig i Excel 2013, 2016, 2019 och 365.
Låt oss säga att du har datauppsättningen nedan och att du bara vill få ut förnamnen från de fullständiga namnen.
Skriv in förnamnet i cellen intill det ursprungliga namnet. I det här fallet skriver du "Steve" i cell B2.
Börja sedan skriva det första namnet i den andra cellen i kolumnen. Medan du skriver, om Excel känner av ett mönster, visar Flash Fill dig en lista över förnamnet i andra celler automatiskt (i grått).
När du ser listan med namn i grått och om dessa namn är rätt, tryck bara på 'Enter'-tangenten och Flash Fill kommer automatiskt att fylla resten av kolumnen med förnamn.
Följ samma procedur för att separera efternamn i en separat kolumn.
Resultatet:
Flash Fill fungerar genom att upptäcka ett mönster i den datan och följa det mönstret samtidigt som du får den modifierade datan. Till en början, när du anger förnamnet i den första cellen, känner Flash Fill inte igen mönstret. Men när du börjar skriva förnamnet igen i den andra cellen känner Flash Fill igen mönstret och visar dig förslaget för att dela upp förnamn. Sedan trycker du bara på "Enter".
I allmänhet är Flash Fill-funktionen aktiverad som standard. Om det inte fungerar i din Excel, efter att ha skrivit in förnamnet i den första cellen, kan du helt enkelt välja den andra cellen och klicka på knappen "Flash Fill" från gruppen Dataverktyg på fliken "Data".
Alternativt kan du också trycka på 'Ctrl' + 'E' för att få samma resultat.
Nu kommer resten av cellerna att fyllas i med förnamn.
Ibland kanske du inte ser mönsterförslaget i grått, i så fall kan du använda fyllningshandtaget för att få Flash Fill-resultatet.
Skriv först namnen manuellt i två celler och välj båda dessa celler. Håll sedan muspekaren på det nedre högra hörnet av markeringen. Du kommer att märka att markören ändras från en liten grön fyrkant (utfyllnadsikon) till en plusikon.
Dubbelklicka sedan på den plusikonen. Detta kommer att fylla resten av cellerna. Vid det här laget är resultaten felaktiga, du kommer att se att båda förnamnen upprepas om och om igen. Sedan, i det nedre högra hörnet av den resulterande informationen, kommer du att se en liten Auto-Fill-ikon som den visas nedan. Klicka på den här "Autofyll"-ikonen och välj "Flash Fill".
Detta skulle fylla förnamn i alla celler:
Ta bort mellannamnet
Du kan också använda Flash Fill-verktyget för att bli av med mellannamnet från fullständigt namn.
Låt oss till exempel säga att du har datauppsättningen nedan och att du bara vill ha för- och efternamnet utan mellannamn eller mellaninitial.
För att få namn utan mellannamn eller mellaninitial, skriv "Lord Stark" manuellt i den intilliggande cellen. Skriv sedan 'Daenerys Targaryen' i den andra intilliggande cellen. Medan du skriver kommer Flash Fill att känna igen ett mönster och det visar dig en lista med namn utan mellannamn (i grått).
Om förslaget är rätt, tryck på 'Enter'-tangenten och Flash Fill fyller automatiskt resten av cellerna med namnen utan mellannamn.
Om du bara vill få mellannamnen utan för- och efternamn, skriv in mellannamnet i de två första cellerna och använd Flash Fill-verktyget för att få mellannamnen från alla fullständiga namn i en kolumn.
Denna handledning visar hur man separerar namn medan man manipulerar textdata. Dessa metoder kan också vara till hjälp när man arbetar med andra former av data som adresser, produktnamn, varumärken etc.