I den här handledningen kan du lära dig hur du hittar och ersätter text, text med formatering, specialtecken eller icke-avbrytande tecken i Word.
Låt oss anta att du är en advokat och att du precis har skrivit ett långt juridiskt dokument eller ett kontrakt för din klient, bara för att upptäcka att du har stavat din klients namn eller ett fel företags namn flera gånger under hela dokumentet. Och har inte tid att manuellt lokalisera och ersätta varje instans av texten. Vad skulle du göra? Få inte panik – du kan enkelt fixa det med MS Words sök och ersätt-funktion.
Sök och ersätt är en av de mest användbara funktionerna i Microsoft Word som kan användas för att hitta ett tecken, ett ord eller en fras i ett dokument och ersätta dem. Du kan också hitta och ersätta text i ett specifikt avsnitt av text eller ett helt dokument.
Du kan inte bara hitta ett visst ord och ersätta det med ett annat ord, utan du kan också hitta text baserat på dess formatering, med hjälp av jokertecken och med matchande prefix eller suffix. Det låter dig också hitta och ersätta text med specifik formatering, tecken som inte skrivs ut eller specialtecken. I det här inlägget får du lära dig hur du hittar och ersätter text i MS Word.
Hitta text i Microsoft Word
Till att börja med, låt oss se hur du hittar text i Excel med hjälp av navigeringsfönstret eller verktyget Sök och ersätt. Sedan kommer vi att utforska hur du använder verktyget Sök och ersätt för att ersätta text baserat på olika alternativ.
Hitta text
Du kan använda navigeringsrutan för att söka efter ett tecken, ett ord eller en grupp av ord. Och du kan komma åt den här navigeringsrutan från menyfliksområdet eller genom att trycka på en snabbtangent Ctrl + F.
För att komma åt, navigeringspanelen (Sökkommando), öppna först det ord i vilket du vill söka efter text. Gå sedan till fliken "Hem" och klicka på knappen "Sök" från redigeringsgruppen i menyfliksområdet. Eller så kan du trycka på genvägsknapparna Ctrl + F i tangentbordet.
Detta öppnar navigeringsfönstret till vänster om fönstret. Skriv texten eller frasen du vill hitta i textrutan "Sök dokument" i navigeringsfönstret och tryck på "Retur". När du skriver kommer verktyget att visa dig alla relaterade matchningar. I vårt exempel skriver vi "Tate".
Kommandot Sök söker efter all matchande text i dokumentet och markerar dem i gult. Navigeringsfönstret visar alla instanser av sökordet (Tate) som en förhandsvisning av resultaten
Verktyget framhäver inte bara de exakta orden, det framhäver även de delvis matchade orden.
Du kan använda uppåt- och nedåtpilarna bredvid textrutan för att hoppa till föregående eller nästa sökresultat. Eller så kan du klicka på ett av resultaten under sökfältet för att hoppa till det direkt.
Istället för att söka igenom ett helt dokument efter en text eller en fras kan du också söka i ett stort dokument efter rubriker. För att göra det, klicka på fliken "Rubriker" och välj en rubrik i navigeringsrutan för att bläddra efter rubriker i dokumentet.
För att söka igenom sidor i Word, klicka på fliken "Sidor" i navigeringsfönstret och välj en av miniatyrbilderna av alla dina sidor som du vill se. Sedan kan du söka efter en specifik text på den sidan.
När du är klar med att redigera dokumentet stänger du navigeringsfönstret och markeringarna försvinner.
Avancerad sökning
Om du letar efter mer specifika ord eller fraser, till exempel ord med ett visst teckensnitt eller stil, specialtecken eller bara hela ord, kan du använda funktionen Avancerad sökning för att spåra dem. Detta verktyg låter dig anpassa din sökning med olika alternativ. Här är hur:
Gå till fliken "Hem", klicka på nedåtpilen bredvid ikonen "Sök" i redigeringsgruppen och välj "Avancerat sökning". Eller tryck Ctrl + H genvägstangenter för att öppna verktyget Sök och ersätt.
Eller så kan du till och med starta verktyget Sök och ersätt från navigeringsrutan genom att klicka på förstoringsglasikonen i textrutan Sök dokument och välja alternativet "Avancerat sökning".
Dialogrutan Sök och ersätt visas. Här kan du göra en grundläggande sökning, men om du vill anpassa din sökning med fler alternativ, klicka på Mer >> knapp.
När du expanderar knappen Mer skulle du hitta fler alternativ som du kan göra mer avancerade sökningar med.
Välj ett eller flera alternativ i avsnittet Sökalternativ och klicka på "Sök nästa" för att se resultatet.
