Använd funktionen Spåra ändringar i Excel för att veta vem som gjorde ändringar i arbetsboken, vilka ändringar de gjorde och om de ska accepteras eller inte.
Låt oss säga att du bad någon att korrekturläsa eller samarbeta i en Excel-arbetsbok med dig. Och du kanske vill hålla reda på ändringarna, infogningarna och borttagningarna som har gjorts i den delade arbetsboken. Du kan göra det med hjälp av Excels funktion för spåra ändringar, du kan identifiera vem som gjorde ändringarna och vilka ändringar de gjorde i ditt delade kalkylblad/arbetsbok.
Excel-kalkylblad spåras inte som standard, så du skulle inte veta vilka ändringar som har gjorts, vem som gjorde dem eller när. Men när funktionen Spåra ändringar är aktiverad kommer Excel att skissera revisioner gjorda av alla användare i en arbetsbok. Det här är en steg-till-steg-guide för att spåra ändringar i Microsoft Excel.
Hur man aktiverar spåra ändringar i Excel
När du är klar med att ange alla data i kalkylbladet, aktivera funktionen "Spåra ändringar" innan du delar Excel-arbetsboken för granskning. När de har avslutat granskningen kan du jämföra dina ursprungliga uppgifter med de ändrade uppgifterna och sedan välja att acceptera eller avvisa deras ändringar. Sedan kan du stänga av Spåra ändringar.
Kom ihåg att detta tekniskt sett är en äldre funktion, så du kommer inte att se alternativet spåra ändringar i Excel 2019 och 365. Du kan bara hitta den här funktionen på fliken Granska i Excel 2016 och lägre versioner.
För att aktivera spårändringar i Excel, gå till fliken "Granska" och klicka på "Spåra ändringar". Välj sedan "Markera ändringar" från rullgardinsmenyn.
Dialogrutan Markera ändringar öppnas. I det, markera kryssrutan "Spåra ändringar under redigering".
Nu har vi tre alternativ när, vem och var. "När"-rutan låter oss välja sedan när vi vill spåra ändringarna, välj mellan "Sedan jag senast sparade, Alla, Ej granskade ännu eller Sedan datum (specifikt datum)". Här väljer vi "Alla" i rutan När.
Och vi väljer "Alla" i Vem-fältet. Du kan också välja att endast spåra ändringar gjorda av specifika användare eller alla med det här alternativet.
Om du vill att ändringarna ska spåras i hela arket lämnar du helt enkelt den här rutan omarkerad. markera rutan "Markera ändringar på skärmen" och klicka på knappen "OK".
Eller, om du bara vill spåra ändringar i endast en del av arket, kan du ange cellintervallet. Klicka på rutan "Var" och välj cellintervallet i kalkylbladet. Klicka sedan på "OK".
Klicka på "OK" för att spara arbetsboken.
Välj sedan alternativet "Dela arbetsbok" på fliken "Granska".
Se till att kryssrutan "Använd den gamla delade arbetsboken istället för den nya medförfattarupplevelsen" är markerad i dialogrutan Dela arbetsbok. Klicka sedan på "OK".
Slutligen, välj "Skydda delad arbetsbok" på fliken Granska. Det kommer att öppna dialogrutan Skydda delad arbetsbok. I dialogrutan Skydda delad arbetsbok markerar du alternativet "Dela med spårändringar" för att förhindra att någon tar bort spårningshistoriken. Klicka sedan på "OK".
Spara sedan filen och dela ditt kalkylblad till dina medarbetare för granskning.
Hur man visar och accepterar eller avvisar ändringar
När alla dina medarbetare har granskat din arbetsbok och gjort några ändringar kan du välja att acceptera eller avvisa dessa ändringar.
Om nu någon ändring görs i kalkylarket kommer detta att visas med en färgad cellkant och en liten triangel i det övre vänstra hörnet av cellen.
För att kontrollera detaljerna, flytta bara markören över cellen med den lilla triangeln i det övre vänstra hörnet. En kommentarruta visas med vad är ändringarna som gjordes, vem som gjorde dem och när de gjordes. Om flera granskare gjort ändringar i ditt kalkylblad kommer varje granskare att tilldelas en annan rutafärg.
Gå till fliken "Granska" och välj "Spåra ändringar" från gruppen Ändringar. Den här gången väljer du alternativet "Acceptera eller avvisa ändringar" i rullgardinsmenyn.
I dialogrutan "Välj ändringar som ska accepteras eller avvisas", klicka på "OK" för att fortsätta.
Då öppnas en "Acceptera eller avvisa ändringar" dialogruta, här kan du acceptera ändringar en efter en, eller acceptera/avvisa alla ändringar på en gång. Här kommer den första ändringen som hittades på kalkylbladet att visas först. I vårt fall var den första förändringen som hittades att värdet på cell B11 ändrades från 16,99 till 17,99. När du har accepterat eller avvisat det, kommer nästa ändring att laddas upp nästa.
När du klickar på "Acceptera" kommer ändringen som gjordes att tillämpas på ditt kalkylblad. Om du "avvisar" det, kommer ändringen att upphävas.
Skapa en separat fil För att lista Ändringshistorik
Istället för att se ändringarna i samma kalkylblad kan du också se listan över ändringar på ett separat kalkylblad som heter "Historik". Historikbladet kommer att lista alla detaljer om ändringarna som har gjorts.
För att se historiken, välj "Spåra ändringar" på fliken Granska och klicka på "Markera ändringar" i rullgardinsmenyn.
I dialogrutan Markera ändringar, se till att kryssa i kryssrutan "Lista ändringar på ett nytt ark" längst ned innan du klickar på "OK".
Detta kommer att skapa ett nytt ark som heter "Historik" som listar varje detalj om ändringarna som har gjorts i arbetsboken.
Spara bara filen igen för att ta bort historikbladet från arbetsboken.
Hur man stänger av spåra ändringar i Excel
När du är klar med granskningen kan du stänga av funktionen för spårbyten i arbetsboken. Detta tar bort alla spårade detaljer (höjdpunkter på celler) och kommer att sluta spåra ytterligare ändringar i din arbetsbok.
Du måste avskydda arbetsboken först innan du kan stänga av spårändringar. För att göra det klickar du bara på alternativet "Ta bort skydd delad arbetsbok" under fliken "Granska".
För att stänga av spårändringar, gå till fliken "Granska" och välj Spåra ändringar > Markera ändringar.
I dialogrutan Markera ändringar, avmarkera rutan bredvid "Spåra ändringar under redigering" och klicka sedan på "OK".
Funktionen Spåra ändringar i Excel är nu avstängd.