- Liknande fall: Om rutan Matcha versaler är markerad, söker den efter texten som exakt matchar de versaler och gemener du skriver i fältet "Hitta vad".
- Hitta endast hela ord: Det här alternativet hittar text som inte är en del av eller en del av ett annat ord, det hittar bara hela ord som är exakt matchade.
- Använd jokertecken: Det här alternativet är motsatsen till alternativet "Hitta endast hela ord". Jokertecken du kan använda är enstaka tecken (?) och flera tecken (*) jokertecken. Till exempel, när du söker efter "Wall*", får du Walls, Wallmart eller Wallpaper, etc.
- Låter som: Det här alternativet hittar ord eller fraser som låter fonetiskt lika som "ögon" när du söker efter "is" eller "myra" för "tant".
- Hitta alla ordformer: Detta alternativ hittar alla varianter av ord (alla verbformer). Till exempel, när du söker simma får du simma, simma och simma.
- Matchprefix: Detta söker efter ord med samma prefix. Sök till exempel på hype så kan du bli hyperaktiv, överkänslig, hyperkritisk.
- Matchsuffix: Detta söker efter ord med samma suffix. Sök till exempel efter mindre, och du kan bli oändlig, tidlös, laglös, utan ansträngning.
- Ignorera skiljetecken: Det här alternativet låter dig ignorera skiljetecken i en text när du söker. Till exempel att hitta ordet "Mrs. Jones när du sökte efter "Mrs Jones".
- Ignorera blanksteg: Det här alternativet låter dig ignorera vita mellanslag däremellan. Till exempel att hitta ordet "Dagarna är bra" när du sökte efter "Daysaregood".
Vi kommer att tillämpa några av dessa alternativ och se hur det fungerar med ett exempel.
Liknande fall
Låt oss till exempel säga att vi söker på ordet "MAGAZINE" med versaler utan att alternativet för skiftning av skiftlägen är aktiverat. Skriv ordet i fältet "Hitta vad" och klicka på knappen "Sök nästa".
I rullgardinsmenyn "Sök" under Sökalternativ väljer du "Ner" för att börja titta från toppen till botten av dokumentet, välj "ned" för att börja titta från botten till toppen av dokumentet, eller "Alla" för att sök i hela dokumentet.
När du klickar på "Sök nästa" kommer den första instansen av ordet att markeras i grått. När du klickar på "Sök nästa" igen, kommer det att välja nästa instans av ordet. När du klickar på Hitta nästa varje gång, kommer det matchande ordet att markeras ett i taget.
Om du vill markera alla instanser av ordet på en gång, klicka på knappen "Läsmarkering" och välj "Markera alla".
Du skulle få flera matchningar med ordet markerat i gult.
Men om vi sökte på samma ord (versal) med skiftläge aktiverat, skulle vi inte få några resultat. Eftersom verktyget bara letar efter det ord som exakt matchar de stora bokstäverna vi skrev tidigare.
Hitta alla ordformulär
I ett annat exempel, om vi sökte på ordet 'skriv' med inställningen 'Hitta alla ordformer (engelska)' aktiverad, skulle vi få alla varianter av ordet.
Word hittar alla verbformer av ordet som visas nedan.
Avancerad sökning med formatering
Du kan också söka efter ett visst ord eller en fras med specifik formatering.
För att hitta ord med formatering, skriv först ordet i rutan "Hitta vad" och klicka på rullgardinsknappen "Formatera" längst ned i dialogrutan Sök och ersätt. Välj sedan det format som du vill söka efter ordet i.
Du kan till och med hitta ord med specifikt teckensnittsformat, stycken med specifik justering och format, flikar, ord på ett visst språk, textram, stil och markering.
Vi ska söka efter ordet med ett visst teckensnitt, så vi väljer "Teckensnitt". I fönstret Hitta teckensnitt, ange formatet som visas nedan och klicka på "OK".
Det valda formatet "Font: (Standard) STXingkai, Italic" kommer att visas under textrutan "Sök vad" i dialogrutan Sök och ersätt. Klicka nu på "Markera alla" för att hitta de matchande orden med det formatet.
Som du kan se markerar verktyget bara orden med det specifika teckensnittsformatet, medan det inte markerar samma matchande ord i ett annat teckensnittsformat.
För att rensa formateringen för sökningen, klicka på knappen "Ingen formatering" längst ned i dialogrutan Sök och ersätt.
Hitta text med endast formatering
Du kan till och med hitta texter med enbart formatering. Du behöver inte ens skriva ett ord eller en fras, du kan bara ange det enda formatet för texten.
Och verktyget hittar alla ord eller fraser med det matchande formatet.
Verktyget Sök och ersätt låter dig också hitta icke-avbrytande tecken/specialtecken eller ord med specialtecken genom att välja tecknet/tecken från rullgardinsknappen "Special" längst ned i dialogrutan Sök och ersätt.
Hitta och ersätt text i MS Word
Hittills har du lärt dig hur man hittar text och hur man hittar text med avancerade alternativ, låt oss nu se hur man ersätter den hittade texten.
Ersätt-funktionen låter dig hitta ett ord eller en grupp av ord och ersätta det med något annat eller hitta ett ord baserat på textformatering och ersätta det med annan text, eller hitta ett specifikt ord och ersätta dess formatering, eller hitta och ersätta tecken med andra specialtecken eller ord.
Hitta och ersätt text
För att hitta och ersätta ett visst ord eller en fras för ett annat, navigera till redigeringsgruppen på fliken "Hem" och klicka på kommandot "Ersätt". Alternativt kan du också trycka på kortkommandot Ctrl + H.
Detta öppnar dialogrutan Sök och ersätt. Fyll i de två fälten i dialogrutan Sök och ersätt:
- Skriv texten du vill söka efter i fältet "Hitta vad:".
- Skriv texten du vill ersätta den med i fältet "Ersätt med:".
När du har skrivit in de nödvändiga texterna kan du antingen klicka på "Ersätt"-knappen för att ersätta texten en efter en eller "Ersätt alla" för att ersätta alla instanser av ordet på en gång.
Att ersätta all text tillsammans kan orsaka fel i ditt dokument om du inte är försiktig. Om du till exempel byter ut alla "He"-ord med "She", kan det också ersätta orden Head med Shead, hjälp med Shelp, heat med Sheat, och så vidare. Så ibland är det bättre att byta ut dem en i taget.
Klicka på "Sök nästa" för att hitta den första instansen av texten markerad i grått och klicka på "Sök nästa" igen för att hoppa till nästa instans.Granska varje instans och klicka på "Ersätt" för att byta ut den markerade texten.
Du kan klicka på namnlisten i dialogrutan Sök och ersätt och dra ut den för att se resultaten bakom den.
När du är klar klickar du på "Stäng" för att stänga dialogrutan.
Notera: Om du lämnar fältet "Ersätt med" tomt kommer söktexten i fältet "Hitta vad" att raderas från dokumentet.
Avancerat Sök och ersätt text
Om du vill ersätta mer specifika ord som ord med skiljetecken, versaler, visst teckensnitt eller stil, eller till och med specialtecken, kan du använda de avancerade sökalternativen i verktyget Sök och ersätt.
För att komma åt de avancerade alternativen för Sök och ersätt, klicka på knappen "Mer >>" längst ned i dialogrutan.
Här har du olika sök- och ersätt-alternativ som du kan använda för att begränsa din sökning.
Som vi diskuterade tidigare i avsnittet Avancerat sökning vet du redan vad varje alternativ under sökalternativen används för.
Välj ett eller flera alternativ under sökalternativen och klicka på "Sök nästa" för att hitta de matchande orden eller klicka på "Ersätt" för att ersätta en instans i taget eller klicka på "Ersätt alla" för att byta ut varje instans på en gång.
Exempel:
Som vi nämnde tidigare hittar detta verktyg kombinationerna av tecken i det givna ordet, även som en del av andra ord.
Till exempel, när vi söker efter ordet "Tate" i dokumentet, hittar den den kombinationen av tecken även som en del av andra ord som "USA".
Och detta är inte idealiskt när vi ersätter dessa ord. Också om du hundratals matcher, skulle det ta en evighet att ersätta ord en efter en.
För att fixa detta, markera alternativet "Hitta endast hela ord", för att hitta de ord som inte är partiella eller delar av andra ord, hittar den bara hela ord som är exakt matchade. Här kontrollerade vi också alternativet "Matcha skiftläge" för att se till att det matchar de exakta versaler och gemener. Klicka sedan på "Ersätt" eller "Ersätt alla" för att ersätta orden.
Du kan använda resten av ovanstående alternativ på liknande sätt för att anpassa din sökning för att hitta specifika ord.
Hitta text och ersätt formatering
Du kan också hitta ett visst ord och ersätta det med samma ord men med specifik formatering eller ersätta det med ett annat ord med formatering.
Till exempel vill vi hitta och ersätta hela ordet 'Lytle' med ett specifikt teckensnitt. För att ersätta formateringen, skriv ordet du vill hitta i fältet "Hitta vad" och välj alternativet "Hitta endast hela ord" för att söka efter endast det hela ordet. Klicka sedan på knappen "Formatera" längst ned i dialogrutan och välj "Teckensnitt".
Du kan ersätta ord med andra formateringsalternativ som stil, stycke, ram och så vidare.
I dialogrutan Ersätt teckensnitt väljer du önskad formatstil som typsnitt, typsnittsstil, teckensnittsfärg etc. I vårt fall väljer vi typsnittet "Elephant" och "Kursivt". Klicka sedan på "OK" för att ansöka.
Tillbaka i dialogrutan "Sök och ersätt" kan du se att den valda formateringen är inställd för "Ersätt med:". Eftersom vi bara ersätter formateringen av ordet, lämna fältet "Ersätt med:" tomt. Klicka sedan på knappen "Ersätt" eller "Ersätt alla" för att ersätta formateringen.
När du klickar på "Ersätt alla"-knappen visas en meddelanderuta som informerar dig om hur många ersättningar som gjordes (I vårt fall, 222).
Som du kan se ersätts alla instanser av ordet "Lytle" med specificerad formatering.
Hitta text med en specifik formatering och ersätt
Om du vill hitta en text som har en viss formateringsstil och ersätta den med en annan text, utan att ändra formateringen eller med annan formatering, kan du göra det genom att tillämpa den formateringen på sökordet. Så här gör du:
Till exempel vill vi hitta och ersätta texten 'Leatherman', som har speciell formatering (Teckensnitt: Old English Text MT, Style: Italic, Color: Blue, Accent 5), med texten 'Lincoln' (utan att ändra formateringen ).
Skriv först in texten du vill söka efter (i vårt fall Leatherman) i fältet "Hitta vad". Klicka sedan på knappen "Formatera" och välj önskade alternativ (teckensnitt).
I dialogrutan Sök teckensnitt väljer du önskad formatering som vi ska hitta text med. I vårt exempel är texten "Leatherman" i formateringen "Font: Old English Text MT, Style: Italic och Color: Blue, Accent 5". När alternativen är valda, klicka på "OK".
Nu ska de valda formateringsalternativen visas under textfältet "Sök vad" i Sök och ersätt.
Skriv sedan texten du vill att den ska ersättas med (Lincon) i fältet "Ersätt med:" och klicka på "Ersätt alla". Du kan också lägga till formatering i ersättningstexten om du vill.
När du klickar på "Ersätt alla" kommer alla instanser att ersättas och en prompt visar hur många ersättningar som gjordes.
Som du kan se ersätts alla instanser av 'Leatherman' med formatering av 'Lincoln' utan att ändra formateringen.
Hitta och ersätt specialtecken/icke-utskrivna tecken
Sök och ersätt funktionen kan också hjälpa dig att hitta specialtecken och ersätta dem med andra specialtecken som ®, é, ä eller något annat tecken som listas i symboldialogrutan. Du kan också hitta och ersätta tecken som inte skrivs ut som manuella radbrytningar, tabulatortecken, stycketecken etc. Du kan till och med ersätta specialtecken med text och vice versa.
Om du till exempel vill hitta och ersätta ordet 'protege' med 'protege', skriv 'protege' i rutan Hitta vad och skriv 'protege' i rutan 'Ersätt med'. Klicka sedan på "Ersätt" eller "Ersätt alla" för att ersätta dem.
Som du kan se ersätts de hittade texterna med ersättningstexter med specialtecken.
Ibland vill du ersätta manuella radbrytningar (icke-utskrivna tecken) med stycketecken, i sådana fall måste du infoga respektive teckenkod i rutorna "hitta vad" och "ersätt med".
Vi vill till exempel ersätta alla manuella radbrytningar i dokumenten med stycketecken. Teckenkoden för en manuell radbrytning och styckemärke är '^l' respektive '^p'. Du kan antingen skriva in koden eller om du inte känner till koden, använd knappen "Special" för att infoga koden.
För att infoga icke-avbrytande tecken, välj först textrutan där du vill infoga. Klicka sedan på knappen "Special" längst ned i dialogrutan Sök och ersätt och välj ett objekt från listan.Och verktyget kommer automatiskt att infoga respektive teckenkod i textrutan.
I exemplet väljer vi "Manuell linjebrytning" för fältet "Hitta vad".
Och "Paragraph Mark" för "Ersätt med".
Klicka sedan på "Hitta nästa" för att se var radbrytningarna finns. Klicka nu på "Ersätt alla" för att ersätta alla manuella radbrytningar i dokumenten.
Som du kan se nedan ersätts de manuella radbrytningarna med stycketecken.
På liknande sätt kan du även ersätta icke-avbrytande tecken/specialtecken med text och vice versa.
Det är allt du behöver veta om att hitta och ersätta text i Microsoft Word.